Cara Merencanakan Acara: 6 Langkah Panduan Perencanaan Acara

Cara Merencanakan Acara: 6 Langkah Panduan Perencanaan Acara – Baik mengatur pertemuan kecil atau mengatur konferensi besar, perencanaan acara adalah tugas besar! Setiap peristiwa, tidak peduli seberapa sederhana atau kompleks, memerlukan perencanaan dan pengorganisasian yang terperinci.

Cara Merencanakan Acara: 6 Langkah Panduan Perencanaan AcaraCara Merencanakan Acara: 6 Langkah Panduan Perencanaan Acara

eventelephant.com – Dari menetapkan anggaran yang akurat hingga mempromosikan acara Anda, ada sejumlah komponen yang harus Anda mulai pertimbangkan sejak dini untuk membuat prosesnya sebebas mungkin.

Meskipun tidak ada dua acara yang sama, dan setiap acara memiliki tujuan, anggaran, dan audiens yang berbeda-beda; ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memulai proses perencanaan, tetap pada jalurnya, dan memaksimalkan kesuksesan acara Anda.

Baca Juga : Menyelenggarakan Acara Tidak Semudah yang Dibayangkan

1. Tentukan tujuan dan sasaran

Sebelum terjun langsung ke logistik seperti tempat atau pembicara, Anda harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi tujuan dan alasan merencanakan acara ini. Anda harus menjawab pertanyaan ini:
Apa tujuan akhir dari acara ini?

Inilah alasan yang mendorong Anda untuk merencanakan sebuah acara sejak awal. Apakah Anda mencari untuk:

Dilansir dari kompas.com, Mendorong penjualan baru? Mendukung peluncuran produk? Meningkatkan kesadaran merek? Atau mungkin, Anda memiliki kombinasi beberapa tujuan? Tentukan apa yang ingin Anda capai dan bagaimana acara ini akan membantu Anda melakukannya. Selanjutnya, apa tujuannya?

Dalam merencanakan acara apa pun, Anda harus mengidentifikasi serangkaian tujuan yang akan mendukung tujuan akhir Anda. Berikut adalah beberapa contoh tujuan acara:

– Tingkatkan pendaftaran 10% dari event terakhir
– Tingkatkan pendapatan sebesar 25% dari acara terakhir
– Terima 100 preorder untuk produk yang akan datang
– Tingkatkan mention/follow/repost media sosial selama acara berlangsung

Dengan tujuan dan sasaran Anda di tempat, Anda dapat membuat ruang lingkup awal acara. Lingkup Anda harus menawarkan detail utama dan menunjukkan bagaimana Anda akan mencapai tujuan yang Anda uraikan. Meskipun tidak siap, Anda harus menjelaskan detail acara awal termasuk:

-Tanggal, Kerangka waktu Anda untuk acara tersebut, yaitu dalam 9 bulan.
-Peserta, Apakah ini akan menjadi acara 100 orang, 1.000 orang, atau 10.000 orang? Anda harus mulai memikirkan ukuran. Apakah peserta Anda berasal dari seluruh negeri atau apakah ini acara lokal? Anda juga ingin mengingat demografi peserta saat Anda merencanakan.
-Lokasi, Apakah acara Anda bersifat lokal? Atau, akan di-host di suatu tujuan? Mulailah membuat daftar pendek kota dan tempat yang sesuai untuk acara Anda.
-Jenis acara, Apakah Anda mendorong kesadaran akan produk baru? Acara satu hari dengan keynote mungkin masuk akal. Menyatukan ribuan pelanggan? Konferensi pengguna dua hari mungkin tepat untuk Anda. Menyelenggarakan rapat internal atau asosiasi? Sehari dengan sesi kecil mungkin cocok.

Membangun tujuan Anda dan ruang lingkup proyek awal memungkinkan Anda untuk membingkai acara Anda dan mendapatkan dukungan dari kepemimpinan. Jika organisasi Anda sudah bergabung dengan acara tersebut, sasaran dan ruang lingkup Anda membantu menggerakkan Anda ke tahap perencanaan berikutnya.

2. Tetapkan anggaran acara

Membuat anggaran adalah langkah awal yang penting dalam perencanaan acara yang membantu memperjelas aspek lain dari rencana Anda. Selain itu, menetapkan anggaran membantu menghindari kejutan yang tidak diinginkan (seperti kehabisan uang untuk dekorasi, dll.). Anda akan lebih berhasil jika Anda memetakan seluruh anggaran Anda sebelumnya, terus memperbarui saat Anda menyelesaikan variabel, dan tetap sangat dekat dengan prosesnya.

Berdasarkan anggaran tingkat tinggi Anda dan cakupan kebutuhan awal. Anda harus mulai memetakan biaya item baris untuk mendapatkan pemahaman tentang bagaimana anggaran Anda akan tersebar di seluruh kebutuhan Anda.

Menurut Eventbrite, “Anggaran dibagi berdasarkan pemasaran dan promosi (43%), pembicara dan bakat (32%), materi cetak (29%), tempat (18%).”

