Menyelenggarakan Acara Tidak Semudah yang Dibayangkan

Menyelenggarakan Acara Tidak Semudah yang Dibayangkan – Mengorganisir acara mungkin tampak seperti tugas yang mudah jika Anda berada di sisi lain acara: peserta. Apa yang sering dilihat oleh peserta dalam sebuah acara adalah hasil dari upaya orang-orang di balik terwujudnya acara tersebut.

Menyelenggarakan Acara Tidak Semudah yang DibayangkanMenyelenggarakan Acara Tidak Semudah yang Dibayangkan

eventelephant.com – Yang tidak mereka ketahui adalah bahwa acara tersebut terselenggara berkat kerja keras penyelenggara. Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyelenggarakan sebuah acara, dan kegagalan untuk memenuhi satu atau beberapa faktor tersebut dapat membuat perbedaan dalam membuat sebuah acara sukses atau gagal.

Dilansir dari laman kompas.com, kita akan mengeksplorasi apa yang terjadi di balik layar dalam sebuah acara, dan peran luar biasa yang dimainkan oleh penyelenggara acara. Anda mungkin berpikir pengorganisasian adalah hal yang mudah, tetapi tidak selalu seperti itu. Beberapa fakta dan sedikit informasi yang akan kami bagikan di bawah ini mungkin akan mengejutkan dan membuat Anda menghargai penyelenggara acara.

Baca Juga : Penyelenggara Pameran Seni Ann Arbor Akan kembali Untuk Acara 2021

Ini Tentang Menemukan Tempat yang Tepat

Sementara perencana acara memiliki prioritas yang berbeda dalam hal persiapan sebelum acara, banyak yang setuju tentang dampak signifikan yang dapat dihasilkan oleh tempat yang menakjubkan. Partisipan sebuah acara seringkali memperhatikan elemen visual dari tempat tersebut, dan membuatnya terlihat glamor dan penuh warna adalah sesuatu yang tidak boleh dianggap remeh. Juga, lokasi dan aksesibilitas tempat acara perlu diperhitungkan.

Acara perusahaan sering berlangsung di ruang serbaguna yang luas, auditorium, teras atap, dan lokasi lain yang sesuai dengan jenis acara perusahaan. Di Inggris, ada berbagai pilihan lokasi yang dapat Anda pilih untuk acara perusahaan. Ada tempat perusahaan untuk disewa yang dapat Anda periksa untuk pemilihan tempat yang lebih nyaman.

Konser, festival, dan acara luar ruangan lainnya mungkin terlihat mudah untuk memilih lokasi pada pandangan pertama, tetapi dapat menjadi tantangan untuk menemukan tempat luar ruangan di kota besar.

Ruang terbuka yang besar dan terbuka mungkin sulit didapat di dalam kota, jadi pilihan Anda berikutnya adalah ke lokasi seperti itu di dalam atau di dekat batas kota. Tuntutan yang berkembang untuk tempat acara outdoor dan indoor telah memunculkan layanan penyewaan panggung Inggris dan layanan serupa lainnya di bagian lain dunia.

Penyewaan panggung luar ruangan sangat membantu penyelenggara acara karena tempat ini mengurangi beban kerja penyelenggara acara. Layanan panggung luar ruang yang bereputasi baik tidak hanya merawat panggung tempat tetapi juga suara, pencahayaan, dan peralatan efek khusus yang dibutuhkan untuk acara tersebut. Penawaran paket untuk panggung luar ruangan membantu menghemat waktu dan uang penyelenggara dari menyewa penyedia terpisah untuk layanan audio dan pencahayaan.

Biaya dan Logistik

Mengorganisir acara melibatkan bekerja dengan anggaran yang ditentukan dan mendapatkan beberapa item yang dikirimkan ke tempat tersebut. Untuk penyelenggara, anggaran sangat penting dalam menentukan pilihan tempat yang tersedia dalam kisaran anggaran.

