Tips Manajemen Acara Terbaik Untuk Pemula

eventelephant – Menyusun acara yang sukses adalah tugas yang rumit. Jika Anda belum pernah mengadakan acara sebelumnya, tantangan perencanaan acara bahkan lebih menakutkan. Menemukan tempat yang tepat, mengumpulkan staf acara, menyenangkan peserta acara Anda, dan tetap di bawah anggaran mungkin awalnya tampak mustahil.

Tips Manajemen Acara Terbaik Untuk Pemula – Untungnya, perencanaan acara adalah hal yang umum, dan ada banyak pengetahuan yang dapat diperoleh yang dapat memandu pemula yang ingin membuat acara yang sukses. Mempelajari apa yang dimaksud dengan acara yang sukses dan mengikuti beberapa kiat yang telah dicoba dan benar adalah cara yang bagus untuk memulai perjalanan perencanaan acara Anda.

Tips Manajemen Acara Terbaik Untuk Pemula

BAGAIMANA CARA MEMBUAT ACARA SUKSES?

Dalam upaya apa pun, kesuksesan adalah masalah memenuhi harapan. Dalam hal perencanaan acara, sumber harapan dapat dibagi menjadi dua kategori:

Harapan yang dibentuk oleh perencana acara
Harapan yang dibentuk oleh pihak luar

Bagian dari tanggung jawab perencana acara adalah menentukan kondisi yang harus dipenuhi agar berhasil. Setiap acara itu unik, jadi tidak ada ekspektasi khusus yang harus dibuat oleh seorang perencana acara. Beberapa contoh harapan yang mungkin ditetapkan oleh perencana acara adalah memenuhi target jumlah pemilih tertentu, mengumpulkan sejumlah dolar tertentu, atau memuaskan peserta.

Peserta acara juga menetapkan harapan untuk acara. Peserta acara mencakup pengunjung acara dan sponsor acara, vendor, dan pemasok. Terkadang, harapan peserta acara akan sangat berbeda dengan harapan perencana acara. Beberapa contoh harapan yang dibentuk oleh peserta acara termasuk menyadari nilai uang, menikmati acara, menghasilkan keuntungan, atau membuat hubungan yang berarti dengan peserta acara lainnya.

APA LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN EVENT?

Meskipun tidak lengkap, daftar ini mencakup langkah-langkah yang harus dilakukan oleh semua pembuat acara saat merencanakan.

1. MENENTUKAN HARAPAN INTERNAL

Tidak mungkin memenuhi ekspektasi internal kecuali ekspektasi tersebut didefinisikan dengan jelas. Sepanjang keseluruhan proses perencanaan acara, penting bagi Anda dan tim Anda untuk terus membuat dan menyesuaikan tujuan untuk acara Anda. Tanpa menetapkan harapan untuk acara Anda, kesuksesan tidak mungkin terjadi.

2. PENGANGGARAN

Di awal proses perencanaan acara, Anda dan tim Anda harus membuat anggaran lengkap yang menguraikan semua pengeluaran yang diketahui untuk acara Anda. Selain biaya yang diketahui, anggaran Anda harus menyertakan item baris untuk pembengkakan biaya, sehingga Anda dan tim Anda siap jika biaya tak terduga muncul.

Baca Juga : Perencanaan Acara: Cara Menjaga Semuanya Tepat Waktu, Sesuai Anggaran, dan Sesuai Rencana

3. MENEMUKAN TEMPAT YANG TEPAT

Menemukan tempat yang tepat seringkali menantang dan mahal, dan tidak jarang mengalami masalah dengan tempat yang Anda pilih. Menemukan dan memesan tempat adalah bagian penting dari tahap awal perencanaan acara. Kecuali Anda dapat dengan mudah menjadwal ulang acara Anda, mungkin bijaksana untuk memesan ruang acara utama dan ruang acara cadangan.

