10 Tips Cara Menyelenggarakan EventDengan Sempurna

10 Tips Cara Menyelenggarakan Event Dengan Sempurna – Merencanakan sebuah acara itu sulit. Periode. Perencanaan acara dan pengorganisasian pertemuan yang cukup kecil yang hanya melibatkan lima peserta bisa menjadi tantangan yang cukup besar, terutama jika ini adalah pertama kalinya Anda.

10 Tips Cara Menyelenggarakan Event Dengan Sempurna

eventelephant – Kemudian, bayangkan merencanakan konser besar-besaran dengan DJ ternama sebagai headliner dan 100.000 peserta. Bisakah Anda bayangkan sakit kepala itu?

Namun, meskipun perencanaan acara pasti bisa menantang, itu juga bisa menarik dan bermanfaat. Juga, setelah Anda menguasainya, perencanaan acara bukanlah ilmu roket, dan jika Anda mengetahui rahasianya, bahkan merencanakan acara besar pun bisa sangat mudah.

Di sini, kami akan membagikan rahasia itu, dan meskipun setiap acara tentu saja unik, dalam panduan ini kami akan menyarankan beberapa kiat yang dapat ditindaklanjuti dan praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk acara apa pun.

Baca Juga : Hal yang Perlu Dipertimbangkan Mengadakan Acara Pernikahan Menurut MKG Events 

Dengan itu, berikut adalah beberapa tip terpenting yang dapat Anda coba segera dalam membangun acara yang sukses:

1. Mulailah Sedini Mungkin

Aturan emas perencanaan acara adalah mulai merencanakan sesegera mungkin .

Jika acara Anda relatif besar (yaitu lebih dari 500 peserta), maka secara realistis Anda harus mulai merencanakan acara setidaknya empat bulan sebelumnya, dengan enam bulan sebelumnya merupakan jangka waktu yang lebih ideal.

Bahkan untuk acara yang lebih kecil, usahakan setidaknya satu bulan sebelumnya untuk merencanakan acara tersebut.

Sebuah acara, seperti yang kita ketahui, dapat melibatkan banyak bagian yang berbeda, jadi dengan merencanakan lebih awal, Anda akan mendapatkan lebih banyak opsi untuk elemen acara yang berbeda: opsi tempat, opsi pembicara/bakat, opsi sponsor, opsi pemasaran, dan seterusnya.

Semakin banyak opsi yang Anda miliki, semakin tinggi kemungkinan Anda dapat melakukannya, titik.

2. Tentukan Maksud dan Tujuan Acara Anda

Sebelum Anda berkomitmen untuk merencanakan sebuah acara, sangat penting untuk menjawab pertanyaan yang paling penting:

Mengapa Anda menyelenggarakan acara ini sejak awal? .

Apa tujuan dari acara tersebut? Dalam beberapa kasus, mungkin sangat jelas, tetapi dalam kasus lain, mungkin tidak. Berdasarkan tujuan acara, Anda mungkin dapat memutuskan jenis acara yang akan Anda selenggarakan, tetapi ini akan sangat membantu dalam menentukan tujuan acara.

Jika, misalnya, acara ini direncanakan untuk mendukung peluncuran produk baru, maka tujuannya dapat:

  • 1.000 media sosial mengikuti halaman media sosial produk baru
  • 1.000 interaksi dan keterlibatan media sosial
  • 1.000 preorder untuk produk yang diluncurkan dan seterusnya.

Tetapkan tujuan Anda dengan metrik yang dapat diukur, sehingga Anda dapat mengukur kemajuan Anda dalam mencapainya, dan juga dalam memastikan tim Anda dapat mencapainya.

3. Tetapkan Anggaran Anda Lebih Awal

Kami telah menyebutkan pentingnya merencanakan acara Anda sedini mungkin, tetapi sangat penting untuk memperkirakan anggaran Anda sedini mungkin.

Anggaran Anda akan menentukan banyak elemen berbeda dari acara Anda, jadi meskipun Anda tidak harus menyiapkan semuanya, penting untuk setidaknya memiliki garis besar perkiraan anggaran Anda sebelum merencanakan hal lain.

