Manajemen Event Proyek Yang Harus Diketahui Setiap Perencana Acara

Manajemen Event Proyek Yang Harus Diketahui Setiap Perencana Acara – Wrike dengan senang hati menyambut Krystal dari eventelephant untuk posting blog tamu hari ini. Krystal melakukan semua hal pemasaran di eventelephant, sebuah perusahaan pembelajaran online yang membantu siapa saja mempelajari keterampilan bisnis untuk mencapai tujuan pribadi dan profesional mereka. Saat dia tidak bekerja, Anda dapat menemukannya mendengarkan podcast atau menonton acara komedi spesial di Netflix.

eventelephant

Manajemen Event Proyek Yang Harus Diketahui Setiap Perencana Acara

eventelephant – Dengan berlangganan  anggota menerima kursus yang dipersonalisasi yang terdiri dari konten berukuran kecil dan interaktif. Untuk bisnis, eventelephant menyediakan platform pembelajaran yang fleksibel untuk melatih tim dari berbagai ukuran. Ini adalah Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS) yang dipilih untuk lebih dari 600 bisnis, termasuk perusahaan Fortune 500 dan UKM. Lihat posting tamu Wrike di blog mereka untuk mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik Produktivitas Industri Layanan Profesional .

Manajer proyek dan perencana acara memiliki lebih banyak kesamaan daripada yang Anda kira. Keduanya bekerja pada hal-hal yang memiliki tanggal mulai dan berakhir dan memerlukan koordinasi antara banyak orang dan tim untuk melakukannya.

Baca Juga : Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara Yang Belum Kalian Ketahui

Jadi ketika menghadapi daftar tugas yang rumit, perencana acara dapat menyalurkan manajer proyek batin mereka untuk menjalankan acara seperti mesin yang dijalankan dengan baik. Berikut adalah 8 alat dan trik manajemen proyek teratas kami yang dapat mulai dimanfaatkan oleh tim perencanaan acara Anda hari ini.

1. Identifikasi tujuan dan kendala acara

Jika Anda adalah perusahaan jasa profesional perencanaan acara , mulailah dengan berbicara kepada klien yang menjadi tuan rumah acara tersebut untuk mengetahui dengan tepat apa yang ingin mereka capai.

Atau jika itu adalah acara yang direncanakan oleh tim internal Anda, temui pemangku kepentingan di dalam perusahaan untuk menetapkan tujuan. Sasaran ini dapat berwujud (misalnya, menjual sejumlah tiket atau mengumpulkan sejumlah dana tertentu) atau tidak berwujud (misalnya, meningkatkan kesadaran atau merekrut calon karyawan).

Selama pertemuan-pertemuan ini, buat garis besar kendala seputar anggaran, waktu, dan sumber daya lainnya. Jika tim Anda terus-menerus menyalurkan acara baru dan menganggapnya sebagai tantangan untuk diprioritaskan, menggunakan formulir permintaan di alat manajemen proyek Anda memastikan tim Anda menerima semua informasi yang dibutuhkan tepat di awal.

Formulir permintaan dapat bertindak sebagai templat yang mendokumentasikan semua tujuan dan batasan, membuat pertemuan Anda dengan pemangku kepentingan menjadi lancar.

Saat merencanakan acara , rujuk kembali tujuan ini secara berkala untuk memastikan bahwa upaya Anda dan tim Anda diarahkan ke tujuan tersebut.

Mengetahui tujuan dan kendala proyek dapat membantu karena mempersempit pencarian untuk Anda. Kendala yang lebih berat, seperti keuangan yang terbatas atau waktu perencanaan, bisa jadi sulit untuk dilalui, tetapi itu juga berarti Anda memiliki kesempatan untuk menjadi kreatif.

Setelah Anda memiliki anggaran, pastikan Anda mematuhinya dengan mendokumentasikan segala sesuatu yang membutuhkan biaya . Catat tenggat waktu pembayaran uang muka dan ingatlah untuk menyimpan ruang gerak untuk pengeluaran tak terduga.

