Panduan Eventbrite untuk Penyelenggara Events Edcamp

Apa itu Eventbrite?

Panduan Eventbrite untuk Penyelenggara Events Edcamp – Eventbrite adalah sistem manajemen acara dan tiket terbesar di dunia. Ini menawarkan fungsionalitas yang sangat baik dan sejumlah manfaat yang akan membuat acara Anda sukses. Ini menjadikannya platform yang sempurna untuk mempromosikan acara Anda dan panduan menyeluruh ini akan membuat pengalaman Anda dengan Eventbrite menjadi lebih mudah.

Panduan Eventbrite untuk Penyelenggara Events Edcamp

eventelephant – Menjadi tuan rumah sebuah acara selalu merupakan tantangan besar. Banyak hal yang harus dipikirkan, banyak hal yang harus dilakukan dan banyak orang yang terlibat. Eventbrite membantu membuat bagian besar dari setiap acara menjadi lebih mudah. Platform ini memungkinkan Anda membuat acara dan mengelola semua RSVP dan topik promosi, memberi Anda waktu untuk fokus pada tugas penting lainnya yang perlu dilakukan.

Mengapa Tim Edcamp di Digital Promise mendorong penyelenggara menggunakan Eventbrite untuk Pendaftaran?

• Komunitas Edcamp mengandalkan anggota komunitasnya untuk mendapatkan informasi mengenai
  pemanfaatan dan efektivitas model Edcamp. Untuk mempertahankan Edcamp yang kuat
• jaringan pendidik yang diberdayakan dan menghubungkan guru dan profesional pendidikan,
• Tim Edcamp di Digital Promise mendorong penyelenggara untuk mendaftar di bawah
• Platform eventbrite. Penyelenggara akan memiliki akses mudah ke daftar peserta mereka, menerima
  dukungan teknis dari Tim Edcamp, dan dapat melanjutkan koneksi lama
  setelah acara Edcamp selesai. Juga, memungkinkan Tim Edcamp untuk menghubungkan guru
  dalam satu wilayah, kabupaten, dan kabupaten yang sama, menjadikan pembelajaran profesional
  pengalaman bahkan lebih mudah diakses.

Baca Juga : Panduan Utama Untuk Manajemen Acara

Bagaimana cara mengatur akun Eventbrite Sub-pengguna saya?

Penyelenggara melengkapi dan menyerahkan Formulir Pendaftaran Edcamp secara online. Dengan mengirimkan formulir ini, penyelenggara setuju untuk mengikuti prinsip model Edcamp:

1. gratis + terbuka untuk semua,
2. didorong oleh peserta,
3. pengalaman bukan ahli,
4. aturan dua kaki, dan
5. vendor gratis dan setuju dengan Syarat & Ketentuan Pendaftaran kami.

Setelah formulir diterima, Anda akan menerima dan mengirim email dari kami yang memverifikasi bahwa suatu acara di bawah nama Edcamp Anda telah ditetapkan dan meminta alamat email untuk gunakan untuk login halaman Eventbrite Anda. Kami akan menambahkan email ini ke akun Eventbrite kami, dan ,email akan dikirim melalui Eventbrite untuk memberitahu Anda.

Ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara menyiapkan sub-
akun pengguna.

Cara Menggunakan Eventbrite Untuk Mengelola Acara

Mempersiapkan

1. Pilih paket

Eventbrite menawarkan tiga paket berbeda: essentials, Professional dan PREMIUM. Mereka semua menyediakan alat dasar yang sama seperti membuat acara, dukungan melalui Pusat Bantuan Online, tiket dan pendaftaran penting. Perbedaan utama adalah bahwa Profesional menawarkan layanan tertentu seperti jumlah jenis tiket, formulir checkout yang dapat disesuaikan, dan analisis penjualan terperinci. PREMIUM menawarkan lebih banyak fitur termasuk staf dan dukungan di tempat, izin, dukungan telepon 24/7, dan akses tim. Rencana ini sangat nyaman jika Anda merencanakan acara besar dan memiliki banyak orang yang mengerjakannya dan waktu yang singkat untuk mengaturnya.

