Panduan Event Organiser Yang Dilakukan Sebelum, Selama & Setelah Acara

Panduan Event Organiser Yang Dilakukan Sebelum, Selama & Setelah Acara – Saat Anda sedang merencanakan sebuah acara, semua hal yang harus dilakukan bisa menjadi berlebihan. Tentu, Anda memiliki tujuan dan visi untuk acara tersebut , dan mungkin bahkan tempat dan tanggal. Tapi setelah itu, Anda tidak yakin harus mulai dari mana.

eventelephant

Panduan Event Organiser Yang Dilakukan Sebelum, Selama & Setelah Acara

eventelephant – Di sinilah panduan perencanaan acara berguna! Panduan kami menunjukkan kepada Anda bagaimana merencanakan acara dengan lancar, tanpa melupakan apa pun sebelum, selama, atau setelah hari besar.

Jelajahi Panduan Perencanaan Acara Lengkap

Yang Harus Dilakukan Sebelum Acara

Sebagian besar perencanaan terjadi sebelum acara. Berikut adalah beberapa pedoman perencanaan acara yang perlu diingat ketika datang ke tempat Anda , hiburan, katering, dan hal lain yang Anda butuhkan untuk membantu mengadakan acara yang hebat.

Uang penting

Pastikan semua yang Anda diskusikan dengan tenaga penjual ada dalam kontrak acara sebelum menandatangani.
Letakkan deposit dan diskusikan kapan saldo akhir jatuh tempo. Buat jadwal untuk sisa pembayaran dan cari tahu bagaimana Anda akan melakukannya.

Baca Juga : Panduan Perencanaan Event Organizer Pada Perusahaan

Perabotan & persewaan

Jika tempat tersebut memiliki peralatan sewa seperti meja dan kursi, buatlah diagram ruangan dengan perkiraan jumlah meja dan kursi yang ingin Anda miliki.

Jika tempat tersebut TIDAK menyediakan peralatan persewaan, hubungi perusahaan persewaan yang akan mengantarkan dan mengambil dari tempat tersebut. Dari sana:

Mulailah memesan dengan perkiraan jumlah meja, kursi, dan peralatan sewa lainnya yang Anda pikir akan Anda perlukan. (Perak, piring, gelas, linen, dll.) Pastikan waktu pengantaran dan penjemputan sesuai dengan pedoman tempat.

Pilih hiburan acara Anda

Putuskan apakah Anda ingin menyewa DJ atau band live untuk membuat tamu Anda bergerak dan asyik! Mencari sesuatu yang ekstra? Pertimbangkan sesuatu yang tidak biasa seperti trik bartender untuk melemparkan beberapa botol saat mereka menuangkan koktail atau akrobat udara untuk tampil saat tamu Anda berbaur. Setelah Anda memilih penghibur Anda, hubungkan mereka dengan tempat untuk waktu muat dan muat mereka.

Identifikasi dekorasi acara Anda

Ingin menambahkan sedikit sentuhan ke acara Anda? Cari desainer untuk menghidupkan tema Anda. Beberapa acara membutuhkan banyak, beberapa membutuhkan sangat sedikit. Temukan desainer yang dapat membuat ruang Anda terlihat luar biasa sambil tetap sesuai anggaran Anda.

Dapatkan ide dekorasi acara dengan dekorasi pernikahan hemat , ide dekorasi acara musim panas , dan prinsip desain dekorasi acara.

Pilih katering F&B acara Anda

Jika tempat tersebut tidak menawarkan katering, mintalah ruang itu vendor pilihan. Temukan katering yang dapat bekerja sesuai anggaran Anda untuk menyediakan jenis menu makanan dan bar yang Anda cari dan menyediakan staf untuk dilayani.

Tentukan menu, mengingat untuk mengakomodasi pembatasan diet.

Pastikan katering mengetahui waktu muat dan muat mereka, dan konfirmasikan dengan tempat tersebut.

