Fungsi Manajemen Dari Peran Event Organizer

Fungsi Manajemen Dari Peran Event Organizer Dari pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, kerajinan tangan) hingga event organizer di pesta pernikahan, event organizer berkembang pesat di Indonesia, khususnya di Jakarta dan kota-kota besar lainnya. Dari tahap persiapan hingga kelancaran acara, penyelenggara acara sangat membantu semua pihak yang berkepentingan dalam menyelenggarakan acara (seperti peluncuran produk, company gathering, anniversary, pameran, seminar, promosi, talkshow, dll). Artikel ini bertujuan untuk share kepada Penyelenggara di Indonesia (khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya), apa saja basic skill untuk bisa sukses di EO dan memuaskan customernya, dan apa saja yang dibawakan oleh profesi EO kepada kita. Slengkapnya adalah sebagai berikut.

Fungsi Manajemen Dari Peran Event Organizer

Eventelephant – Fungsi EO terletak pada mekanisme pengorganisasian, koordinasi, pelayanan, dan dukungan untuk kepentingan semua pihak. Misalnya seperti trainer, trainee, supplier training, transportasi, dll, media massa dan pihak terkait lainnya. Melalui peran event organizer maka perannya sangat penting, tidak perlu repot dengan acara apapun, karena harus fokus menjalankan tugas-tugas pokok, seperti: pelatihan, seminar, workshop, rapat kerja / rapat kerja, dll.
Pertanyaannya adalah, Lantas mengapa hanya sedikit orang yang berpartisipasi dalam industri penyelenggara acara, Setelah ditelusuri, ternyata sebuah organisasi atau perusahaan, atau bahkan seorang pelatih independen ternama, sudah memiliki EO-nya sendiri dikutip dari republika.co.id.

Baca Juga : Perbedaan Dasar Event Activation dan Event Organizer

Bahkan, fungsi EO bisa didelegasikan kepada 2 atau 4 orang untuk menugaskan tugasnya masing-masing, dan tidak jarang banyak orang hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multitasking). Oleh karena itu, untuk institusi atau trainer ternama ini, tugas ini jarang dilakukan lagi kepada EO. Memang, biasanya hotel memiliki semua peralatan yang diperlukan atau layanan sumber daya manusia yang siap, jelas belum.

Bagaimanapun, untuk memberikan nilai lebih kepada pelanggan, orang EO harus menguasai beberapa keterampilan dasar.Saat ruang lingkup pekerjaan meluas dan kompleksitas meningkat, keterampilan yang dibutuhkan juga akan dikembangkan, seperti jaringan, lobi, negosiasi, Pidato, kepemimpinan, dll.

Seputar Tentang Dunia Event Organizer

Seiring dengan peningkatan jumlah pengelola acara (EO) di setiap wilayah, secara alami akan ada gangguan EO. Beberapa EO mengkhususkan diri pada kegiatan anak-anak, sementara yang lain mengkhususkan diri pada pernikahan atau acara perusahaan. Event Organizer (EO) adalah layanan yang dirancang untuk memudahkan orang dalam mengatur acara dan membuat acara menjadi teratur dan lancar. Namun nyatanya banyak perusahaan yang baru bergabung karena bisnis tersebut saat ini memberikan keuntungan yang sangat besar.

Melihat fungsi Dari Event Organizer

Satu hal yang bisa dilihat adalah kemampuan penyelenggara acara untuk meramalkan kejadian-kejadian yang sulit bahkan tidak terduga. Misalnya masalah lalu lintas, hotel yang ikut berpartisipasi, bahkan kekurangan pangan yang mungkin belum pernah terpikirkan sebelumnya.

Apakah Sebuah Event Organizer Membutuhkan Segmentasi

Padahal, jika penyelenggara acara tidak dikelola dengan baik, segmentasi tersebut tidak ada gunanya. Pertama, diperlukan proses yang serius dan memakan waktu. Jika akhirnya Anda memiliki “nama” di pasar, Anda dapat menyegmentasikannya. Artinya jika kita sudah memiliki nama tidak ada masalah jika kita ingin masuk ke event lain, karena yang akan kita lihat adalah efek dari usaha. Dalam lingkungan bisnis yang sangat kompleks saat ini, orang didorong untuk menjadi seprofesional mungkin, cakap dan setia mungkin di bidang ini. Karena membutuhkan orang-orang yang melayani dengan serius di daerahnya, maka sangat pandai dalam hal itu.

