Cara Menjadi Perencana Acara: Panduan Langkah Demi Langkah Untuk Pemula

Cara Menjadi Perencana Acara: Panduan Langkah Demi Langkah Untuk Pemula – Perencanaan acara telah menjadi salah satu jalur karir yang paling menjanjikan di pasar tenaga kerja saat ini. Ini bukan hanya karena banyaknya klien yang selalu mencari perencana acara kreatif tetapi juga karena teknologi yang terus berkembang mendorong industri lebih jauh.

Cara Menjadi Perencana Acara: Panduan Langkah Demi Langkah Untuk Pemula

eventelephant – Perencanaan acara , bagaimanapun, adalah istilah menyeluruh yang terdiri dari sejumlah profesi di dalamnya. Ini adalah bidang yang beragam dan membutuhkan individu untuk menjadi energik, kreatif dan terampil dalam menangani perubahan dan keadaan yang tidak terduga.

Baca Juga : Menjadi Penyelenggara Profesional Bersertifikat CPO

Salah satu jalur untuk memasuki industri ini adalah menjadi event planner. Menjadi perencana acara profesional membutuhkan, antara lain, pengalaman yang baik dan tentu saja, pelatihan formal. Jadi, mari kita lihat hal-hal apa saja yang perlu Anda lakukan untuk menjadi perencana acara yang selalu siap menghadapi tantangan baru dan merayu kliennya.

Tentukan perencana acara seperti apa yang Anda inginkan

Perencanaan acara, seperti yang disebutkan sebelumnya adalah bidang yang luas dan ini menyiratkan bahwa seperti setiap profesi beragam lainnya, Anda harus memilih ceruk yang paling sesuai dengan kepribadian dan preferensi Anda.

Niche hanyalah area spesialisasi yang ingin Anda kerjakan. Misalnya, perencanaan acara dapat dibagi menjadi tiga kategori besar; perencanaan acara perusahaan, perencanaan acara nirlaba dan perencanaan acara sosial. Setiap aliran memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Anda harus memilih salah satu yang menurut Anda akan memberi Anda jenis keseimbangan kehidupan kerja yang tepat bersama dengan jumlah gaji yang masuk akal . Untuk mendapatkan gambaran tentang berbagai jenis pekerjaan perencanaan acara, mari kita lihat berbagai jalur profesional yang dapat Anda ikuti sebagai perencana acara.

Konsultasi freelance/perencanaan acara sosial

Jika Anda berpikir bahwa Anda menikmati jam kerja yang fleksibel dan ingin menjauh dari semua politik kantor, sambil bekerja dari kantor rumah Anda dengan nyaman dengan tim vendor kecil, Anda mungkin mempertimbangkan untuk menjadi konsultan perencanaan acara. Anda dapat mengambil pekerjaan yang paling menarik minat Anda, dan mungkin menjadi perencana pesta. Anda dapat memilih untuk bekerja untuk ceruk tertentu seperti mengatur pernikahan pribadi, pesta ulang tahun untuk anak-anak, acara kecil untuk hotel dan banyak lagi.

Perencana acara perusahaan

Jika Anda merasa bekerja dengan baik di lingkungan kantor di mana Anda dapat menjadi bagian dari penyelenggaraan acara untuk merek-merek terkenal, maka menjadi perencana acara penuh waktu dapat menjadi jalan yang tepat untuk Anda.

Perencana acara perusahaan memiliki jadwal yang ketat dan harus sangat kolaboratif karena mereka perlu bekerja dengan sejumlah vendor pihak ketiga yang berbeda untuk merencanakan acara. Acara perusahaan bisa besar dan sebagian besar melibatkan mempromosikan merek tertentu. Meskipun kadang-kadang bisa menyenangkan, itu bisa sangat menuntut, karena Anda harus bekerja berjam-jam dan memenuhi tenggat waktu yang ketat.

Organisasi nirlaba

Perencana acara yang bekerja untuk industri nirlaba dapat mengerjakan beberapa tugas yang paling menyenangkan dan memuaskan. Ini karena acara untuk LSM dapat mencakup kampanye penggalangan dana, acara atletik yang meningkatkan kesadaran tentang tujuan tertentu dan bahkan melibatkan kerja sama dengan organisasi nirlaba untuk tujuan Hubungan Masyarakat.

Dengan demikian, ini bisa sangat beragam dan cocok untuk seseorang yang suka mencoba sesuatu yang baru dan menantang. Oleh karena itu, menjadi perencana acara berarti memahami diri sendiri dan mengetahui ceruk mana yang paling cocok untuk Anda.

Memahami tugas perencana acara

Seperti yang mungkin sudah Anda sadari, menjadi perencana acara dapat melibatkan beberapa tugas sekaligus. Namun, tugas mereka dapat dibagi menjadi tiga kategori berbeda; tugas sebelum acara, tugas selama acara dan tugas setelah acara.

