Tips Event Organizer: Cara Mengatur Acara dengan Lancar

eventelephant – Apakah Anda seorang perencana pesta, penyelenggara acara, atau ketua konferensi? Jika demikian, maka posting blog ini adalah untuk Anda. Kami telah memberikan banyak tips berguna yang akan memastikan acara Anda berikutnya berjalan lancar dari awal hingga akhir! Simak informasi berikut ini dan bersiaplah untuk acara mendatang dengan percaya diri!

Tips Event Organizer: Cara Mengatur Acara dengan Lancar

Cari Tahu Jenis Acara Apa Itu?

Tips Event Organizer: Cara Mengatur Acara dengan Lancar – Apakah itu konferensi? Atau itu acara open house atau networking? Ini akan membantu Anda menentukan jumlah orang yang harus hadir, di mana akan diadakan, dan berapa lama pesta akan berlangsung.

Misalnya, jika Anda berencana mengadakan BBQ musim panas untuk membangun jaringan dengan kolega Anda dan membangun kesadaran merek untuk perusahaan, maka tidak masuk akal untuk mengundang 500 orang. Anda akan ingin membatasi kehadiran berdasarkan berapa banyak makanan yang disajikan serta ketersediaan ruang.

Untuk acara seperti konferensi atau seminar, membatasi kehadiran bisa berbahaya karena dapat mencegah orang lain yang akan mendapat manfaat dari hadir untuk melakukannya. Sebuah konferensi harus bertujuan untuk 500-1000 peserta jika memungkinkan; ini memastikan bahwa ada cukup banyak peserta untuk membangun jaringan yang kuat, tetapi tidak terlalu banyak sehingga sulit untuk bertemu semua orang.

Penggunaan Teknologi Terbaru

Teknologi dapat membantu memastikan bahwa Anda adalah seorang profesional di mata klien Anda. Perencana acara harus menggunakan semua informasi yang diberikan kepada mereka oleh teknologi, seperti akses ke semua ruang tempat dengan foto-foto terbaru sebelum acara dimulai, untuk meyakinkan dan menyenangkan klien mereka saat mereka mencari acara yang sempurna lokasi. Perangkat lunak persewaan manajemen acara memungkinkan Anda untuk merencanakan acara besar dengan mudah. Ini dapat membantu Anda menghemat banyak uang dan juga membuat prosesnya lebih mudah.

Perencanaan acara bisa membuat stres. Anda bertanggung jawab untuk membuat hari berjalan lancar, menjamu tamu Anda dan menyelesaikan persiapan yang dijadwalkan untuk yang kedua. Penyewaan perangkat lunak adalah cara yang bagus untuk menggunakan teknologi untuk mempermudah pekerjaan Anda. Dengan menggunakan pembelian satu kali atau berulang dari perangkat lunak manajemen acara dengan penggajian, Anda dapat mengurangi stres dengan mengumpulkan dokumentasi lebih cepat dan hasil yang lebih bersih daripada yang dapat Anda lakukan secara manual.

Buat Rencana Acara

Cari tahu acara lain apa yang pernah diadakan tempat ini di masa lalu dan cari tahu apakah mereka terorganisir dengan baik atau memiliki masalah; juga meminta orang-orang yang sebelumnya menghadiri acara tersebut untuk tanggapan mereka tentang bagaimana hal itu terjadi. JANGAN pergi ke wilayah yang tidak dikenal saat mengatur segala jenis acara khusus!

Jika memungkinkan, mulailah mencari tempat segera setelah Anda mulai berpikir untuk mengadakan pesta yang begitu penting (idealnya sekitar satu tahun sebelumnya). Dengan cara ini, Anda dapat membandingkan tempat berdasarkan harga dan ketersediaan, dan Anda akan memiliki cukup waktu untuk merencanakan semuanya. Juga, ini menyisakan ruang untuk perubahan jika terjadi kesalahan atau Anda menemukan peluang yang lebih baik.

Lihatlah kemungkinan perusahaan katering: Bahkan jika tempat tersebut memiliki penyedia makanan eksklusif di pihak mereka, lakukan riset tentang opsi lain untuk berjaga-jaga. Anda tidak pernah tahu kesepakatan seperti apa yang bisa dinegosiasikan! Cobalah menjadi orang yang menyediakan makanan alih-alih dipasok oleh orang lain – selalu ada pengecualian!

Baca Juga : 10 Keterampilan Manajemen Acara yang Dibutuhkan Saat Perencana Acara

Berkomunikasi Dengan Semua Orang Di Tim Anda

Jadilah proaktif dalam komunikasi dengan tim Anda. Setiap orang harus tahu apa yang harus mereka lakukan dan berikan tepat waktu, terutama jika acaranya besar. Komunikasikan setiap perubahan atau pembaruan sesegera mungkin sehingga semua orang dapat tetap mendapatkan informasi terbaru. Garis waktu tenggat waktu yang komprehensif memberi Anda rencana permainan yang solid untuk menyelesaikan tugas sebelum tanggal jatuh tempo.

Memberikan instruksi spesifik tentang bagaimana hal-hal perlu dilakukan (yaitu, baris subjek email lebih disukai vs wajib) karena mengurangi ruang untuk kesalahan saat mengirim permintaan atau tugas dari banyak orang sekaligus – apakah itu berarti menulis email terperinci, memposting deskripsi pekerjaan online yang jelas, dll…

Memberi tahu para pemimpin tentang tonggak penting selama perencanaan akan membuat mereka tetap dan mendukung! Kadang-kadang ini berarti meminta bantuan, dan tidak apa-apa.

Tetapkan Garis Waktu

Sudah umum bagi orang untuk mulai mengorganisir sebuah acara dan kemudian membiarkannya begitu saja. Bukan ide yang baik untuk membuat garis waktu dan tidak pernah melihatnya lagi, tetapi Anda harus menetapkannya sejak awal dalam proses sehingga persiapan Anda dapat direncanakan dengan baik.

Gunakan kalender untuk menjadwalkan setiap tugas, lalu masukkan pengingat ke Google Kalender atau Outlook agar Anda ingat kapan waktunya tiba. Dengan begitu, jika ada yang salah dengan perencanaan, Anda dapat merujuk kembali ke catatan Anda dan mencari tahu apa yang terjadi.

Saat membuat garis waktu, pastikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas aktivitas organisasi tertentu . Anda tidak ingin ada kebingungan di kemudian hari karena orang tidak tahu pekerjaan mana yang ditugaskan kepada mereka! Orang-orang juga akan lebih mungkin menyelesaikan pekerjaan mereka dengan segera jika mereka tahu persis apa yang diharapkan dari mereka. Jika ada terlalu banyak tanggung jawab yang ambigu, tidak semua orang mungkin merasa bertanggung jawab atas keberhasilan acara Anda.

Ada beberapa tips bermanfaat dalam artikel ini yang akan membantu Anda menavigasi proses dengan lebih efektif, jadi pastikan untuk memeriksanya jika ada masalah yang muncul lagi di masa mendatang! Menyelenggarakan acara harus selalu berjalan semulus mungkin, jadi pastikan untuk mempertimbangkan tips ini saat merencanakan pesta atau pertemuan besar Anda berikutnya!