Untuk festival, konser, dan acara outdoor lainnya, ada biaya produksi, biaya sewa tempat, dan biaya staf acara yang harus Anda perhitungkan.

Kebutuhan logistik suatu acara juga harus disertakan dalam gambaran. Kebutuhan ruang parkir para pemain dan peserta perlu disortir dan direncanakan setelah tempat acara Anda selesai. Diperlukan ruangan tambahan untuk menyimpan peralatan, makanan, alat peraga, dan barang-barang lain yang diperlukan untuk acara tersebut.

Jika sudah termasuk performer untuk acara tersebut, mereka juga membutuhkan ruangan dimana mereka bisa mempersiapkan kostum dan perlengkapannya sambil menunggu giliran tampil di atas panggung.

Untuk acara outdoor, waktu “loading in” dan “loading out” semua bahan yang dibutuhkan dalam acara tersebut harus dikoordinasikan dengan pengelola venue. Selain memantau dan memastikan masuk dan keluarnya orang dan pengiriman di venue, Anda juga perlu memastikan bahwa pintu masuk venue cukup besar untuk dimasuki vendor. Bergantung pada jumlah peserta, Anda mungkin juga perlu menyewa pembatas tali untuk aliran tamu check-in yang terorganisir.

Bergantung pada kesepakatan area venue, Anda juga perlu memasang pembatas panggung untuk menjaga agar peserta tetap berada di area venue yang ditentukan. Jika tempat tersebut berada di lokasi yang tidak dikenal oleh para tamu atau memiliki beberapa bangunan dan area terbuka yang berdekatan, carilah lokasi yang sangat baik untuk memasang papan petunjuk acara.

Pastikan bahwa tanda-tandanya jelas dan ringkas untuk membantu peserta acara menetap dengan nyaman dan memastikan kelancaran program acara. Membuat papan nama lokasi parkir, meja check-in, booth presenter, dan kamar mandi untuk kenyamanan para tamu.

Pertimbangan Jadwal Acara

Memastikan kehadiran maksimum di acara tersebut adalah item penting lainnya dalam daftar penyelenggara acara. Memilih tanggal acara sebelumnya sangat penting dalam melakukan berbagai persiapan, termasuk mengirim undangan. Ketika calon peserta memiliki pemberitahuan sebelumnya yang cukup, mereka juga memiliki cukup waktu untuk memutuskan dan bersiap untuk bergabung dengan acara tersebut.

Pemesanan awal untuk tempat juga menguntungkan karena Anda memiliki lebih banyak pilihan saat acara Anda masih beberapa minggu atau bulan kemudian. Anda juga bisa mendapatkan diskon penawaran sewa tempat saat pemesanan masih rendah, dan Anda juga memiliki banyak waktu untuk mengunjungi tempat tersebut dan memeriksa dimensi dan fasilitas tempat tersebut.

Anda juga dapat mengatur dan menegosiasikan detail acara dengan penyedia tempat, seperti persyaratan asuransi, mengizinkan penyajian alkohol, dan detail lainnya. Mengetahui fitur dalam dan luar suatu tempat sangat penting untuk merencanakan aliran kegiatan dalam suatu acara. Mempertimbangkan kemungkinan kebutuhan logistik dari suatu peristiwa yang dibahas sebelumnya, waktu sangat penting untuk memilah skenario yang mungkin dari suatu peristiwa.

Menyetrika detail acara sangat penting untuk memperhitungkan semuanya. Berkoordinasi dengan vendor, mendapatkan perkiraan biaya, dan menetapkan anggaran acara dapat ditutupi ketika Anda memiliki cukup waktu.

Rencana induk acara Anda dapat dikembangkan dengan nyaman ketika acara Anda masih jauh di depan. Anda juga dapat menggabungkan pendaftaran acara atau perangkat lunak manajemen acara untuk membuat perencanaan acara Anda lebih lancar dan nyaman.

