Posted ByElephantPanduan Utama Untuk Manajemen Acara – Ini adalah panduan langkah demi langkah untuk memahami dan mengatur acara, konferensi, atau pameran perusahaan apa pun. Dan penggunaan perangkat lunak manajemen acara dan alat teknologi lainnya.
Panduan Utama Untuk Manajemen Acara
eventelephant – Mengelola acara selalu menjadi pekerjaan yang sulit untuk dilakukan. Menjelang akhir dekade terakhir, Forbes mencatat koordinasi acara sebagai salah satu pekerjaan paling menegangkan dengan skor stres 51,15 unit. Oleh karena itu, sangat penting untuk lebih mengarahkan proses manajemen acara dengan lebih memahami acara atau industri MICE itu sendiri.
Panduan ini untuk siapa saja yang akan mengatur atau mengelola acara pertama Anda, atau seorang veteran yang ingin menerjemahkan pemahaman mereka tentang manajemen acara secara terstruktur kepada anggota tim Anda, atau penyelenggara acara independen, atau mungkin manajer pemasaran acara, ini adalah untuk Anda semua.
Baca Juga : Cara Memulai Bisnis Sebagai Penyelenggara Profesional
Dalam posting ini, kami akan membahas poin-poin berikut sehingga Anda dapat membaca semuanya atau hanya melompat ke bagian yang paling Anda minati untuk dijelajahi.
Apa itu Manajemen Acara?
Manajemen acara, dalam ruang lingkup acara MICE, adalah proses pengorganisasian dan pelaksanaan pertemuan dengan agenda yang direncanakan di mana orang atau profesional berinteraksi satu sama lain dan berhasil bertukar, pengetahuan, pengalaman atau solusi untuk setiap tantangan tertentu.
Agar manajemen acara menjadi lebih mudah, berorientasi dengan baik, dan sebebas mungkin, yang terpenting adalah memiliki rencana acara yang jelas.
Rencana Acara adalah dokumen sederhana yang memiliki semua informasi yang diperlukan seperti tujuan acara Anda, audiens target, tema acara, tim pelaksana, dan perencanaan strategis; tim pelaksana, keuangan, sesi pembicara, tempat & logistik, pemasaran acara Anda, keamanan perencanaan, internet & teknologi.
Pada dasarnya, rencana Anda harus menyampaikan gagasan tentang bagaimana menyebarkan kesadaran acara, mempromosikan & memasarkan acara, keterlibatan & pengalaman acara, operasi di lapangan & akhirnya bagaimana menganalisis keberhasilan acara.
Namun, bagaimana Anda merencanakan acara yang sebagian besar bergantung pada sifat acara Anda, tujuan yang ingin dicapai acara Anda, dan segmen industri.
Jadi bayangkan sebuah kereta api, “tujuan & tujuan” acara Anda adalah mesinnya dan yang lainnya hanya berawa.
Ini membawa kita ke bagian berikutnya yang sangat penting dari manajemen acara, yaitu mengetahui jenis acara apa yang Anda selenggarakan atau kelola.
Apa saja macam-macam acara, maksud atau tujuannya?
Dalam industri MICE, semua acara dikategorikan ke dalam empat bagian, yaitu Meetings-Incentive-Conventions-Exhibitions.
Tujuan atau sasaran acara yang jelas akan memungkinkan Anda merencanakan acara dengan lebih baik dan secara berurutan menjaga upaya Anda tetap berorientasi pada tujuan akhir. Setelah Anda dengan jelas menyebutkan tujuan acara, itu akan secara otomatis menyelaraskan arah untuk langkah selanjutnya segera.
Nah, apakah Anda merencanakan atau mengelola sebuah acara? Apa bedanya? Mari kita beralih ke bagian selanjutnya dan memahami salah satu ide paling kompleks di industri MICE.
Apa perbedaan antara Manajemen Acara & Perencanaan Acara?
Para ahli acara sering mendapatkan pertanyaan ini, yaitu, apa sebenarnya perbedaan antara merencanakan dan mengelola suatu acara?