2. Daftar gratis

Setelah memutuskan rencana, hal berikutnya yang akan Anda lakukan, adalah mendaftar secara gratis. Eventbrite tidak mengenakan biaya untuk membuat dan mempromosikan acara Anda. Eventbrite hanya mengenakan biaya jika Anda ingin menjual tiket. Mereka mengenakan biaya antara $0,49 + 1,5-4% per tiket. Paket PREMIUM memiliki harga khusus, jadi Anda harus mengetahui harganya sebelum mendaftar untuk opsi ini.

Membuat acara Anda

3. Jelas tentang pengaturan utama

Setelah Anda mendaftar, pikirkan hal-hal berikut:

• Apa nama acara Anda nanti?
• Kapan acara Anda akan berlangsung?
• Di mana Anda akan menyelenggarakan acara Anda?
• Apakah Anda memiliki gambar untuk situs acara Anda?

4. Bangun halaman acara Anda

Segera setelah Anda mengetahui informasi utama untuk acara Anda, Anda dapat mulai mendesain halaman acara Anda. Untuk melakukan itu, Anda perlu pergi ke profil Anda dan klik ‘Buat Acara’. Manajer Editor Anda akan terbuka dan Anda dapat memasukkan semua informasi yang diperlukan untuk acara Anda.

5. Buat tiket

Setelah Anda membuat halaman acara, pikirkan tentang tiket Anda.

• Apakah mereka akan gratis atau apakah peserta Anda perlu membayar?
• Kalau begitu berapa harga tiketnya?
• Berapa jumlah maksimum peserta yang dapat/ingin Anda selenggarakan?
• Pikirkan nama tiket yang sesuai
• Apakah Anda menginginkan kerangka waktu penjualan tiket tertentu?
• Apakah Anda ingin menambahkan pesanan grup?

6. Pengaturan tambahan

Apakah Anda ingin acara Anda bersifat publik atau pribadi? Eventbrite menawarkan kemungkinan untuk membuat halaman publik yang memungkinkan Anda menyebar lebih jauh, menjangkau audiens yang lebih besar, dan menghasilkan lebih banyak penjualan tiket. Untuk opsi ini Anda hanya perlu memasukkan jenis acara dan juga topiknya. Ini akan memberi Anda peluang lebih tinggi agar acara Anda dibagikan dan ditemukan oleh lebih banyak orang.

Jika Anda lebih suka memiliki halaman pribadi, itu hanya dapat diakses oleh orang yang Anda tentukan. Ini adalah pilihan yang baik jika Anda hanya ingin pelanggan atau klien tertentu Anda datang, misalnya sebagai acara bisnis untuk klien tertentu. Saat memilih halaman pribadi, Anda memiliki tiga opsi untuk dipilih. Di sinilah Anda menentukan siapa yang dapat melihat halaman Anda dan memesan tiket.

7. Pratinjau

Klik ‘Desain’ untuk mendapatkan pratinjau halaman acara Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memeriksa apakah halaman terlihat bagus dan mendapatkan tampilan keseluruhan jika Anda menyukai apa yang akan dilihat oleh (calon) peserta Anda.

Kelola editor

Alat Kelola di Eventbrite berisi hampir semua fitur penting yang Anda pilih untuk platform tersebut. Ini adalah tempat untuk mengedit undangan, email, mempromosikan acara Anda, melihat analitik, mengelola peserta, dan banyak lagi. Penting untuk dicatat bahwa sebagian besar alat di sini hanya berguna setelah memublikasikan acara Anda. Ikuti langkah selanjutnya untuk memahami apa yang perlu Anda lakukan sebelum merilisnya agar dapat dilihat semua orang.

8. Dasbor acara

Dasbor acara lebih merupakan jalan pintas yang akan menarik segera setelah penjualan tiket Anda dimulai. Hal penting yang perlu diketahui tentang dasbor adalah di bagian paling bawah halaman, Anda akan menemukan URL acara Anda. Anda dapat menyesuaikan URL, tetapi istilah ‘Eventbrite’ sudah diperbaiki.

Opsi Pemesanan

9. Formulir pemesanan

Di sinilah Anda mengelola halaman pendaftaran Anda. Anda harus terlebih dahulu memilih jenis koleksi. Putuskan di sini dari siapa Anda menginginkan informasi dan jenis informasi apa.