2. Buat daftar semua yang perlu Anda lakukan

Sekarang setelah Anda mengetahui alasan di balik acara tersebut, saatnya untuk mengetahui persyaratan acara. Misalnya, jika Anda menyelenggarakan konferensi, Anda harus mencari tempat yang memiliki panggung dan peralatan audio/visual.

Identifikasi semua langkah untuk mendapatkan dari ide suatu peristiwa ke peristiwa yang sebenarnya. Pecahkan langkah-langkah tersebut menjadi tugas-tugas kecil yang lebih kecil dan tetapkan tanggal jatuh temponya dalam template kalender acara .

Manajer proyek sering menyebutnya struktur rincian kerja . Ini pada dasarnya adalah daftar tugas utama proyek. Anda dapat menggunakan templat perencanaan acara untuk membuat tugas ini sedikit lebih mudah. Merinci semuanya tidak hanya akan membuat perencanaan acara lebih mudah dikelola, tetapi juga akan memudahkan untuk menetapkan tugas dan melacak kemajuan.

Alat lain yang berguna ketika merencanakan proyek adalah bagan Gantt . Ini memungkinkan Anda untuk mendemonstrasikan ketergantungan antar tugas secara visual (misalnya, Anda tidak dapat mengirim undangan sampai Anda membuat daftar undangan). Dengan melihat tugas secara visual, Anda akan dapat dengan mudah menunjukkan kemacetan dan potensi penundaan.

3. Manfaatkan soft skill Anda

Manajer proyek yang berpengalaman tahu bagaimana memimpin, bernegosiasi, dan berkomunikasi dengan baik. Sebagai perencana acara, 3 keterampilan ini juga akan membantu Anda.

Anda mungkin akan bertanggung jawab atas sejumlah orang selama proyek berlangsung. Sangat penting bahwa Anda yakin dengan keputusan yang Anda buat dan mampu memimpin tim Anda lebih dekat ke garis finish.

Tergantung pada acaranya, Anda mungkin juga bekerja sama dengan vendor. Adalah kepentingan terbaik Anda untuk pandai bernegosiasi, karena dapat menghasilkan penghematan anggaran dan jadwal yang lebih pendek untuk kiriman.

Akhirnya, komunikasi adalah keterampilan dasar yang dapat membantu Anda dalam profesi apa pun. Namun, jika dilakukan dengan baik dalam manajemen proyek , itu menghasilkan pemangku kepentingan yang bahagia dan terinformasi dengan baik dan tim yang berada di halaman yang sama.

Penghargaan ekstra: Saat Anda sedang merencanakan sebuah acara, mungkin sulit untuk menjaga komunikasi yang konsisten dengan tim, vendor, atau pemangku kepentingan lainnya. Namun, jika Anda menjadikan komunikasi sebagai kebiasaan (misalnya, email rangkuman mingguan kepada semua orang yang terlibat) atau membuat jadwal komunikasi, Anda dapat menghilangkan proses “berpikir”.

Cara hebat lainnya untuk membantu komunikasi adalah dengan menyimpan semuanya di satu tempat dalam alat manajemen proyek kolaboratif . Menggunakan alat seperti Wrike berarti Anda dapat berkomunikasi tanpa hambatan dengan semua pemangku kepentingan dari satu lokasi terpusat.

4. Tetapkan tenggat waktu dan pencapaian

Tenggat waktu adalah tanggal tetap yang (biasanya) tidak dapat dipindahkan, seperti tanggal jatuh tempo untuk uang muka tempat atau menyewa katering.

Tonggak sejarah seperti pos tujuan yang dapat Anda gunakan untuk mengukur kemajuan perencanaan. Misalnya, menjual sejumlah tiket sebulan sebelum acara.

