Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara

Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara – Industri acara khusus telah berkembang pesat dalam dekade terakhir. Menurut penelitian terbaru yang dilakukan oleh Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), pengeluaran untuk acara khusus di seluruh dunia adalah $500 miliar per tahun.

Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara

eventelephant – Goldblatt adalah pendiri International Special Events Society (ISES), direktur pendiri Program Manajemen Acara di Universitas George Washington, dan salah satu penulis The International Dictionary of Event Management.

“Cukup untuk mengatakan, pasar cukup besar untuk mendukung dan mempertahankan usaha Anda,” kata Goldblatt. “Jika Anda bekerja di satu area acara khusus, ada banyak arah yang dapat Anda kembangkan. Jika Anda baru saja memasuki profesi acara khusus, ada pasar yang menggiurkan menunggu Anda di banyak bidang.”

Baca Juga : Manajemen Penyelenggara Acara di Luar Negeri 

Menurut riset Goldblatt, keuntungan di industri ini terus meningkat. Hanya beberapa tahun yang lalu, Goldblatt mengatakan, margin keuntungan rata-rata untuk pengusaha perencanaan acara adalah sekitar 15 persen.

Studi terbarunya, bagaimanapun, menunjukkan margin keuntungan bisa sebanyak 40 persen. Dia mengaitkan kesehatan industri yang baik dengan beberapa faktor, termasuk ekonomi yang membaik dan tren perusahaan Amerika untuk mengalihdayakan fungsi perencanaan rapat mereka. Karena Anda bukan penawar startup teknologi untuk pemrogram , Anda dapat memulai tanpa banyak uang.

Mengapa Orang Menyewa Perencana Acara?

Pertanyaan ini memiliki jawaban yang sederhana: Individu sering kali menemukan bahwa mereka kekurangan keahlian dan waktu untuk merencanakan acara sendiri. Perencana independen dapat turun tangan dan memberikan perhatian yang layak untuk acara khusus ini.

Siapa yang Menjadi Perencana Acara?

Perencana sering kali adalah orang yang memulai dalam satu aspek tertentu dari acara khusus. Pemilik bisnis Martin Van Keken memiliki perusahaan katering yang sukses sebelum dia memutuskan untuk merencanakan seluruh acara.

Banyak perencana lain memiliki cerita serupa. Ini menjelaskan mengapa perencana sering kali tidak hanya mengoordinasikan seluruh acara, tetapi juga dapat menyediakan satu atau lebih layanan untuk acara tersebut.

Perencana acara mungkin juga sudah mulai merencanakan acara untuk perusahaan lain sebelum memutuskan untuk terjun ke bisnis sendiri. Joyce Barnes-Wolff merencanakan acara in-house untuk rantai ritel selama 11 tahun dan kemudian bekerja untuk perusahaan perencanaan acara lain sebelum memulai sendiri.

Menjadi Resmi

Pertimbangkan untuk mendapatkan gelar sarjana atau sertifikat dari universitas lokal Anda dalam merencanakan atau mengelola acara Anda.Daftar universitas yang menawarkan kesempatan Pelatihan di bidang ini tersedia dari Meeting Professionals International (MPI).

Pertimbangkan untuk bekerja menjadikan CMP (Certified Meeting Planner)atau CSEP (Certified Special Events Professional). Penunjukan ini diberikan oleh ISES dan MPI, masing-masing. Banyak perusahaan, dan beberapa anggota masyarakat umum, mencari sebutan ini saat mempekerjakan perencana. Karena penelitian dan studi yang diperlukan untuk menjadi CSEP atau CMP, klien tahu bahwa perencana ini adalah profesional.

Pasar Korporat

Secara garis besar, ada dua pasar untuk layanan perencanaan acara: korporat dan sosial. Istilah “perusahaan” tidak hanya mencakup perusahaan tetapi juga organisasi amal dan nirlaba.

Amal dan organisasi nirlaba menyelenggarakan penggalangan dana gala, resepsi dan kompetisi atletik, di antara acara lainnya, untuk memperluas basis dukungan publik mereka dan mengumpulkan dana. Ribuan acara ini terjadi setiap tahun, dan meskipun yang besar memerlukan pengalaman perencanaan acara khusus, Anda mungkin menemukan acara lokal yang lebih kecil untuk memulai.