Saat rencana Anda memadat, Anda harus meninjau kembali anggaran. Item baris pasti akan berubah, ingatlah untuk menjaga anggaran akurat yang mencerminkan setiap perubahan atau pembaruan yang Anda buat juga. Dan karena Anda tidak pernah ingin melebihi anggaran Anda, biasanya perencana membuat penyesuaian untuk memastikan Anda mempertahankan anggaran Anda.

3. Bangun tim acara Anda

Untuk acara kecil, Anda mungkin secara pribadi menangani banyak atau semua tugas yang dibahas di bagian ini. Namun, untuk event besar, dibutuhkan tim yang terorganisir untuk mengeksekusi produksi.

Jika Anda membangun tim dari bawah ke atas, penting untuk menetapkan peran sejak dini untuk memastikan akuntabilitas. Semua anggota tim harus melapor ke manajer proyek yang memiliki visibilitas di semua bagian yang bergerak.

Membangun tim acara pamungkas

Menurut Eventbrite, hanya 12% acara yang memiliki tim yang terdiri dari sepuluh orang atau lebih dan jumlah yang paling umum adalah 2 hingga 5 karyawan (45% acara), sehingga sering kali individu memakai banyak topi. Jika Anda termasuk di antara sedikit yang memiliki 5+ anggota tim, berikut ini adalah bagaimana peran biasanya didistribusikan:

Manajer proyek

Mengawasi semua bagian bergerak yang dijelaskan di bawah ini, orang ini pada akhirnya bertanggung jawab atas pelaksanaan acara. Mengelola anggaran. Mendorong strategi. Membuat keputusan pembelian tingkat atas.

Tempat/lantai pertunjukan

Orang ini adalah kontak utama untuk venue, vendor, sponsor saat berada di lokasi, dan sukarelawan dan staf di lokasi: keamanan, fotografi, dan makanan/minuman. Mereka ingat nama semua orang, dan mereka tahu di mana semua gerainya.
Penjadwalan

Orang ini memimpin pengembangan agenda, bekerja sama dengan pembicara, dan memastikan jadwal selalu terkini dan dikomunikasikan kepada pihak yang tepat. Orang penjadwalan Anda mengoordinasikan pertemuan di acara tersebut, dan dia hidup untuk menjadikan peserta menjadi penggiat jejaring yang sukses.

Desain kreatif

Desainer kreatif mengumpulkan semua desain visual untuk materi cetak dan web seperti jadwal, jaminan, pendaftaran dan papan nama, dan apa pun yang diperlukan untuk aplikasi acara seluler. Untuk memecahnya: mereka membuat Anda terlihat baik. Anda mungkin ingin bekerja dengan agen desain acara.

Pemasaran dan Komunikasi

Orang atau tim ini membuat orang yang tepat mengetahui acara tersebut, membuat penawaran dan strategi waktu untuk meningkatkan pendaftaran, mengawasi branding, berkomunikasi dengan pendaftar, mengoordinasikan penguatan media sosial dan hubungan media, serta mengirim dan mengukur materi tindak lanjut. Oh, dan mereka hanya gila untuk kinerja yang terukur.

Tim ini memastikan tamu memiliki semua yang dia butuhkan untuk memaksimalkan acara, mulai dari peta, jadwal, info pembicara, dan cara membangun jaringan. Mereka membangun dan memperbarui aplikasi acara seluler.
Pendaftaran dan Check-In

Orang-orang ini memiliki pengaturan pendaftaran, bekerja dengan penyedia perangkat lunak, membuat dan mengelola lencana, membuat laporan, dan memastikan proses pendaftaran (pra-acara dan selama acara) berjalan lancar.

Sponsor

Anggota tim ini bekerja untuk memetakan ruang stan, menjual peluang sponsor, memelihara hubungan dengan sponsor, dan mengeksplorasi hubungan organisasi komunitas. Mereka memiliki waktu yang mematikan dan keterampilan orang-orang hebat.
Menjaga tim Anda tetap teratur

Dengan tim yang ada, Anda siap membuat rencana proyek acara. Rencana proyek lebih dari sekadar daftar tugas. Ini adalah perincian terperinci dari setiap item tindakan tunggal yang mengidentifikasi pemilik, dependensi, tanggal jatuh tempo, dan status penyelesaian. Anda harus dapat membenarkan setiap item tindakan dengan memetakannya ke tujuan acara tingkat atas Anda.

Alat manajemen acara

Alat manajemen proyek merampingkan manajemen dan organisasi acara. Gunakan alat-alat ini untuk menyimpan semua bagian yang bergerak. Dengan kemampuan untuk menetapkan dan memantau proyek, manajer proyek dapat mempertahankan pandangan akurat tentang kemajuan dan jadwal dengan alat ini:

– Asana
– Trello
– Lembar Cerdas

4. Pilih tempat dan tanggal Anda

Memilih tempat dan tanggal untuk acara Anda adalah dua pertimbangan utama yang akan membentuk sisa rencana proyek Anda. Mulailah meneliti tempat sedini mungkin. Pasar acara ramai, jadi mencari waktu kapan akan ada ketersediaan tempat itu penting. Saat memutuskan tempat, Anda juga harus mempertimbangkan tanggal untuk lokasi Anda berdasarkan faktor musiman seperti perjalanan dan biaya.

