Mengenal Lebih Jauh Cara Kerja Event Organizer

EventelephantMengenal Lebih Jauh Cara Kerja Event Organizer Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah event organizer. Karena saat ini keberadaannya sering muncul dalam acara-acara berskala besar yang melibatkan banyak orang, namun karena banyak faktor seperti keterbatasan sumber daya dan waktu yang terbatas, banyak orang memilih untuk menggunakan jasa event organizer ini. Bagi yang tidak punya cukup waktu, event organizer adalah pilihan terbaik dikutip dari wikipedia .

Mengenal Lebih Jauh Cara Kerja Event Organizer

Mengenal Lebih Jauh Cara Kerja Event Organizer
eventelephant.com

Namun Anda perlu mengecek terlebih dahulu untuk memastikan bahwa event organizer yang ingin Anda pekerjakan sudah berpengalaman dan memiliki portfolio yang baik. Layanan event organizer saat ini menjadi layanan yang menarik perhatian luas. Selain itu, ruang lingkup penyelenggara acara sangat luas, tidak hanya satu jenis acara saja, tetapi berbagai acara dapat ditangani dengan tepat. Oleh karena itu, agar Anda lebih tahu tentang apa itu event organizer, harap perhatikan pembahasan berikut tentang penyelenggara acara dan cara kerjanya.

Apa itu Penyelenggara Acara

Apa itu Penyelenggara Acara
eventelephant.com

Penyelenggara acara adalah penyedia layanan profesional yang menyelenggarakan berbagai acara formal dan informal. Penyelenggara acara atau yang lebih dikenal dengan EO akan membuat rangkaian acara Anda lebih baik dan lancar. Hal tersebut didukung oleh tim yang berpengalaman dalam menangani berbagai kejadian. Mendirikan bisnis event organizer memang tidak semudah yang dibayangkan, apalagi untuk event besar yang langsung melibatkan banyak orang. Jika Anda tertarik untuk membuka layanan acara, Anda bisa memulainya dengan acara kecil terlebih dahulu.

Baca Juga: Peluang Baru Bisnis Event Organizer

Dalam membangun bisnis event organizer ada beberapa teknik membangun event organizer yang baik, seperti:

  • Miliki tim yang solid
  • Memiliki pengalaman di bidang kegiatan
  • Selalu punya ide inovatif
  • Memiliki banyak hubungan bisnis
  • Bekerja sama dengan mitra lain

Bagaimana penyelenggara acara bekerja,Buat yang bingung cara kerja event organizer? Kami menyediakan jadwal penyelenggara acara untuk memproses acara tersebut. Penjelasannya sebagai berikut:

1. Kembangkan Konsep Kegiatan

Cara kerja pertama dalam sebuah event organizer adalah mengembangkan konsep acara yang akan dilaksanakan bersama tim inti. Hal-hal yang perlu dibahas adalah subjek, lokasi, waktu, pengisi acara, hiburan, acara, dll. Dengan menulis konsep acara yang menarik, tujuannya agar pengunjung berkesan sehingga banyak orang yang bisa membicarakannya. Lantas, bagaimana cara menulis konsep acara yang menarik dan berkesan? Jawabannya mengundang orang-orang kreatif dan inovatif.

2. Presentasi Teknis Acara

Jika konsep acara sudah selesai maka langkah selanjutnya adalah merumuskan teknis acara tersebut. Anda harus berhati-hati dengan apa yang dibutuhkan, jika ada satu hal yang terlewat maka akan berdampak pada pelaksanaan kejadian tersebut. Untuk melakukan ini, Anda bisa menyusun daftar yang harus dipenuhi agar tidak ketinggalan. Misalnya, saat membuat konsep acara pameran komputer, Anda harus mempertimbangkan lokasi, tanggal, artis, merek, dll.

3. Penganggaran

Setelah menyelesaikan aspek konseptual dan teknis kegiatan, langkah selanjutnya adalah menyiapkan anggaran untuk kegiatan tersebut. Melalui pengaturan terperinci, Anda dapat memperkirakan secara kasar berapa biayanya. Secara teknis, anggaran akan dibagi lagi menjadi beberapa bagian, seperti:

  • Persyaratan administrasi
  • Aktor
  • Sumber daya manusia tambahan
  • Konsumsi
  • Akomodasi dan transportasi
  • Promosi dan publikasi
  • Lokasi persewaan
  • Panggung, suara dan pencahayaan
  • Dekorasi Acara
  • Suvenir

Mungkin anggaran yang dibutuhkan untuk setiap program berbeda satu sama lain, contoh anggaran di atas hanyalah gambaran kasar.

4. Penugasan tugas

Jika penyusunan anggaran sudah selesai maka langkah selanjutnya adalah membagi tugas sesuai departemen masing-masing. Tujuannya adalah agar setiap departemen dapat bertanggung jawab atas meja kerjanya sendiri. Pastikan semua anggota memiliki tugasnya masing-masing sehingga terbagi rata. Cobalah untuk memastikan bahwa setiap departemen terdiri dari personel yang berpengalaman.