Memahami proses keduanya akan memberi kita gambaran yang jelas tentang perbedaan dan bagaimana menjalankannya secara singkat.
“Rencanakan sebelum Anda bisa mengelola”. Dengan kata sederhana, perencanaan datang sebelum mengelola, peristiwa.
Perencanaan acara adalah proses perencanaan pra-acara dalam keseluruhan kegiatan manajemen acara yang mencakup penganggaran, menetapkan jadwal, memilih dan memesan lokasi acara, memperoleh izin, merencanakan makanan, mengkoordinasikan transportasi, mengembangkan tema, mengatur kegiatan, memilih pembicara dan keynotes, mengatur peralatan dan fasilitas, mengelola risiko, dan mengembangkan rencana darurat.
Cara yang lebih baik untuk membedakan dan memahami kedua istilah tersebut adalah dengan memahami proses yang terlibat dalam perencanaan dan pengelolaan suatu acara.
Kita akan mulai dengan “merencanakan” sebuah acara terlebih dahulu dan kemudian kita akan melihat apa yang akan dikelola di dalamnya.
Tentukan Tema & Tujuan Acara:
Ini adalah inti dari acara Anda, para ahli acara tidak dapat memberikan kejelasan tentang hal ini. Untuk memulai ini, pemasar acara atau penyelenggara acara harus mencoba ini. Ambil pena & kertas dan tuliskan jawaban atas pertanyaan di bawah ini.
- Untuk siapa acara ini?
- Apa/apa tujuan dari acara ini?
- Berapa banyak investasi yang dibutuhkan untuk sukses menyelenggarakan acara?
- Apa yang akan menjadi bentuk investasi ini? Waktu, uang, bakat atau lainnya.
- KPI apa yang akan Anda lacak untuk mengukur RoI acara?
Merencanakan & mengalokasikan anggaran:
Acara yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda dan karenanya alokasi anggaran merupakan fungsi dari jenis/tujuan acara Anda. Perencanaan ini adalah langkah besar kedua.
Namun, jika Anda masih perlu menggeneralisasi ini untuk sebagian besar jenis acara, Anda harus mempertimbangkan area ini untuk menyisihkan jumlah tertentu.
- Biaya Tempat
- Perangkat Lunak & Teknologi
- Anggaran Katering & Makanan
- Transportasi & Logistik
- Anggaran pemasaran
- Anggaran A/V
- Biaya produksi
Tetapkan Garis Waktu:
Rencana waktu acara Anda sangat penting. Analogi sederhananya adalah merilis film fitur. Keterlambatan dalam proses dapat menimbulkan kerugian.
Cobalah untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini agar tetap sederhana.
- Kapan sebaiknya acara tersebut diadakan? (Anda tidak ingin bertepatan dengan festival besar atau acara penting lainnya untuk membagi pengunjung Anda)
- Kapan Anda harus memulai kampanye pemasaran Anda? (Terlalu dini atau terlambat keduanya akan menghasilkan lebih banyak pembelanjaan dan lebih sedikit pengembalian)
- Kapan pendaftaran Anda harus dimulai dan kapan harus berakhir?
- Apa yang seharusnya menjadi jadwal pengiriman vendor dan SLA Anda?
Sebuah selang waktu dapat menyebabkan dampak yang signifikan pada keberhasilan acara Anda.
Menemukan sponsor & mitra acara
Sponsor dan mitra penting untuk direncanakan, sebagian besar acara di mana tujuan acara dan sponsor menemukan sinergi yang kuat langsung didanai, selain itu, mereka memiliki permintaan asosiasi yang kuat.
Langkah selanjutnya adalah mengelola enam aspek dari sebuah acara; kesadaran, promosi, operasi darat, manajemen peserta, keterlibatan & pengalaman dan akhirnya parameter keberhasilan acara.
Apa saja aspek inti dari Manajemen Acara?