Cara membuat event organizer memiliki nama

Nama pemasaran (Branding) adalah hasil dari proses alami. Dalam bisnis penyelenggara acara, lebih penting membuktikan kemampuan untuk melayani orang lain, daripada nama yang ditetapkan melalui biaya iklan. Oleh karena itu, ini berarti proses bertahap harus dialami. Konsistensi dan ketekunan adalah kata-kata yang tepat bagi penyelenggara kampanye pemasaran.

Cara membuat merek penyelenggara acara tumbuh lebih cepat

Ada dua cara. Pertama, tunggu pesanan untuk menggelar acara yang diadakan oleh kontraktor. Kedua, buat acara Anda sendiri. Untuk meningkatkan merek penyelenggara acara dengan cepat (meskipun tidak dijamin 100%), membuat acara itu sendiri jauh lebih cepat daripada meningkatkan kecepatan menunggu acara, kecuali merek penyelenggara acara ditingkatkan (kecuali event organizer sudah memiliki jaringan pendukung yang luas). Seperti Penyelenggara Acara Ravioli. Pertama, kami mengatur acara yang lebih kecil, seperti seminar, pesta pribadi, dll.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Sebuah Event Organizer

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memilih event organizer. Pertama-tama pastikan dulu kemampuan event organizer nya Bagaimana cara event organizer mengetahui cara membuat karakter Terkenal, dengan kemampuan memasuki tempat promosi atau publisitas perusahaan yang baik. Bisakah Anda menggunakan radio, TV atau koran secara normal. Kemudian daripada itu apakah mereka semua juga mempunyai akses ke hotel-hotel yang baik atau sebuah mempunyai tempat-tempat untuk penyelenggaraan acara lainnya.

Kedua, lihat praktik, selera, dan apakah mereka dapat mewakili citra bisnis yang baik, baik di tingkat provinsi maupun nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan, karena pemilihan event organizer dapat mempengaruhi citra perusahaan yang menggunakan jasanya. Selain profesionalisme dan integritas, membangun citra adalah kredibilitas yang kualitasnya dibuktikan dengan penggunaan yang berulang-ulang. Selain itu, dalam menjalankan bisnis Event Organizer, Anda juga harus memiliki berbagai skill agar acara dapat berjalan dengan lancar, atau minimal mengurangi risiko kegagalan.

Keterampilan Yang Dibutuhkan Oleh Sebuah Event Organizer

Misalnya, untuk menyiapkan anggaran, sangat disarankan agar Anda mahir menggunakan Microsoft Excel atau perangkat lunak serupa agar Anda lebih mudah memantau dan melihat anggaran yang disiapkan untuk revisi mendatang.

Jika Anda termasuk orang yang serius dan pandai melihat sesuatu secara detail, itu juga akan membantu Anda, tentunya jika Anda memiliki pengalaman sebelumnya dalam menyelenggarakan acara, itu juga akan sangat membantu.

Manajemen keuangan yang baik dan keterampilan negosiasi juga sangat diperlukan, terutama jika acara Anda membutuhkan sponsor, Anda harus mengirimkan proposal kepada calon sponsor yang tertarik untuk berkontribusi pada acara Anda yang akan datang.

5 rahasia sukses mendirikan jasa penyelenggara acara konser musik

Kawasan bisnis ini memang memiliki prospek yang bagus di masa depan. Pasalnya, semua kelompok yang ingin menyelenggarakan acara berskala besar membutuhkan kehadiran EO. Dimulai dari acara ulang tahun, pernikahan,  acara konser hingga pelatihan karyawan baru.

Sekarang ini sering ditemukan bahwa EO memiliki pendapatan yang tinggi. Padahal, membangun bisnis pasti menghadapi banyak tantangan. Oleh karena itu, berikut enam tips agar berhasil membangun layanan EO untuk konser musik.

1. Harus memiliki tim yang solid

Kunci sukses acara adalah tim yang solid. Tidak perlu merekrut banyak orang untuk mengelola bisnis Anda. Asalkan ada komitmen yang kuat, lebih baik anggotanya sedikit.

Pastikan setiap anggota tim memiliki kemampuan sesuai bidangnya. Misalnya, Anda membutuhkan seorang manajer keuangan. Artinya harus ada seseorang yang memiliki kemampuan akuntansi atau setidaknya berlatar belakang pendidikan ekonomi.