“Pada bulan Januari, sangat sulit untuk menemukan ruang yang besar,” kata Romy dan veteran industri acara di PRIME, agen acara dengan layanan lengkap di Vancouver. “Januari dan Februari sangat padat dengan konferensi penjualan, dan itu terjadi lagi pada bulan September dan Oktober.” Dia mengatakan bahwa selama ini sulit untuk menemukan lokasi tradisional dengan ruang pamer.

Saat Anda meneliti dan mulai berbicara dengan perwakilan dari berbagai tempat, ajukan pertanyaan sebanyak mungkin untuk memastikan kesesuaiannya. Cari anggaran, kesesuaian tema, lokasi (pusat, mudah transportasi?), fasilitas, staf di tempat. Apakah ada toilet yang berlokasi strategis di seluruh tempat? Bagaimana situasi dengan pengendalian kebakaran dan tanggap darurat?

5. Kembangkan branding acara

Dari nama dan tema acara hingga desain situs web acara serta tampilan dan nuansa di tempat – branding acara Anda menentukan nada untuk acara Anda. Ketika orang memikirkan acara Anda, Anda ingin kepribadian yang kuat bersinar. Selain itu, merek acara yang kuat memberikan visi dan membantu mengarahkan arah acara Anda.

60% milenium AS mengharapkan pengalaman yang konsisten ketika berurusan dengan merek secara online, secara langsung, atau melalui telepon. (*)

Saat memilih branding acara Anda, pertimbangkan bahwa merek acara harus mencerminkan merek organisasi Anda tetapi harus memiliki merek sendiri. Selain itu, pikirkan tentang bagaimana merek Anda akan muncul secara online dan di kehidupan nyata. Terakhir, pertimbangkan bagaimana Anda akan menenun merek acara Anda ke dalam elemen individual acara Anda.

Saat memikirkan branding acara, biasanya mencakup:

– Nama acara, Langkah penting pertama, nama acara Anda adalah hal pertama yang akan dilihat peserta, jadi Anda ingin itu mencerminkan visi Anda untuk acara tersebut.
– Tema, Sebuah nama saja tidak bisa menceritakan keseluruhan cerita. Seringkali acara akan membuat tema untuk mengikat acara bersama.
– Logo, warna, tipografi. Harus ada konsistensi di semua titik kontak pemasaran.
– Dekorasi di tempat, email, papan nama, dan banyak lagi. Sementara setiap titik kontak tidak perlu hiper-merek. Elemen individu harus bersatu untuk mendukung cerita yang Anda ceritakan.

Dengan memperkuat elemen branding ini, Anda harus menggunakannya di semua platform termasuk, situs web acara Anda, media sosial, email, tiket dan pendaftaran, dan aplikasi acara Anda.

6. Rencanakan program Anda

Atur agenda Anda sedini mungkin! Apakah ada pembicara utama? Apakah akan ada hari atau malam ekstra yang direncanakan hanya untuk sponsor Anda? Akankah ada satu “jalur” lokakarya dan pembicaraan, atau akankah peserta memiliki pilihan untuk memilih di antara beberapa sesi pada waktu tertentu? Saat Anda menjawab pertanyaan awal ini, Anda dapat mulai membangun tampilan tingkat tinggi dari program acara Anda.

Jangan khawatir: tidak penting untuk menyelesaikan jadwal sebelum Anda mulai mempromosikan acara. Anda dapat membuat perubahan pada jadwal setelah Anda mulai memasarkan acara Anda dan pendaftaran mulai bertambah. Teknologi memudahkan ini untuk memperbarui jadwal dengan cepat di situs web dan aplikasi seluler Anda.

Baca Juga : Tahun 2021 Awal Dari Event Organizer yang Berkelanjutan

Peserta Anda akan ingin tahu apa yang diharapkan, jadi yang terbaik adalah jika Anda memiliki kerangka dasar yang dikonfirmasi sedini mungkin. Selain itu, jadwal juga merupakan nilai jual yang penting bagi sponsor!
Pertimbangan lainnya

Selain program acara inti, ada beberapa aspek program lain yang perlu dipikirkan. Jika acara Anda adalah acara sehari penuh atau beberapa hari, Anda juga harus memikirkan perencanaan:

– Makanan dan minuman. Apakah Anda akan menyediakan makan siang atau makanan ringan?
– Acara tambahan seperti happy hour, peluang jaringan, atau aktivitas kesehatan?
– Hiburan. Akankah acara berakhir dalam perayaan atau pesta?

Eventelephant - Media Bisnis Event Organizer Terkini