Sekarang saatnya untuk mengaktifkan pendaftaran grup jika Anda mau dan mulai merancang halaman pendaftaran Anda.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memilih judul untuk halaman Anda serta instruksi singkat untuk peserta Anda. Jika Anda ingin memiliki batasan waktu pendaftaran, Anda dapat memasukkannya di sini, serta pesan yang ditampilkan setelah penjualan tiket berakhir.

Di bagian bawah halaman Anda memiliki kemampuan untuk:

Pilih apakah peserta Anda harus diizinkan untuk mengambil tiket mereka di acara tersebut atau hanya mengakses secara online
Edit informasi tentang jawaban atas pertanyaan yang Anda ajukan setelah pendaftaran mereka
Pilih jika Anda menerima permintaan pengembalian dana.

10. Konfirmasi pesanan

Langkah selanjutnya adalah merancang konfirmasi pesanan. Tulis pesan untuk halaman konfirmasi pesanan dan untuk email konfirmasi. Untuk email Anda perlu menambahkan alamat email ‘balas-ke’ default serta memilih apakah Anda ingin pengaturan yang sama untuk semua jenis tiket atau tidak. Hal terakhir yang harus dilakukan di sini adalah mencentang (atau tidak mencentang) kotak yang menanyakan apakah Anda ingin menyertakan tiket yang dapat dicetak dalam semua pesanan.

11. Jenis dan bahasa acara

Pilih bahasa Anda dan apakah Anda menginginkannya menjadi acara bertiket atau pendaftaran.

12. Daftar Tunggu

Mengaktifkan atau menonaktifkan fitur daftar tunggu. Jika Anda memilih untuk mengaktifkan, sebuah jendela akan terbuka dengan informasi yang lebih diperlukan seperti pesan respons otomatis dan pesan rilis tiket daftar tunggu.

Undang dan promosikan

Di sini Anda akan menyadari bahwa tidak mungkin mengeklik ‘undangan email’ dan ‘integrasi situs web’. Fitur-fitur ini akan diaktifkan segera setelah Anda memublikasikan acara Anda.

13. Tambahkan ke Facebook

Tugas alat ini adalah menghubungkan halaman Eventbrite Anda ke Facebook, membuat acara Facebook otomatis. Hubungkan halaman bisnis Anda dan bukan halaman pribadi Anda kecuali jika ini adalah niat Anda.

14. Diskon dan kode akses

Ada tiga opsi berbeda untuk kode jika Anda ingin menawarkannya. Anda dapat memilih dari berikut ini: diskon berkode, diskon publik, atau kode akses.

Untuk dua yang pertama, Anda harus memasukkan nama dan memutuskan apakah Anda menginginkannya dalam jumlah dolar atau persentase dari harga tiket sebenarnya. Anda juga harus memilih berapa banyak kode diskon yang ingin Anda miliki, apakah kode tersebut harus diterapkan pada setiap tiket atau hanya untuk beberapa dari mereka dan kerangka waktu yang seharusnya berlaku. Perhatikan bahwa untuk diskon publik, setiap orang yang mengunjungi Anda halaman arahan akan dapat melihat kode. Diskon berkode adalah peluang bagus untuk meningkatkan penjualan Anda dari pihak ketiga.

Kode akses sedikit berbeda. Anda menggunakan kode itu untuk mengungkapkan tiket tersembunyi. Anda akan melihat tautan setelah membuat kode dan ini memberi peserta kemungkinan untuk melihat tiket tersembunyi tanpa memasukkan kode.

15. Pelacakan tautan

Ini memungkinkan Anda untuk melihat promosi mana yang menghasilkan penjualan dan mana yang tidak. Untuk mengakses informasi itu, Anda hanya perlu memasukkan nama dan menggunakan tautan yang dihasilkan.

16. Program afiliasi

Gunakan ini untuk memberi kompensasi kepada promotor atas penjualan tiket yang mereka kendarai. Di halaman ini Anda dapat melihat penjualan yang dihasilkan oleh setiap promotor dan Anda juga dapat membayarnya dari sini.

Menganalisa

Setelah penjualan Anda dimulai, ini adalah tempat di mana Anda melihat siapa yang memasuki acara Anda dan melihat pembelian tiket yang tepat.

17. Laporan acara

Laporan acara sangat membantu jika Anda mengadakan acara yang lebih kecil dengan katering. Alat ini memungkinkan untuk mengajukan beberapa pertanyaan yang dapat disesuaikan kepada peserta dalam proses pembelian tiket mereka seperti keinginan diet.