Selain itu, Anda harus merekrut orang berdasarkan bidang EO yang ingin Anda jalankan. Jika Anda fokus pada konser, carilah beberapa anggota yang kreatif. Pastikan mereka juga bersemangat tentang dunia EO.

2. Dapat memberikan pelayanan yang sempurna

Beberapa EO hanya dapat memberikan layanan konsep acara tanpa fasilitas fisik seperti panggung dan crowd control. Jika Anda ingin sukses dalam bisnis ini, pastikan kalau kalian sudah memilih penyedia peralatan konser musik yang berkualitas tinggi. Misalnya pada Nada Promotama, pembawa acara dengan brand Mojo Barrier.

Demi keamanan acara, Anda juga harus menyiapkan penghalang untuk membatasi penonton dan artis. Peralatan tersebut dapat ditempatkan di jalan tempat konser, atau bahkan di dekat panggung. Usahakan untuk menggunakan rintangan yang terbuat dari bahan yang kuat dan kokoh agar tidak mudah rusak.

3. Bekerja sama dengan agen artis

Salah satu meja kerja EO adalah menyediakan artis untuk konser musik. Karena itu, Anda harus bekerja sama dengan agensi artis. Temukan hubungan sebanyak mungkin untuk memberi Anda banyak referensi.

Jika artis yang diminta oleh klien tidak dapat berpartisipasi, Anda harus bersedia mencari penggantinya. Jangan pernah mengabaikan tugas ini, karena ini lebih berkaitan dengan tim EO daripada kredibilitas individu.

4. Harus memiliki kreativitas dan dedikasi yang tinggi

Tantangan terbesar yang dihadapi bisnis jasa EO adalah kreativitas. Jika Anda ingin memenangkan permainan, Anda harus membuat perbedaan. Berani merancang aktivitas profesional, menarik, dan out-of-the-box.

Bahkan dedikasi tidak bisa diabaikan. Meskipun tanggung jawab EO terlalu banyak untuk dicantumkan, tidak ada alasan untuk mencapai kesepakatan dengan pelanggan. Misalnya mengenai waktu meeting, kerja selalu tepat waktu. Begitu pula saat mengirimkan referensi artis, pastikan untuk memberikan referensi terbaik.

Mengenai biaya sewa EO dan artis, Anda harus memberi tahu pelanggan Anda secara terbuka. Hindari menetapkan harga terlalu tinggi. Pasalnya, hal itu akan meninggalkan kesan yang mendalam bagi masyarakat. EO hanya menginginkan uang tanpa dedikasi.

5. Memiliki modal komersial

Trik terakhir untuk menyiapkan layanan EO adalah dengan memiliki modal awal. Nantinya, dana tersebut akan digunakan untuk sewa kantor, pembelian peralatan, dan biaya legal. Umumnya layanan EO dengan lisensi resmi lebih dipercaya oleh masyarakat.

Meski begitu, kalian tidak harus mengeluarkan begitu banyak uang. EO bisa memulai bisnis tanpa modal. Untuk ini, Misalnya kalian mencari cara dengan mencari sebuah sponsor yang bersedia memberikan investasi.

Kesimpulannya

Memulai bisnis event organizer memang sangat menarik, namun membutuhkan banyak keahlian terutama dalam mendesain, mengarahkan, mengelola dan mengeksekusi rencana atau konsep yang telah dikembangkan.

Semakin lama waktu penerbangan penyelenggara acara maka semakin besar pula kemungkinan penanganan kejadian yang tidak terduga, yang mungkin saja terjadi pada saat persiapan acara atau pelaksanaan acara.

Baca Juga: Mengenal Sejarah Seni Lukis 

Bagi yang tertarik untuk memulai bisnis Event Organizer, sebaiknya mulai mengasah pengetahuan bisnis, manajemen, dan tingkatkan pengalaman Anda terlebih dahulu dengan mencoba bergabung dengan EO yang sudah ada atau bergabung dengan tim panitia acara untuk menambah pengetahuan Anda.

Jika Anda lebih tertarik untuk memulai bisnis online silahkan baca artikel yang dapat membantu Anda, seperti ide jualan online untuk pelajar yang bisa Anda coba, cara berjualan online tanpa modal, dan cara berjualan online di Instagram Guide, cara menjadi a selebriti berpenghasilan tinggi, dll.

Penjelasan cara yang kami berikan kepada penyelenggara acara diharapkan dapat membantu Anda memahami dan lebih memahami bagaimana perusahaan menjalankan proses bisnisnya.