Beberapa elemen penting yang harus Anda sertakan dalam anggaran Anda adalah:

  • Tempat: baik biaya sewa maupun asuransi yang dibutuhkan. Untuk acara virtual, Anda dapat melewati ini.
  • Catering: semua biaya yang berhubungan dengan makanan dan minuman
  • Dekorasi: cukup jelas
  • Hiburan: pembicara, talenta, pengisi acara, peserta pameran, dan sebagainya. Juga, pertimbangkan biaya perjalanan dan akomodasi.
  • Pemasaran: pertimbangkan bagaimana Anda akan mempromosikan acara Anda dan di saluran mana
  • Perangkat lunak: perangkat lunak manajemen acara , perangkat lunak tiket acara , CMS, dan sebagainya.
  • Biaya tenaga kerja: staf dan sukarelawan, termasuk akomodasi mereka Kontinjensi: sangat penting. Rencanakan setidaknya 20% dari anggaran Anda untuk kemungkinan untuk menghindari kejutan di sepanjang jalan

Setelah Anda mendapatkan beberapa vendor, pastikan juga memperbarui anggaran dengan pengeluaran Anda yang sebenarnya. Ini akan membantu Anda dalam mengevaluasi kinerja acara Anda.

4. Identifikasi Target Audiens Anda

Faktor lain yang sangat penting untuk dipertimbangkan lebih awal adalah menentukan dan memahami siapa target peserta Anda.

Anda dapat menentukan audiens target Anda berdasarkan maksud dan tujuan acara Anda, atau sebaliknya: mengidentifikasi tujuan acara berdasarkan audiens target Anda.

Namun demikian, cobalah untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang peserta target Anda: data demografi, perilaku, dan terutama apa yang memotivasi audiens Anda untuk berpotensi mengunjungi acara Anda.

Di sisi lain, cobalah juga untuk mengidentifikasi hambatan potensial yang mungkin menghalangi mereka untuk mendaftar ke acara Anda dan/atau memilih acara yang bersaing.

5. Memilih Tempat Ideal Anda

Untuk acara tatap muka, maka pemilihan tempat Anda benar-benar dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan Anda.

Jika ini adalah acara rutin, tanggal acara mungkin sudah ditetapkan, jadi opsi tempat Anda mungkin juga terbatas. Namun, jika ini adalah acara baru dan/atau jika Anda memiliki cukup ruang untuk menentukan tanggal acara, maka Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

  • Sekali lagi, jika ini adalah acara besar, pastikan Anda memiliki setidaknya 4-6 bulan sebelumnya untuk
  • merencanakan acara tersebut, semakin banyak semakin baik.
  • Dalam kebanyakan kasus, hindari periode waktu liburan sekolah, karena venue cenderung lebih mahal pada waktu tersebut
  • Perhatikan hari libur nasional dan keagamaan
  • Periksa tanggal dengan pembicara utama Anda, tamu VIP, dan peserta penting lainnya

Setelah Anda memutuskan tanggal acara (setidaknya, garis waktu kasar), maka Anda dapat mulai mencari tempat potensial.

Berikut adalah beberapa pertimbangan ketika memilih tempat yang ideal untuk acara Anda:

  • Ukuran: akan tergantung pada jumlah peserta yang Anda rencanakan untuk diundang. Juga, pertimbangkan apakah Anda memerlukan ruangan terpisah tergantung pada jenis acara Anda.
  • Lokasi: jika ini adalah acara lokal, maka tempat Anda harus berlokasi cukup dekat dengan rumah atau tempat kerja peserta target Anda. Jika Anda berencana untuk menarik peserta dari kota/negara lain, pastikan lokasinya cukup dekat dengan bandara dan stasiun
  • Parkir: apakah venue memiliki tempat parkir yang cukup luas dan/atau cukup mudah diakses melalui transportasi umum?
  • Aksesibilitas: pilih faktor aksesibilitas seperti kamar kecil untuk semua jenis kelamin, pintu masuk/lift yang dapat diakses, juru bahasa, dan faktor lainnya.
  • Asuransi: apakah Anda diharuskan membeli asuransi tambahan, yang dapat menambah total biaya Anda
  • Akustik: kondisi akustik tempat, terutama penting untuk sesi konferensi dan pembicara utama
  • Biaya: cukup jelas, tetapi pertimbangkan juga biaya tersembunyi dan kemungkinan biaya pembatalan.