Tiket dan Pendaftaran

Menyelenggarakan acara luar ruangan yang cukup besar seperti konser perlu memiliki skema tiket yang teratur dan terorganisir. Penyelenggara sering memikul beban ini bersama dengan persiapan lainnya, tetapi tugas ini dapat didelegasikan kepada mitra penjualan tiket. Tiket dapat membantu Anda memanfaatkan kapasitas maksimum tempat dan menerima sebanyak mungkin peserta.

Acara penggalangan dana sering mendapat manfaat dari tiket sebagai cara memproyeksikan kemungkinan keuntungan yang dihasilkan. Mendapatkan jumlah tiket yang akurat berdasarkan kapasitas tempat duduk atau akomodasi tempat tersebut.

Pendaftaran adalah tugas lain yang sering masuk ke piring penyelenggara acara. Bisa juga ditugaskan ke rekanan atau panitia dalam acara tersebut. Meskipun pendaftaran adalah bagian dari daftar periksa penyelenggara acara, itu tidak boleh tetap sebagai tugas yang berulang dan harus diserahkan sebanyak mungkin.

Perencanaan Alur Program

Acara dapat dianggap sebagai daftar panjang program berturut-turut yang perlu mengikuti alur tertentu. Penyelenggara acara harus menggambarkan semuanya sampai ke detail terkecil: bagaimana menangani parkir peserta, antrian pendaftaran, orang yang ditunjuk sebagai tuan rumah dan nyonya rumah, musik acara untuk dimainkan, membuat dan menempatkan sudut foto, tema dan tampilan presentasi, bagaimana pengorganisasian dan tim acara harus berdandan, rencana istirahat dan istirahat, dan detail lainnya.

Penyelenggara harus ingat untuk menjaga antisipasi dan minat para peserta dalam acara tersebut dan menciptakan suasana sosial yang menarik dan merangsang. Acara korporat dan formal biasanya memiliki jendela waktu yang lama sebelum memulai program acara.

Acara di luar ruangan mungkin membutuhkan waktu istirahat atau jeda yang lama sebelum program berikutnya dimulai Untuk menghindari kebosanan dan kecanggungan pada peserta, jaga suasana tempat tetap semarak dengan mengadakan ice breaker, permainan, kelas master singkat, atau presentasi video informasi saat memulai program. Kejutan dapat menguntungkan Anda jika dimanfaatkan dengan benar, karena dapat memberikan faktor wow yang tidak diharapkan peserta.

Mempersiapkan Tindakan Kontinjensi

Meskipun Anda ingin berpikir bahwa tidak ada yang salah dengan acara tersebut, selalu bijaksana untuk mempersiapkan hal yang tidak terduga. Penyelenggara acara seharusnya memiliki detail acara yang terkendali, termasuk saat-saat yang tidak terduga.

Mereka yang menjadikan pengorganisasian acara sebagai mata pencaharian mengetahui pentingnya kompetensi atau keterampilan ini dan bagaimana hal itu dapat menyelamatkan sebuah acara dari kehancuran.

Memiliki ukuran kontingensi atau rencana B dapat membuat acara Anda tetap berjalan meskipun dengan sedikit hambatan. Mungkin ada situasi di mana listrik tiba-tiba padam, AC tidak berfungsi secara tiba-tiba, item dan peralatan vendor tidak dapat masuk ke pintu, atau tidak ada toilet untuk penyandang cacat.

Ini harus dicegah sebanyak mungkin pada tahap perencanaan pengorganisasian. Selain itu, pemilik venue dapat tiba-tiba memutuskan untuk menutup venue pada saat-saat terakhir. Karena itu, Anda perlu menjaga pilihan Anda tetap terbuka ketika datang ke venue dan memiliki opsi venue alternatif sebagai kontingensi ketika yang lebih buruk menjadi yang terburuk.

Baca Juga : Berikut ini 3 Acara Festival Terkenal di Austin

Itu sebabnya penyelenggara acara tidak punya waktu untuk bersantai dan berpuas diri sampai acara selesai. Inspeksi mata dan tur di sekitar venue tidak hanya untuk reservasi dan perencanaan tetapi juga keselamatan dan kemungkinan. Melihat atau memperkirakan potensi bahaya dan kegagalan fasilitas dari tur tempat dapat memberi Anda waktu untuk mengambil tindakan pencegahan dan menyiapkan rencana B.