Perusahaan mengadakan pameran dagang, rapat, piknik perusahaan, pesta Natal, rapat untuk karyawan, anggota dewan, atau pemegang saham. Ada pasar besar untuk acara semacam ini. Menurut Survei Signifikansi Ekonomi Dewan Industri Konvensi 2012, 1,83 juta konferensi perusahaan bisnis, pameran dagang, konvensi, dan lainnya hanya diadakan di Amerika Serikat.

Pasar Sosial

Acara sosial termasuk pernikahan, ulang tahun, pesta ulang tahun, bar dan mitzvah kelelawar, pesta Sweet 16, pesta anak-anak, reuni, dan sebagainya. Anda dapat memutuskan untuk menangani semua acara ini atau hanya berspesialisasi dalam satu atau lebih dari mereka.

Pasar untuk acara sosial, terutama ulang tahun dan hari jadi, diperkirakan akan terus meningkat selama beberapa tahun ke depan, seiring dengan semakin matangnya generasi baby boomer. Grup ini memiliki anak-anak yang akan menikah, orang tua merayakan hari jadi emas, dan hari jadi pernikahan perak mereka sendiri untuk diperingati.

Biaya Awal

Berapa banyak uang yang Anda perlukan untuk memulai bisnis perencanaan acara Anda? Itu akan tergantung pada biaya hidup di area yang dilayani bisnis Anda dan apakah Anda bekerja dari rumah atau menyewa ruang kantor. Itu juga akan tergantung, pada tingkat yang lebih rendah, pada selera dan pilihan gaya hidup Anda sendiri.

Bagan ini mencantumkan biaya awal untuk dua layanan perencanaan acara hipotetis. Bisnis pertama berbasis rumah dan tidak memiliki karyawan. Bisnis kelas atas menempati ruang kantor seluas 1.000 kaki persegi.

Pemilik/manajer bisnis ini mempekerjakan perencana junior penuh waktu dan pemegang buku paruh waktu, serta karyawan sementara yang menangani pekerjaan administrasi dan yang dapat membantu mempersiapkan berbagai acara. Kedua pemilik akan memperoleh pendapatan mereka dari laba bersih sebelum pajak. Setiap tahun, bisnis ini masing-masing akan menghasilkan $85.000 dan $250.000. Tabel startup mencantumkan biaya pra-pembukaan untuk bisnis.

Mengoperasikan Acara

Sedikit, jika ada, perencana acara memiliki pekerjaan 9 ke 5. Sesuai sifatnya, perencanaan acara cenderung melibatkan malam hari, akhir pekan, hari libur, dan terkadang bahkan musim tertentu. Berapa lama Anda harus berkomitmen untuk bekerja akan bergantung, sekali lagi, pada spesialisasi yang Anda pilih.

Sebagai aturan umum, acara sosial melibatkan lebih banyak akhir pekan dan hari libur daripada acara perusahaan. Beberapa wilayah negara dan beberapa jenis acara memiliki musim “aktif” dan “nonaktif”. Namun, apa pun spesialisasi Anda (dengan pengecualian pesta untuk anak kecil), Anda dapat mengandalkan bekerja setidaknya beberapa malam saat Anda mengoordinasikan dan mengawasi acara. Perencanaan acara tersebut, bagaimanapun, akan dilakukan sebagian besar selama jam kerja.

Berikut adalah tugas utama yang akan Anda selesaikan sebagai perencana acara

Riset

Cara terbaik untuk mengurangi risiko (apa pun jenisnya) adalah dengan mengerjakan pekerjaan rumah Anda. Untuk acara besar, penelitian dapat berarti memastikan ada permintaan untuk acara tersebut dengan melakukan survei, wawancara, atau penelitian kelompok fokus. Jika Anda baru mengenal industri perencanaan acara, penelitian mungkin berarti mencari tahu semua yang Anda bisa tentang vendor dan pemasok.

Riset juga bisa berarti berbicara dengan perencana lain yang telah membuat acara yang serupa dengan acara yang sedang Anda kerjakan. Atau Anda mungkin menemukan diri Anda membaca tentang masalah adat dan etiket, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan jenis acara tertentu.

