Perencanaan Acara: Cara Menjaga Semuanya Tepat Waktu, Sesuai Anggaran, dan Sesuai Rencana

eventelephant – Merencanakan sebuah acara bisa menjadi latihan yang sulit. Baik Anda mengelola hanya satu konferensi, atau serangkaian pameran selama beberapa bulan, kemungkinan besar Anda akan menghadapi tantangan yang biasa.

Perencanaan Acara: Cara Menjaga Semuanya Tepat Waktu, Sesuai Anggaran, dan Sesuai Rencana

Perencanaan Acara: Cara Menjaga Semuanya Tepat Waktu, Sesuai Anggaran, dan Sesuai Rencana

Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, poin-poin berikut:

Perencanaan Acara: Cara Menjaga Semuanya Tepat Waktu, Sesuai Anggaran, dan Sesuai Rencana – Kurangnya waktu – Seringkali karena terlalu banyak acara atau tugas yang harus dikelola, kita semua berharap memiliki beberapa hari lagi untuk menyelesaikan semuanya.
Kurangnya anggaran – Sebagian besar acara perlu dibiayai dengan cara tertentu. Sangat mudah untuk mengeluarkan uang terlalu banyak, terutama ketika Anda melakukan sesuatu untuk pertama kalinya.
Kurangnya kerja sama – Bahkan beberapa manajer acara yang paling berpengalaman pun kesulitan mengatur pembicara, pemasok, dan peserta.
Kurangnya organisasi – Untuk memastikan keberhasilan, setiap anggota tim harus diatur dan ditarik ke arah yang sama.
EventsCase telah melihatnya sepanjang hidup kita. Dari berurusan dengan manajer acara setiap hari, kami telah mengambil beberapa tips perencanaan acara yang berguna yang dapat membantu Anda menghindari beberapa masalah di atas.

1. Kiat perencanaan acara untuk menghemat waktu

Jika Anda perlu membuka kunci beberapa jam untuk menyelesaikan hal-hal yang penting, mengapa tidak membiarkan teknologi Anda menangani beberapa tugas yang lebih biasa dan menghabiskan waktu? Gunakan platform manajemen acara untuk mengotomatiskan pengiriman informasi penting, seperti konfirmasi pemesanan, dan FAQ.

Anda dapat menggunakan teknologi yang sama untuk memfasilitasi jaringan satu lawan satu antara peserta, yang dapat menghemat banyak waktu Anda selama acara yang sibuk.

Ide lain yang lebih mendasar adalah merencanakan acara Anda sedini mungkin. Dengan cara itu Anda telah memberi diri Anda jumlah waktu maksimum untuk mengaturnya. Anda juga harus terbiasa mendelegasikan tugas kepada anggota tim lain, mengingat Anda tidak bisa berada di mana- mana sekaligus.

2. Kiat perencanaan acara untuk melacak pengeluaran

Spreadsheet dapat membantu Anda mengelola anggaran secara efektif, tetapi jangan lupakan kemampuan alat perencanaan acara untuk tujuan yang sama. Mereka akan memberikan pandangan yang lebih mendalam tentang biaya dan pengeluaran Anda, memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Rasio juga penting ketika merencanakan anggaran acara. Untuk konferensi biasa, Anda dapat mengalokasikan sekitar 20% untuk menyewa tempat, dengan pembicara membutuhkan 30%. Sebagian besar dari 50% sisanya akan digunakan untuk biaya pemasaran dan produksi. Jangan menebak persentase ini – mereka harus berasal dari analisis pasar Anda.

Namun, yang terpenting, jangan takut untuk meminta lebih banyak uang jika Anda bisa membenarkannya. Sekitar 26,1% manajer acara mengharapkan anggaran acara mereka meningkat pada 2019. Terkadang, biayanya sedikit lebih mahal dari yang Anda perkirakan.

3. Kiat perencanaan acara untuk mendapatkan kerja sama

Acara bisa berantakan bukan karena kesalahan penyelenggaranya. Pembicara, pemasok, peserta dan sponsor masing-masing memiliki tugas yang berbeda untuk dilaksanakan. Ketika mereka menjadi sulit untuk bekerja dengan, masalah terjadi.

Saran kami adalah mencatat setiap interaksi dengan pihak-pihak ini dalam sebuah sistem. Memiliki satu database akan memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang berada di atas dan siapa yang tertinggal.

Kadang-kadang membayar untuk mengambil garis keras dengan individu-individu tertentu. Jika pembicara gagal mengirimkan slide deck mereka tepat waktu, Anda seharusnya sudah memiliki seseorang yang mengantri untuk menggantikannya jika perlu.

Terkadang, masalahnya ada di tim Anda sendiri, yang bahkan lebih mudah untuk dipecahkan. Dengan menggunakan sistem manajemen proyek untuk menetapkan tugas dan tenggat waktu, semua orang akan tahu di mana mereka berdiri.

4. Kiat perencanaan acara untuk meningkatkan organisasi

Jika kami telah belajar sesuatu dari tahun-tahun kami dalam bisnis acara , itu adalah bahwa Anda bisa setenang laut saat semuanya sedang direncanakan. Itu tidak mencegah bencana total pada hari itu.

Acara yang terorganisir dengan baik menjawab jadwal untuk setiap anggota staf, merinci di mana seseorang harus berada pada waktu tertentu. Anda harus memiliki satu saluran untuk berkomunikasi dengan tim Anda (grup WhatsApp sempurna) dan menjaga semuanya tetap sesuai topik. Percakapan yang sia-sia akan membuat keadaan darurat lebih sulit ditemukan.

Baca Juga : 7 Cara Perencanaan Acara yang Cermat Dapat Menguntungkan Bisnis Kecil Anda

Untuk mengurangi beban pada sumber daya Anda, pastikan untuk memindahkan sebanyak mungkin tekanan ke teknologi Anda. Tugas seperti mengirim pesan “terima kasih” bisa memakan waktu berjam-jam untuk diselesaikan. Hal yang sama untuk jaringan antar peserta; teknologi swalayan memungkinkan mereka memesan rapat atas kemauan mereka sendiri. Sebuah mesin dapat melakukan tugas-tugas ini lebih cepat, dan dengan lebih sedikit kesalahan.