Tugas sebelum acara

Sebelum acara berlangsung, perencana acara perlu berkolaborasi dengan klien untuk memahami ruang lingkup, dinamika, dan biaya terkait acara tersebut. Termasuk juga kapan dan dimana acara tersebut akan berlangsung.

Hal penting berikutnya adalah berkoordinasi dengan vendor. Perencana acara pada dasarnya mengambil tawaran dari berbagai vendor yang mencakup penyedia peralatan, katering, dll. Sebagai perencana acara, Anda harus benar-benar memahami apa yang ingin dicapai klien melalui acara tersebut. Berdasarkan ini, Anda harus menghubungi pembicara yang relevan yang dapat mempresentasikan topik tersebut.

Selama acara

Garis tanggung jawab berikutnya terjadi selama acara. Seorang perencana acara profesional tahu betapa pentingnya membuat para tamu senang selama acara berlangsung. Dengan demikian, Anda perlu memastikan bahwa semua tuntutan mereka terpenuhi dan semuanya berjalan lancar.

Anda perlu menetapkan tugas ke tim Anda dan memastikan bahwa setiap anggota tim bekerja secara efisien. Juga, Anda harus terus membuat catatan tentang bagaimana acara tersebut akan berlangsung. Ini akan berguna untuk menyusun laporan di langkah berikutnya.

Setelah acara

Setelah acara selesai, satu hal penting yang harus dilakukan seorang perencana acara adalah menyusun laporan keseluruhan acara. Ini akan mencakup hal-hal seperti, biaya dan pendapatan yang diperoleh, berapa banyak orang yang muncul, dll. Pada saat ini adalah saat untuk membuat survei pasca-acara dan menjangkau peserta yang menanyakan pendapat mereka tentang acara tersebut. Semua ini akan membantu Anda merencanakan lebih baik di masa depan.

5 Langkah Menjadi Perencana Acara

1. Menyelesaikan gelar sarjana

Umumnya, para profesional diharuskan untuk mendapatkan gelar sarjana dalam manajemen pertemuan dan acara. Beberapa kursus yang dapat diselesaikan siswa dalam program ini termasuk manajemen sumber daya manusia, penjualan acara dan sponsor, akuntansi keuangan, negosiasi perjanjian, dan manajemen hubungan. Orang juga dapat memasuki lapangan dengan mendapatkan gelar dalam manajemen bisnis, pemasaran, hubungan masyarakat, komunikasi, atau manajemen perhotelan.

2. Dapatkan pengalaman langsung

Untuk mempraktikkan studi kelas mereka, siswa harus mendapatkan pengalaman langsung dalam merencanakan acara sendiri atau dengan berpartisipasi dalam magang di perusahaan perencanaan acara. Calon perencana dapat memperoleh pengalaman dengan menjadi sukarelawan untuk kegiatan di sekolah mereka, seperti membantu serikat siswa merencanakan konser, pertunjukan komedi, festival, dan acara olahraga. Demikian pula, orang dapat memperoleh pengalaman langsung dengan membantu mengatur pertemuan perusahaan di tempat kerja mereka, atau dengan menjadi sukarelawan untuk organisasi nirlaba yang mengoordinasikan acara.

3. Pelajari teknologi industri

Perencana acara diharuskan menguasai program yang digunakan di industri, termasuk manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan, dan perangkat lunak penjualan dan pemasaran. Beberapa program khusus yang mungkin digunakan oleh para profesional ini termasuk Marketo Marketing Automation, Microsoft Project, Blackbaud The Raiser’s Edge, Convention Industry Council CIC APEX Toolbox, dan Active Network EventRegister.

4. Pilih spesialisasi

Sementara beberapa perencana acara bersifat generalis, yang lain memilih untuk berspesialisasi dalam jenis acara tertentu—terutama jika mereka ingin memulai bisnis mereka sendiri. Beberapa ceruk yang dapat menjadi fokus orang termasuk pernikahan, ulang tahun, pertemuan bisnis, konferensi, penggalangan dana, acara mal, dan retret perusahaan.

5. Buat portofolio

Apakah perencana acara sedang mencari pekerjaan atau klien, portofolio adalah cara bagi mereka untuk memamerkan keterampilan dan prestasi mereka. Portofolio dapat mencakup foto acara yang mereka selenggarakan, kliping pers, testimonial, dan brosur atau undangan acara. Selain itu, setiap tantangan yang perlu diatasi terkait dengan tenggat waktu atau anggaran yang ketat, atau kendala kreatif harus dijelaskan untuk membantu menonjolkan kemampuan bekerja di bawah tekanan.