6. Buat Rencana Acara Tertulis

Setelah Anda memperkirakan anggaran Anda dan telah menetapkan setidaknya garis waktu kasar untuk acara Anda, maka Anda harus mengembangkan rencana acara tertulis sebagai peta jalan untuk kesuksesan acara Anda.

Memiliki rencana acara yang komprehensif akan sangat membantu Anda dalam mengelola tim dan mengoordinasikan sukarelawan, dan juga dapat membantu mengamankan bakat dan sponsor.

Rencana acara harus mencakup elemen acara berikut:

  • Lokasi
  • Logistik
  • Manajemen katering
  • Pembicara/bakat
  • presenter
  • Jadwal/jadwal
  • Hiburan
  • Rencana promosi
  • Manajemen pendaftaran ( perangkat lunak pendaftaran acara , pembayaran acara , pelacakan, check-in di tempat)
  • Rencana dan manajemen sponsor
  • Tanggung jawab sukarelawan

Bergantung pada acara Anda, Anda juga dapat menambahkan elemen tambahan ke rencana acara, dan Anda juga harus mempertimbangkan untuk mengembangkan garis waktu/jadwal terperinci untuk menyertai rencana acara.

Jangan lupa semua detail seperti kontrak yang diperlukan, polis asuransi, izin, dan logistik dari setiap elemen yang berbeda. Jika Anda telah menyelenggarakan acara sebelumnya, terutama dengan jenis yang serupa, Anda juga dapat menggunakan data dan dokumentasi masa lalu dalam membuat rencana acara ini.

Bahkan jika tim Anda cukup kecil, atau bahkan jika Anda berencana untuk menjalankan acara sendiri, jangan meremehkan pentingnya memiliki rencana tertulis , yang dapat banyak membantu dalam menyulap berbagai elemen acara dan menetapkan akuntabilitas.

7. Ciptakan Merek yang Kuat

Salah satu tantangan utama dalam menjalankan sebuah acara adalah memastikannya menonjol di tengah persaingan.

Oleh karena itu, jangan remehkan pentingnya memiliki nama event yang unik dan mudah diingat. Tentukan tema keseluruhan untuk acara tersebut, lalu lakukan brainstorming untuk nama merek yang kuat sambil mempertimbangkan:

  • Apa proposisi nilai unik (UVP) acara Anda ? Apa yang membedakannya dari acara lain di niche Anda?
  • Apa maksud dan tujuan diadakannya acara tersebut? (Seperti yang telah kita bahas di atas)
  • Apa saja komponen utama acara Anda?
  • Lihat nama acara lainnya, terutama pesaing langsung Anda
  • Pastikan nama acara mudah diucapkan dan mudah diingat tetapi unik pada saat yang sama
  • Buat logo yang kuat dan unik untuk menemani nama acara
  • Tidak wajib, tetapi Anda juga dapat membuat tagline untuk acara Anda, slogan singkat namun unik yang menggambarkan tentang acara Anda

8. Bentuk Tim Acara Anda

Jika Anda akan merencanakan acara hanya sendiri, maka Anda dapat melewatkan yang satu ini. Namun, selalu lebih baik untuk berbagi beban dengan orang lain, bahkan jika itu adalah acara yang relatif kecil.

Tim acara tidak boleh terlalu besar, tetapi penting untuk menunjuk Manajer Acara/Manajer Proyek (jika bukan Anda sendiri) untuk memimpin dan mengawasi seluruh tim.

Tetapkan peran dan tanggung jawab untuk orang yang berbeda dalam tim Anda. Jika itu adalah tim yang cukup kecil, Anda dapat membiarkan satu orang menangani banyak peran.