Menyelesaikan Pekerjaan di Hari Acara

Anda mungkin berpikir bahwa penyelenggara acara dapat bernafas lega setelah mereka melakukan pemeriksaan hari terakhir di tempat, logistik, dan alur program. Tingkat stres penyelenggara acara mencapai puncaknya pada hari acara.

Di sini, penyelenggara akan meninjau kembali daftar periksa mereka dan memastikan acara berjalan sesuai rencana. Mereka juga harus tetap siaga untuk mengamati aliran program dan adegan dan campur tangan jika keadaan menjadi kacau dan tidak teratur. Ya, peran event organizer tidak hanya untuk mewujudkan acara, tetapi juga memastikan acara berjalan lancar hingga selesai.

Kami menyebutkan di bagian sebelumnya pilihan untuk mendapatkan asuransi pertanggungjawaban untuk suatu peristiwa jika perlu, terutama jika itu adalah peristiwa besar dan ada vendor dan peralatan yang berbeda yang terlibat.

Kecelakaan dan pembatalan mendadak adalah hal terakhir yang diinginkan penyelenggara acara, tetapi mereka tetap harus berada di acara tersebut untuk menjadi orang yang dapat dihubungi jika terjadi kesalahan.

Acara besar di luar ruangan atau acara perusahaan membutuhkan tim penyelenggara dan fasilitator acara yang berdedikasi dan cakap, dan mengalokasikan tanggung jawab pada hari acara dapat membantu meringankan beban. Menjaga layanan tetap prima selama acara berlangsung adalah hal yang diprioritaskan oleh penyelenggara acara.

Menyelesaikan dan Perawatan Setelahnya

Saat acara hampir berakhir, tanggung jawab penyelenggara acara sedikit berkurang tetapi belum selesai. Sama seperti bagaimana masuknya tamu, vendor, dan peralatan telah difasilitasi, hal yang sama harus diterapkan begitu mereka keluar dari venue.

Semuanya harus diatur dan dipertanggungjawabkan. Anggaran yang terencana dan termanfaatkan dengan baik dapat membuat beberapa penyelenggara mempersiapkan dan menyediakan suvenir untuk semua peserta acara.

Selain itu, penyelenggara harus memastikan bahwa semua kewajiban keuangan telah dipenuhi pada akhir acara, dan semua dokumen dan kuitansi pengeluaran harus diamankan untuk keperluan audit.

Selain memastikan bahwa aftercare yang tepat telah diberikan sebelum mengosongkan tempat, penyelenggara acara juga meminta umpan balik dari peserta, klien, dan pemangku kepentingan dengan menggunakan berbagai metode.

Penyelenggara dapat mengingatkan peserta untuk memeriksa email pribadi, email perusahaan, atau situs web perusahaan untuk tautan survei tempat mereka dapat memposting pendapat, keluhan, dan saran tentang acara tersebut.

Umpan balik pelanggan dan peserta adalah metrik penting dari kinerja penyelenggara acara dan sangat penting untuk mengelola acara yang lebih sukses di masa mendatang.

Tanggung jawab penyelenggara acara tidak semudah yang dipikirkan sebagian orang. Perencanaan yang matang dan berbagai persiapan yang terlibat dalam setiap acara. Fakta-fakta yang disajikan di sini tidak dimaksudkan untuk mengecilkan hati mereka yang bercita-cita menjadi penyelenggara acara, melainkan menginspirasi dan mempersiapkan mereka untuk menghadapi kemungkinan tantangan tugas.

Kami berharap fakta-fakta yang kami bagikan di sini akan membantu orang-orang menghargai penyelenggara acara dan tugas-tugas yang menantang namun memuaskan yang mereka lakukan.

Eventelephant - Media Bisnis Event Organizer Terkini