5. Dana

Tahap kelima penyelenggara acara adalah pendanaan. Jika acara tersebut bekerja sama dengan institusi atau individu, berbagai sumber pendanaan dapat dieksplorasi, asalkan rincian biaya total disediakan. Untuk menggunakan dana eksternal untuk melaksanakan acara, Anda dapat mencari donatur, atau Anda dapat bekerja sama dengan sponsor yang tertarik dengan acara mendatang. Buatlah daftar donatur dan sponsor yang akan menjadi sumber dana, dan usahakan sesuai dengan tema acara agar sponsor bersedia mengeluarkan anggaran pemasarannya untuk diikutsertakan dalam acara mendatang.

6. Persiapan Kegiatan

Tahap keenam merupakan tahap persiapan acara, jika skala acaranya besar maka EO akan melakukan persiapan terlebih dahulu. Biasanya EO menetapkan jadwal dengan memberikan deadline untuk masing-masing departemen, tujuannya agar penugasan tugas tidak tertunda, agar tidak mengganggu departemen lain.

Inilah mengapa perusahaan harus menggunakan EO yang andal dalam aktivitas penting
Apakah Anda ingin mempublikasikan produk? Mengadakan pertemuan investor atau acara lainnya? Mengapa tidak memilih menggunakan layanan EO yang andal dan profesional? Jika Anda memilih jasa EO profesional untuk acara-acara penting, ada banyak keuntungannya, di antaranya:

1. Anggaran Bisa Disesuaikan

Jika anggaran perusahaan Anda hanya X, maka Anda juga dapat berkomunikasi dengan penyedia layanan EO. Di tangan penyedia layanan berpengalaman, semuanya bisa dilakukan dengan efisien. Jangan bilang kalau semuanya dikerjakan sendiri bisa jadi lebih murah, dan kadang hasilnya mengecewakan wisatawan, bahkan efeknya lebih buruk dari keinginan untuk menghemat anggaran.

2. Profesional

Tim EO yang berpengalaman dan dapat diandalkan biasanya bekerja secara profesional. Tentunya hasil dari rencana akan lebih baik dari pada hasil yang masih dicoba. Sebuah perusahaan mungkin memiliki tim EO khusus, tetapi manajemennya dapat dibandingkan dengan personel berpengalaman yang berspesialisasi dalam layanan EO. Profesional itu mahal, dan profesional akan dihargai oleh pelanggan dan publik. Jika Anda sebagai perusahaan dapat memberikan cara pandang yang profesional di benak konsumen, maka hal ini akan meninggalkan kesan yang mendalam pada perusahaan Anda. Orang akan percaya, orang akan percaya dan pada akhirnya memilih untuk menggunakan produk yang Anda sediakan.

3. Lebih Banyak Kreativitas

Penyedia layanan EO yang berpengalaman biasanya memberikan topik konseptual saat melakukan aktivitas. Konsep tema yang diberikan akan dikelola secara detail dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Penyajian acara yang lebih kreatif tentunya akan meninggalkan kesan yang positif bagi konsumen dan masyarakat luas. Sebagai perbandingan, jika acara hanya dikemas monoton oleh EO perusahaannya sendiri, tentu kesan tersebut kurang begitu baik di benak peserta acara.

4. Efisiensi Energi dan Mental

Perusahaan sebaiknya hanya fokus pada isi kegiatan yang akan dilaksanakan, bukan pada masalah teknis penyelenggaraan kegiatan. Selama Anda punya waktu untuk berpikir, berbagai inovasi dan ide akan bermunculan, dan Anda bisa berkomunikasi dengan penyelenggara yang ditunjuk atau EO yang bisa diandalkan. Fokus pada tujuan aktivitas. Ini akan memberikan efisiensi yang lebih besar dalam hal tenaga, pikiran dan waktu.

Peran Penting Penyelenggara AcaraPeran Penting Penyelenggara Acara

Setiap tahun, penggunaan jasa event organizer (EO) atau event planner semakin meningkat pesat. Semua pihak menggunakan layanan ini untuk mengadakan acara perusahaan, pesta pernikahan dan outing.Kehadiran EO dipercaya dapat mempermudah gathering yang ingin mendesain event berskala besar namun sibuk dengan kendala pekerjaan dan waktu. Perkembangan EO tidak hanya berpusat pada jumlah pelanggan yang membutuhkannya. Jenis penyelenggara acara berkembang dengan bertambahnya jenis acara berskala besar. Kemudian EO dibagi menurut jurusannya, diantaranya:

1. Pernikahan SEO

Jenis EO ini adalah yang paling umum. Penyelenggara acara ini disebut juga dengan wedding organizer atau WO, dan bertanggung jawab untuk mengurus pernikahan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini, dapat mencakup serangkaian acara, mulai dari partisipasi hingga pertemuan atau sekadar resepsi. Banyak penyelenggara acara di Bandung dan kota besar lainnya di Indonesia kerap menggelar pesta pernikahan di tempat-tempat wisata populer. Staf wedding planner tidak hanya bertanggung jawab untuk membuat acara yang diinginkan klien, tetapi juga menjaga kesuciannya. Apalagi jika mereka mengurus pernikahan bertema adat yang sarat nilai tema, pernikahan tersebut tidak bisa sembarangan.