Berikut adalah beberapa peran umum dalam tim acara:

  • Manajemen tempat: menangani segala sesuatu tentang tempat tersebut, termasuk menjadi orang yang tepat untuk pembicara dan sponsor saat berada di tempat
  • Pembicara/bakat: mengamankan bakat dan mengelola kebutuhan mereka
  • Katering: menangani makanan dan minuman
  • Publisitas/pemasaran: bagaimana Anda akan mempromosikan acara Anda
  • Manajemen staf/sukarelawan: mengelola aspek sumber daya manusia dari acara Anda

Dengan menetapkan peran ke anggota tim yang berbeda, Anda memastikan akuntabilitas kepada setiap anggota tim acara, dan dengan demikian, dapat meningkatkan produktivitas dan meningkatkan peluang keberhasilan acara.

Memiliki platform manajemen acara yang andal seperti Eventtia juga akan membantu Anda dalam mengelola seluruh tim, mendelegasikan tugas, dan melacak kemajuan setiap anggota tim sesuai dengan tanggung jawabnya.

9. Mengamankan Sponsor

Buat daftar sponsor target yang ingin Anda dukung acara Anda.

Yang terbaik adalah melakukan penelitian menyeluruh untuk masing-masing perusahaan ini. Ingatlah bahwa sponsorship adalah kesepakatan dua arah . Anda juga harus mencoba mencari tahu bagaimana mereka bisa mendapatkan keuntungan dari acara Anda daripada hanya berfokus pada keuntungan Anda.

Coba dapatkan sponsor yang:

  • Pernah mensponsori suatu acara sebelumnya, sehingga mereka memahami nilai mensponsori suatu acara
  • Memiliki audiens target yang serupa dengan Anda, tidak harus sangat cocok, tetapi memiliki pelanggan bersama pasti dapat membantu
  • Tawarkan layanan pelengkap untuk apa yang ditawarkan bisnis/acara Anda

Berdasarkan penelitian Anda, sesuaikan proposal yang dipersonalisasi dengan paket sponsor khusus. Jangan takut untuk berkreasi dan menawarkan manfaat sponsorship yang unik jika memungkinkan.

10. Membuat Rencana Pemasaran

Tidak peduli seberapa baik Anda telah merencanakan acara Anda: mengamankan tempat terbaik, pembicara top di industri, hiburan terbaik, dan sebagainya, acara Anda pasti gagal jika Anda tidak dapat mengamankan cukup banyak peserta.

Penting juga untuk mempertimbangkan bagaimana Anda akan memasarkan acara Anda, dan dalam pemasaran acara, yang terbaik adalah membagi upaya pemasaran Anda menjadi beberapa fase:

  • Pra-peluncuran: Anda dapat meluncurkan kampanye “simpan tanggalnya” di media sosial, pemasaran email, dan saluran lainnya untuk mulai menghasilkan buzz untuk acara Anda
  • Early bird: menjual tiket early bird untuk membangun kesadaran dan juga mengamankan arus kas
  • Pengumuman headliner: mengumumkan pembicara utama atau headliner
  • Pengumuman tambahan: mengumumkan pembicara lain, topik sesi yang menarik, dan sebagainya
  • Panggilan terakhir: kesempatan terakhir untuk harga burung awal
  • Penutupan pendaftaran: akhir pendaftaran
  • Pasca-acara: kampanye “ terima kasih”, mengirimkan survei pasca-acara, dll.

Anda dapat menggunakan berbagai saluran saat memasarkan acara Anda: iklan, pemasaran media sosial, pengiriman siaran pers acara, pemasaran email, dan sebagainya.

Namun, pendekatan terbaik adalah merancang upaya pemasaran Anda berdasarkan target peserta Anda: perilaku online mereka, bagaimana mereka belajar tentang acara baru, saluran apa yang sering mereka kunjungi, dan sebagainya. Jadi, sekali lagi, lakukan riset pasar secara menyeluruh dan kumpulkan informasi sebanyak mungkin.