Tetapkan tonggak dan tenggat waktu mundur dari tanggal acara (misalnya, waktu pidato dua minggu sebelum acara, penandatanganan kontrak dengan pembicara 1 bulan sebelum itu, dan mencari pembicara 3 minggu sebelum itu).

5. Buat ruang lingkup (dan jagalah)

Lingkup proyek pada dasarnya adalah dokumen tujuan proyek tertentu, kiriman, tugas, biaya, dan tenggat waktu. Setelah Anda memiliki ruang lingkup yang dipakukan, jagalah dengan sekuat tenaga.

Klien dan pemangku kepentingan lainnya mungkin ingin membuat perubahan saat Anda berada di tengah-tengahnya, yang baik-baik saja selama perubahan ini tercermin dalam anggaran dan jadwal dan anggota staf diberi tahu.

Namun, jika sering terjadi perubahan yang tidak diperhitungkan secara formal, itu bisa menjadi bencana atau peristiwa. Anda mungkin kehabisan dana, waktu, dan dukungan dari staf Anda atau (bergidik) ketiganya.

6. Lacak kemajuan

Gunakan bagan Gantt dan daftar pencapaian yang Anda buat untuk melacak kemajuan acara. Lakukan ini secara berkala (mingguan atau lebih sering) untuk mengawasi kemacetan.

Jika Anda memperkirakan ada penundaan, tetapkan lebih banyak sumber daya dan tenaga sesuai kebutuhan. Dasbor waktu nyata dan pemberitahuan otomatis membuat anggota tim dan klien tetap terhubung.

7. Perhitungkan dan persiapkan risiko

Manajer proyek yang hebat adalah ahli dalam mengantisipasi risiko . Dengan peristiwa, ada banyak faktor yang tidak terduga. Kemacetan lalu lintas dan cuaca buruk tidak berhenti untuk siapa pun, itulah sebabnya Anda perlu membuat rencana darurat untuk semuanya.

Pastikan tim Anda memiliki salinan rencana kontingensi tersebut sehingga keberhasilan acara tidak semata-mata berada di pundak Anda. Memiliki satu sumber kebenaran untuk komunikasi dan kolaborasi dapat memastikan semua orang mengetahui peran mereka dan merasa seperti sedang dimintai pertanggungjawaban.

Pada hari acara, ada banyak hal yang terjadi di balik layar, dan Anda tidak ingin para tamu menyadarinya! Menjalankan acara dengan staf dan sukarelawan seminggu sebelumnya akan membantu semuanya berjalan lancar.

8. Belajar dan beradaptasi

Dapatkan umpan balik sebanyak yang Anda bisa. Ini bisa dimulai sejak tahap perencanaan. Apakah ada vendor yang sangat mudah diajak bekerja sama? Apakah ada anggota tim yang tidak menarik beban mereka?

Catat dan terapkan temuan Anda ke acara Anda berikutnya.

Saat Anda berada di acara tersebut, luangkan waktu untuk berbicara dengan peserta untuk mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak. Satu atau 2 minggu kemudian, Anda dapat mengirimkan survei.

Anda juga harus menanyai tim Anda. Kumpulkan saran yang dapat ditindaklanjuti dan ucapkan terima kasih atas kerja keras mereka. Dengan menganalisis apa yang berhasil dan apa yang tidak, Anda akan mencegah tim Anda mengulangi kesalahan apa pun pada proyek mendatang dan membuat klien Anda senang.

Baca Juga : Berikut ini 3 Acara Festival Terkenal di Austin

Apa tip manajemen proyek favorit Anda untuk perencanaan acara? Bagikan di komentar di bawah.

Jika Anda tertarik untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda , pertimbangkan untuk mengikuti kursus online. Kursus manajemen proyek eventelephant memberikan pengetahuan dalam potongan kecil sehingga Anda dapat menyimpan informasi dengan lebih mudah dan mulai merencanakan proyek Anda seperti seorang profesional.