2. Mouse SEO

Konferensi perwakilan MICE menginspirasi pameran konvensi. Kesimpulannya, semua orang-orang yang bekerja di penyelenggara acara MICE itu akan fokus untuk mengurus sebuah seminar, pertemuan, pelatihan, pameran dan EXPO. Event berskala besar membuat EO MICE semakin sering dipilih oleh perusahaan atau instansi pemerintah. Hal ini juga disebabkan oleh fakta bahwa durasi setiap peristiwa lebih lama daripada jenis prosedur yang dikelola EO lainnya. Oleh karena itu, tidak jarang industri MICE disebut sebagai industri konferensi.

3. Musik dan Hiburan SEO

Kemudian, ada EO yang mengkhususkan diri dalam mengelola acara musik, antara lain etalase kecil, Pensi (pertunjukan seni) di sekolah menengah, festival dan konser. Pada saat yang sama, EO hiburan memiliki cakupan yang lebih luas, seperti mengadakan fanmeeting selebriti. Namun, keduanya harus menjalin hubungan yang luas dan kuat dengan pengelola artis dan musisi agar acara berjalan lancar.

4. Aktivasi merek EO

Sebagian besar penyelenggara acara Jakarta Selatan dikenal dengan kemampuan branding produk mereka. Mereka menyebut diri mereka aktivasi merek EO, dan tugas mereka termasuk memperkenalkan merek ke pasar sasaran untuk meningkatkan penjualan. Dalam proses perkembangannya, EO jenis ini sering disebut sebagai agen dengan optimalisasi merek secara offline dan online. Keempat EO diatas merupakan beberapa jenis penyelenggara yang sudah dikenal masyarakat luas. Masih ada EO yang menangani private party, Chao dan Umrah, ulang tahun dan acara lainnya.

Tentu saja, tujuan penyelenggara acara adalah untuk membantu klien mereka mengadakan acara yang mereka butuhkan tanpa harus menjalankannya sendiri. Tentunya hal ini dikarenakan pihak penyelenggara memiliki keterbatasan sumber daya dan waktu, sehingga harus menggunakan layanan EO. Namun saat ini, sebagian besar pelanggan percaya bahwa menggunakan layanan EO profesional lebih baik daripada melakukannya sendiri. Mungkin Anda tertarik dengan dunia event organizer? Jika Anda menganggapnya serius dan memiliki inovasi yang diminati orang, maka bisnis ini bisa sangat menguntungkan.

Baca Juga : Manfaat DIY Di Kehidupan Sehari – Hari

Berikut Beberapa Tips Jitu Bisnis Event Organizer

Berikut Beberapa Tips Jitu Bisnis Event Organizer
1. Memiliki Tim yang Solid
Memiliki teman yang berminat pada bisnis yang sama atau memiliki pengalaman di bidang EO dapat membantu Anda membangun bisnis yang baik. Namun jika kru-nya tidak solid dan profesional tidak akan berguna, tentu tidak akan berhasil. Setiap anggota staf harus mendapatkan uraian tugasnya sendiri, dan kemudian juga harus melaporkan kemajuannya.

2. Pengalaman
Nampaknya berbisnis di bidang Event Organizer menjadi hal yang sangat penting, minimal harus memiliki pengalaman terlebih dahulu. Oleh karena itu, secara umum kebanyakan orang yang memiliki layanan EO sebelumnya pernah bekerja di perusahaan EO. Dengan pengalaman ini, Anda dapat memahami prosedur tentang cara mengelola acara, mulai dari masalah persiapan proposal hingga eksekusi di tempat.

3. Kreativitas dan Inovasi
Saat menyewa jasa EO, konsumen pasti membutuhkan talenta inovatif dengan ide inovatif yang relevan dan menarik. Ini sudah menjadi kewajiban bagi EO untuk memiliki kreativitas kreatif dan inovasi yang benar-benar menarik.

4. Memiliki Banyak Relasi
Perusahaan EO biasanya juga memiliki banyak sekali relasi, seperti sekolah, perusahaan, dan agen lainnya. Dengan semakin banyak hubungan, semakin banyak orang dapat menggunakan layanan EO Anda. Jangan bergaul dengan orang kaya, karena secara umum pengguna layanan EO adalah kelas menengah ke atas.

5. Punya Mitra
Penyelenggara acara bisa dikatakan tim yang all out dalam acara tersebut. Ini membutuhkan banyak staf dan banyak mitra. Anda harus bekerja sama dengan ahli dan pemilik sound system, pencahayaan, perancah dan tali-temali konstruksi, kursi, desainer grafis, perlengkapan meja, partisi, alat musik, karpet,  videografer, fotografer, pengisi acara, MC, dll. Pastikan rekan kerja Anda memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan peralatan yang baik, karena hal ini akan mempengaruhi reputasi layanan EO Anda.

Eventelephant - Media Bisnis Event Organizer Terkini