Setelah diterbitkan, Anda juga dapat melihat ringkasan peserta dengan semua informasi tentang peserta Anda.

Ekstensi

Alat ini menyajikan berbagai program yang membantu Anda mempromosikan acara Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menginstal aplikasi, mempromosikan melalui saluran lain selain saluran media sosial Anda sendiri dan Eventbrite.

Setelah memutuskan apakah Anda memerlukan salah satu dari ekstensi itu, Anda siap melakukannya dan dapat menekan tombol terbitkan itu.

Diterbitkan dan terlihat bagus? Besar! Tapi pekerjaan belum selesai…

Undang dan promosikan

18. Undangan email

Ini adalah alat yang paling penting. Di sinilah Anda mendesain kapan, bagaimana, dan dengan apa Anda ingin mengundang peserta Anda.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memilih template undangan. Masukkan nama pengirim dan baris subjek. Anda juga dapat mengedit pesan yang Anda inginkan pada undangan. Jika Anda mengklik ‘sesuaikan’ setelahnya, Anda dapat memutuskan apa yang ingin Anda tampilkan di undangan Anda. Anda dapat meminta RSVP, menambahkan tautan Facebook, menyediakan peta lokasi, dan banyak lagi. Anda juga dapat mengubah teks, latar belakang, dan warna tautan pada halaman, agar terlihat lebih konsisten dengan situs web Anda sendiri misalnya.

Pilih tamu Anda dan atur tanggal dan waktu pengiriman undangan. Anda dapat menambahkan dan mengedit undangan sebanyak yang Anda inginkan.

19. Integrasi situs web

Ini adalah fitur baru di Eventbrite yang memungkinkan Anda menghubungkan situs web Anda dengan acara Anda di Eventbrite. Ini memberi Anda kebebasan untuk menjual tiket di beranda Anda sendiri tanpa membuat peserta pergi ke Eventbrite dan meninggalkan situs web Anda.

Untuk memulai proses menambahkan widget ke situs web Anda, klik ‘Show me’ dan ada dua opsi untuk dipilih. Apakah Anda menginginkan tombol di situs web Anda yang membuka modal checkout di atas konten Anda atau apakah Anda ingin URL disematkan pada halaman dengan konten Anda? Setelah memilih, pastikan situs web Anda diaktifkan untuk HTTPS/TLS, jika tidak maka tidak akan berfungsi. Klik ‘Sematkan Kode’ dan salin tautan ini. Bergantung pada platform web apa yang Anda gunakan, Anda perlu menempelkan tautan ke beranda Anda dan itu akan mengarahkan pengunjung beranda Anda ke acara dan penjualan tiket.

Kelola peserta

20. Pesan/tambahkan peserta

Alat ini sangat cocok jika Anda ingin mencari pesanan. Anda cukup memasukkan beberapa informasi yang diperlukan dan kemudian komputer akan memberi tahu Anda segalanya tentang itu.

Anda juga dapat secara manual menambahkan peserta ke acara Anda. Ini berarti Anda dapat mengirimi mereka tiket tanpa perlu mengunjungi situs web atau Eventbrite Anda.

21. Email peserta

Dengan alat ini, Anda dapat membuat pengingat peserta atau email khusus pelanggan dengan informasi khusus- misalnya, untuk VIP.

22. Daftar hadir

Ini mencetak daftar semua peserta yang diurutkan sesuai keinginan Anda. Ini disediakan sebagai dokumen PDF untuk Anda cetak.

23. Lencana nama

Ini adalah fitur hebat untuk Anda jika Anda menginginkan lencana nama untuk semua peserta Anda. Anda dapat memilih peserta, memilih gaya dan menyesuaikan bagaimana Anda ingin mereka diurutkan menggunakan informasi peserta Anda. Setelah melihat pratinjau ini, Anda mengklik ‘Hasilkan Lencana’ yang membuat dokumen PDF yang dapat Anda cetak dengan mudah.

24. Check-in

Jika Anda tidak ingin daftar tamu dicetak, melainkan check-in peserta dari komputer Anda, alat inilah yang Anda gunakan. Anda cukup mencari setiap pelanggan dan memasukkan jumlah orang yang datang di bawah nama setiap peserta.