Selesaikan elemen acara lainnya untuk tujuan acara Anda

Bergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan, mungkin ada elemen lain yang perlu direncanakan sebelum acara , seperti:

  • Pemasaran dan branding acara
  • Sponsor
  • Tiket
  • Proses pendaftaran acara
  • Pembicara pemesanan
  • Transportasi dan akomodasi
  • Kebutuhan audio/visual

Menyatukan potongan-potongan ini seringkali merupakan hal tersulit dalam perencanaan acara. Setelah mereka ditempatkan, buat garis waktu untuk hari acara dan pastikan bahwa setiap vendor memiliki salinannya.

Ini membantu mereka mengetahui kapan mereka diizinkan untuk mulai memuat peralatan mereka, kapan mereka harus siap, dan kapan mereka bisa mulai mogok.

Apa yang Harus Dilakukan Pada Hari Acara

Ini hari acara Anda! Saatnya pergi, dan tidak pernah lebih penting untuk memiliki panduan perencanaan acara Anda berguna untuk mengarahkan Anda menuju kesuksesan.

Hilangkan stres dengan mengatur diri sendiri

Pertama, persiapkan diri Anda untuk hari depan dengan:

  • Mengenakan pakaian dan sepatu yang nyaman
  • Makan dengan baik dan tetap terhidrasi
  • Mencetak daftar semua kontak
  • Mencetak jadwal acara lengkap

Siapkan perlengkapan darurat Anda

Kedua, semua perencana acara yang baik membawa perlengkapan darurat sehari ke setiap acara. Kit Anda mungkin termasuk:

  • Ibuprofen
  • pita gaffing
  • Multi-alat
  • ikatan zip
  • perban
  • Pin pengaman
  • Perlengkapan menjahit perjalanan

Siapkan di tempat acara

Ketika Anda benar-benar tiba di tempat acara, berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk persiapan acara yang lancar:. Periksa timeline Anda untuk memastikan semua vendor datang tepat waktu dengan peralatan yang mereka butuhkan.

30 menit sebelum acara Anda akan dimulai, periksa daftar periksa Anda, dan pastikan semua orang berada di tempat yang seharusnya.

Setelah acara Anda dimulai, periksa secara berkala dengan vendor Anda untuk memastikan mereka sesuai dengan timeline Anda. Tersedia untuk pertanyaan apa pun. Jika ada perubahan, yang sering terjadi, beri tahu setiap vendor agar mereka dapat menyesuaikannya.

Saat acara Anda berakhir dan para tamu pergi, bersiaplah untuk merusakturun. Perhatikan waktu pemuatan, karena beberapa tempat memiliki pedoman yang ketat.

Jika ada persewaan yang harus diambil keesokan harinya, mintalah staf untuk menempatkannya di tempat perusahaan persewaan dapat menemukannya.

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Acara

Meskipun acara sudah selesai, pekerjaan Anda sebagai perencana acara belum selesai. Pada titik ini, inilah saatnya untuk mengikat semua ujung longgar yang tersisa setelah acara berakhir.

Kumpulkan umpan balik

Hubungi klien Anda untuk meninjau bagaimana menurut mereka acara tersebut berjalan. Itu selalu bagus untuk mendapatkan umpan balik, baik atau buruk, untuk melihat apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan. Skenario kasus terbaik: Anda bisa mendapatkan kutipan testimonial yang dapat Anda posting di situs web Anda untuk klien masa depan!

Jika Anda adalah bagian dari grup acara, jadwalkan post-con dengan tim Anda untuk mendiskusikan acara tersebut. Cari tahu apa yang semua orang lakukan dengan baik dan apa yang bisa Anda tingkatkan.

Terima kasih kepada semua orang yang membantu

Hubungi semua vendor Anda untuk berterima kasih kepada mereka atas semua kerja keras mereka dan untuk menindaklanjuti dengan komentar apa pun yang mungkin mereka miliki.

Jika ada tagihan yang belum dibayar, buatlah jadwal kapan jatuh tempo dan bagaimana Anda akan membayarnya.

Sekarang Anda siap untuk merencanakan acara dari awal hingga akhir!

Menggunakan panduan perencanaan acara dapat membantu Anda menetapkan tenggat waktu untuk tugas, membuat Anda dan tim bertanggung jawab, dan mengingatkan Anda tentang apa yang telah dilakukan dan apa yang luar biasa.