Mari kita lihat enam aspek inti dalam mengelola setiap konferensi, pertemuan bisnis, atau lainnya.
Kesadaran Acara
Ada acara yang akan datang, ayo bergabung dengan kami. Yah, tidak persis bagaimana Anda menyebarkan kesadaran tentang acara Anda.
Kita semua tahu bahwa dunia sekarang lebih aktif secara online, jadi memiliki situs web acara yang dioptimalkan untuk SEO bukanlah hal yang sulit.
Situs web acara yang bagus berfungsi sebagai cuplikan acara Anda yang sebenarnya, dengan video fitur, galeri gambar, informasi sesi, profil peserta, dan daftar pembicara. Di situs web acara, Anda memiliki media untuk menampilkan nilai yang ditawarkan acara Anda.
Ambil inspirasi dari situs web acara luar biasa ini jika Anda sedang mengerjakannya.
Selanjutnya, kerjakan SEO Acara Anda. Ya, jika Anda ingin Google memberi peringkat acara Anda di bagian atas dan memberi tahu orang-orang tentangnya, Anda perlu berupaya mengoptimalkan situs web acara untuk hasil pencarian yang lebih baik. Berikut adalah artikel komprehensif yang menjelaskan cara menjalankan SEO acara, oleh SEJ.
Promosi & Pemasaran
Anda membutuhkan rumah yang penuh dan untuk itu, Anda harus memasarkan nilai acara Anda dan menjual semua kursi dan jadi, inilah tepatnya bagaimana Anda harus mengerjakan permainan pemasaran & promosi Anda.
Untuk Memasarkan, nilai Acara Anda, kerjakan:
Sebuah. Komunikasi: Sesuai dengan tujuan acara, Ajakan Bertindak yang jelas (Daftar, Rujuk, Beli, Pesan, atau RSVP).
B. Pilih Saluran Pemasaran sesuai demografi peserta Anda.
Contoh:
Iklan LinkedIn mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk mempromosikan konferensi teknologi daripada Iklan Instagram.
Memiliki iklan Billboard dan Koran mungkin paling cocok jika Anda mengharapkan sebagian besar audiens Anda berasal dari kota atau wilayah yang sama.
C. Strategi Ticketing & Registration – Pernah membeli tiket yang sedang dalam obral “early bird”? Nah, itulah
contoh terbaik dari strategi promosi. Ada banyak skema yang mungkin direncanakan untuk menjual tiket acara mereka. Beberapa ide promosi yang sedang tren adalah diskon Grup, voucher Kupon, diskon afiliasi, dan hak keanggotaan, dll.
Menjalankan ini terkadang tampak menakutkan tetapi ada solusi teknologi yang tersedia di pasar yang melakukan ini untuk Anda. Tiket & pendaftaran Acara Hubilo melakukan ini untuk beberapa acara terbesar di dunia.
D. Daftarkan acara Anda:
Portal seperti 10times memungkinkan daftar acara secara gratis dan memiliki salah satu basis pelanggan terbesar. Mencantumkan acara di portal global atau regional seperti itu berfungsi paling baik untuk acara terbuka apa pun karena mereka memberikan visibilitas yang lebih besar ke acara tersebut.
E. Email & SMS:
Email dan SMS mungkin merupakan taktik promosi tertua, namun paling efektif kecuali kurang dimanfaatkan. Inilah cara profesional acara harus menggunakan Email & SMS untuk manajemen acara.
- Siapkan Email Promosi & kampanye SMS
- Buat kampanye pemasaran terpisah berdasarkan kategori peserta
- Draf beberapa salinan email. Jaga agar pesan Anda tetap tajam dan jelas
Email & SMS dengan informasi acara dan alasan membeli tiket
Email & SMS tentang pengalaman acara sebelumnya
Email pada pengunjung & profil pembicara
Email dengan penawaran promosi khusus, jika ada
F. Beri tahu peserta Anda dengan baik tentang tempat, cara menjangkau, melaporkan waktu & jadwal, dll.