4. MENCIPTAKAN WAKTU RINCI

Menyatukan sekelompok individu dengan keahlian yang saling melengkapi dapat mengubah sisa perencanaan acara menjadi cakewalk. Jika Anda memiliki tim yang secara kolektif berpengalaman dalam setiap aspek yang relevan dari perencanaan acara, transisi pekerjaan Anda dari perencana acara menjadi manajer. Sementara manajemen seringkali sulit, tim yang tepat mengubahnya menjadi pengalaman yang nyaman dan menyenangkan.

5. MENEMUKAN TIM YANG TEPAT

Membuat orang bersemangat untuk menghadiri dan mensponsori acara Anda adalah suatu keharusan. Sejak awal, Anda harus mulai memasukkan acara Anda ke dalam pikiran orang-orang yang ingin Anda libatkan. Sponsor dan peserta hanya akan berkontribusi ke acara Anda jika mereka tahu untuk apa, kapan, dan mengapa mereka harus bersemangat tentang itu.

6. MEMBUAT RENCANA KONTINJENSI

Perencanaan secara realistis membutuhkan penerimaan bahwa acara Anda mungkin tidak akan berjalan sesuai rencana. Buat rencana darurat yang menjelaskan cara acara Anda dapat berjalan keluar jalur. Rencana Anda juga harus mencakup tindakan korektif yang harus diambil. Memiliki rencana kontingensi yang dipikirkan dengan baik akan membuatnya lebih mudah untuk beradaptasi dengan hal-hal tak terduga selama acara Anda.

TIPS MANAJEMEN ACARA UNTUK PEMULA

Sekarang setelah Anda memiliki garis besar dasar tentang apa yang perlu Anda lakukan untuk merencanakan acara yang sukses, berikut adalah beberapa tip yang akan memperlancar prosesnya.

1. DELEGASI TUGAS SECARA BERTANGGUNG JAWAB

Mendelegasikan tugas secara efektif adalah bagian penting dari kepemimpinan yang efektif. Pastikan bahwa staf acara tingkat tinggi tidak mengambil terlalu banyak tanggung jawab. Cobalah untuk mendistribusikan beban kerja secara adil di berbagai staf tingkat tinggi dan pekerja lain untuk memastikan tidak ada anggota tim Anda yang kelebihan beban.

2. SIAPKAN UNTUK SKENARIO TERBAIK DAN TERBURUK

Anda perlu bersiap untuk menjalankan acara yang sukses, apakah itu sesuai dengan rencana ideal Anda atau cadangan. Memastikan bahwa acara Anda memenuhi harapan inti bahkan dalam skenario terburuk adalah satu-satunya cara untuk menjamin kesuksesan. Di sisi lain, mempersiapkan tim Anda untuk memanfaatkan skenario kasus terbaik secara maksimal, memungkinkan kesempurnaan.

3. MENYAMPAIKAN

Membina jalur komunikasi terbuka dengan staf, peserta, dan sponsor Anda sangat berharga. Pertama, jika Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang harapan staf, peserta, dan sponsor Anda, akan lebih mudah untuk bertemu dengan mereka. Selain itu, komunikasi yang sehat menyoroti masalah sejak dini ketika masalah tersebut seringkali paling mudah ditangani.

4. LANGKAH KEMBALI DAN BERPIKIRLAH GAMBAR BESAR

Sementara beberapa tingkat manajemen mikro diperlukan, perencana acara yang efektif harus dapat mengambil langkah mundur dan memikirkan gambaran besar acara mereka. Tanggung jawab utama Anda sebagai perencana acara adalah memenuhi harapan. Seberapa baik semua bagian acara Anda cocok untuk mencapai itu? Pertimbangkan jenis pengalaman yang ingin Anda berikan kepada setiap peserta Anda dan nilai apa yang mereka inginkan dari konferensi Anda untuk meningkatkannya.

Perencanaan acara itu sulit, tetapi menjadi lebih mudah dengan pengalaman. Dengan lebih banyak pengalaman, Anda akan dapat secara intuitif mengenali langkah-langkah inti dan tips penting yang diuraikan di atas. Jika Anda seorang perencana acara pemula, tetap tenang dan berpikir seperti seorang veteran akan memudahkan transisi Anda dari pemula menjadi ahli.