Terlepas dari jenis acara yang Anda rencanakan, survei akan meminta Anda untuk mengajukan banyak pertanyaan kepada klien dan menuliskan jawabannya. Wawancara dengan pelanggan mungkin bukan yang langsung Anda anggap sebagai survei. Namun, jika Anda memiliki terlalu sedikit pertanyaan atau tidak mendengarkan pelanggan Anda dengan baik, itu dapat membahayakan kesuksesan acara Anda yang akan datang.

Desain

Kreativitas Anda paling berperan dalam fase desain perencanaan acara, di mana Anda membuat sketsa keseluruhan “rasa” dan “tampilan” acara tersebut. Inilah saatnya untuk bertukar pikiran, baik sendiri atau dengan karyawan Anda.

Ini juga merupakan waktu untuk menarik diri dan melihat-lihat file ide Anda. (Anda memilikinya, bukan? Jika tidak, baca terus dan buat catatan.) Jangan lupa untuk membaca buku catatan Anda untuk mendapatkan jawaban klien atas pertanyaan yang Anda ajukan pada fase penelitian. Tanggapan ini, terutama yg berkaitan menggunakan aturan acara, akan membantu Anda menilik kelayakan setiap wangsit secara menyeluruh, usahakan sebelum menyarankannya pada klien.

Setelah mewawancarai pelanggan dan melakukan brainstorming pertama, Anda harus memiliki informasi yang cukup untuk membuat proposal. Harap dicatat bahwa kutipan ini memakan waktu dan mungkin mahal, terutama jika Anda menyertakan foto atau sketsa. Perhatikan bahwa hanya perusahaan besar yang memproduksi acara kelas atas yang mampu memberikan proposal gratis kepada klien. Anda harus menerima biaya konsultasi (dia menyarankan sekitar $150), yang dapat diterapkan untuk acara klien jika dia mempekerjakan Anda.

Organisasi

Selama fase pengambilan keputusan yang intensif ini, Anda akan menyewa situs, merekrut vendor, dan mengurus lebih banyak detail daripada yang mungkin Anda yakini. Anda akan berada di telepon sampai telinga Anda mati rasa.

Tetapi sebelum Anda melakukan semua ini, pastikan Anda memiliki orang yang dapat dihubungi (baik klien atau seseorang yang bertindak atas nama klien) dengan siapa Anda akan mendiskusikan semua keputusan penting.

Memiliki individu yang ditunjuk membantu memastikan bahwa jalur komunikasi tetap terbuka. Juga, acara-acara sosial khususnya terkadang menderita sindrom “terlalu banyak juru masak”. Memiliki satu kontak yang ditunjuk membantu Anda menghindari terjebak di tengah perselisihan antara peserta acara.

Secara umum, semakin besar acara, semakin lama lead time yang dibutuhkan untuk perencanaan. Kompetisi skala besar direncanakan bertahun-tahun yang lalu. Bahkan jika Anda tidak mengadakan acara besar seperti itu, Anda harus menghabiskan setidaknya beberapa bulan untuk acara-acara seperti piknik perusahaan, reuni, dan pesta besar.

Koordinasi

Setelah Anda membuat rencana awal, alihkan perhatian Anda ke setiap kegiatan yang menjadi bagian dari keseluruhan acara. Pada titik ini, tujuan Anda adalah memastikan bahwa setiap orang berada pada gelombang yang sama. Keterampilan komunikasi yang baik itu penting. Pastikan semua vendor memiliki setidaknya gambaran umum tentang jadwal acara secara keseluruhan.

Lebih penting lagi, vendor harus jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka, dan kapan. Waktu kedatangan vendor akan muncul dalam kontrak, tetapi tetap verifikasi waktu tersebut. Ini adalah periode “check and recheck”. Pastikan semua anggota staf Anda mengetahui peran mereka.

Evaluasi

Yang jelas, dan di satu sisi yang paling penting, ujian keberhasilan suatu acara adalah kepuasan pelanggan. Tujuannya, tentu saja, adalah untuk mendapatkan klien yang akan menyanyikan pujian Anda di jalan, meneriakkannya dari atap rumah. Ini adalah klien yang akan mempekerjakan Anda lagi, dan yang akan menyediakan iklan dari mulut ke mulut yang terkenal itu untuk Anda.

Ada beberapa cara lain untuk mengevaluasi keberhasilan suatu acara. Anda dapat menyewa konsultan perencanaan acara; mintalah seseorang yang menyelenggarakan pesta yang sangat sukses untuk mengamati acara Anda; rencanakan diskusi meja bundar pasca acara dengan karyawan Anda; mendapatkan umpan balik dari profesional industri lain yang bekerja di acara tersebut, seperti katering atau bartender; atau survei tamu pada atau setelah acara.

Pendapatan & Penagihan

Tujuan dalam menetapkan harga suatu layanan adalah untuk menandai biaya tenaga kerja dan material Anda secara memadai untuk menutupi biaya overhead dan menghasilkan keuntungan yang dapat diterima. Pemilik bisnis pertama kali sering gagal karena mereka tanpa sadar memberi harga layanan mereka terlalu rendah. Menurut pakar industri dan penulis Dr. Joe Goldblatt, biaya biasanya ditentukan oleh tiga faktor.

Segmen pasar yang dilayani. Acara sosial memiliki struktur biaya yang berbeda dari acara perusahaan. Dalam industri acara sosial, perencana biasanya menerima biaya untuk layanan mereka, ditambah persentase dari beberapa atau semua biaya vendor. Kedua aliran pendapatan menghasilkan pendapatan yang cukup untuk mendapatkan keuntungan.

Namun, dalam industri acara perusahaan, perencana biasanya membebankan biaya untuk layanan mereka, ditambah biaya penanganan untuk setiap item yang mereka kontrak. Misalnya, seorang perencana membeli bunga dari toko bunga, menandainya (biasanya 15 persen) dan membebankan jumlah itu kepada klien. Kemungkinan lain adalah biaya tetap, atau “biaya proyek”, yang sering digunakan ketika acara besar dan perusahaan ingin diberi angka “tidak melebihi”.

Lokasi geografis. Biaya lebih tinggi di Amerika Serikat timur laut, misalnya, daripada di tenggara. Perbedaan ini mencerminkan variasi dalam biaya hidup. Selain itu, wilayah negara yang memiliki musim di dalam dan di luar musim yang ditentukan dengan baik sebagian mendasarkan harga mereka pada musim mana mereka berada.

Pengalaman dan reputasi perencana acara. Jika Anda baru memulai di industri ini, masuk akal untuk mengenakan biaya lebih sedikit untuk layanan perencanaan Anda saat Anda mendapatkan keahlian.

Bagaimana, Anda mungkin bertanya, bagaimana biaya untuk layanan yang disebutkan di atas dihitung? Perencana acara yang kami wawancarai menentukan biaya layanan mereka (biaya total untuk klien) menggunakan metode “biaya plus”. Mereka mengontrakkan tenaga kerja, perlengkapan dan bahan yang terlibat dalam memproduksi sebuah acara dan membebankan klien mereka biaya layanan sekitar 10 sampai 20 persen dari total biaya acara, dengan 15 persen menjadi rata-rata kasar.

Pemasaran dan Sumber Daya

Iklan cetak mencakup berbagai macam, dari iklan Halaman Kuning gratis atau murah hingga iklan di publikasi nasional yang mengilap seharga puluhan ribu dolar. Bahkan saat ini di era online, sebagian besar perencana setuju bahwa iklan di Yellow Pages masuk akal secara bisnis. Sebuah iklan baris, hanya mencantumkan nama bisnis Anda, sering kali diberikan secara gratis saat Anda menghubungkan telepon Anda (jika Anda memiliki sambungan telepon rumah).

Anda juga dapat memilih iklan bergambar. Ini adalah iklan berbatas yang lebih besar di Yellow Pages. Ada biaya untuk ini. Jika Anda memilih ruang iklan yang lebih besar, pastikan untuk menyertakan logo Anda. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk memasang iklan di koran lokal Anda.

Banyak surat kabar secara berkala (mungkin triwulanan) menerbitkan bagian khusus untuk calon pengantin. Ini adalah kendaraan yang baik untuk mempromosikan bisnis perencanaan acara Anda jika Anda berencana untuk melakukan konsultasi pernikahan.