Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara Yang Belum Kalian Ketahui

Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara Yang Belum Kalian Ketahui – Industri acara khusus telah berkembang pesat dalam dekade terakhir. Menurut penelitian terbaru yang dilakukan oleh Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), pengeluaran untuk acara khusus di seluruh dunia adalah $500 miliar per tahun.

Cara Memulai Layanan Perencanaan Acara Yang Belum Kalian KetahuiCara Memulai Layanan Perencanaan Acara Yang Belum Kalian Ketahui

eventelephant.com – Goldblatt adalah pendiri International Special Events Society (ISES), direktur pendiri Program Manajemen Acara di Universitas George Washington, dan salah satu penulis The International Dictionary of Event Management. “Cukup untuk mengatakan, pasar cukup besar untuk mendukung dan mempertahankan usaha Anda,” kata Goldblatt.

Jika Anda bekerja di satu area acara khusus, ada banyak arah di mana Anda dapat berkembang. Jika Anda baru saja memasuki profesi acara khusus, ada pasar yang menguntungkan menunggu Anda di banyak bidang.

Menurut penelitian Goldblatt, keuntungan dalam industri ini terus meningkat. Hanya beberapa tahun yang lalu, Goldblatt mengatakan, margin keuntungan rata-rata untuk pengusaha perencanaan acara adalah sekitar 15 persen.

Dilandir dari kompas.com, bagaimanapun, menunjukkan margin keuntungan bisa sebanyak 40 persen. Dia mengaitkan kesehatan industri yang baik dengan beberapa faktor, termasuk ekonomi yang membaik dan tren perusahaan Amerika untuk mengalihdayakan fungsi perencanaan rapat mereka. Karena Anda bukan penawar startup teknologi untuk pemrogram, Anda dapat memulai tanpa banyak uang.

Baca Juga : Cara Merencanakan Acara: 6 Langkah Panduan Perencanaan Acara

Apa itu Perencanaan Acara?

Pertanyaan ini sebenarnya dipecah menjadi dua pertanyaan: Peristiwa apa yang sedang kita bicarakan? Dan, apa itu perencanaan acara?

Hal pertama yang pertama. Secara umum, peristiwa khusus terjadi untuk tujuan berikut:

Perayaan (pameran, parade, pernikahan, reuni, ulang tahun, peringatan)
Pendidikan (konferensi, rapat, wisuda)
Promosi (peluncuran produk, demonstrasi politik, peragaan busana)
Peringatan (peringatan, acara sipil)

Daftar ini tidak lengkap, tetapi seperti yang diilustrasikan oleh contoh, acara khusus mungkin terkait bisnis, murni sosial, atau di antaranya.

Sekarang kita beralih ke pertanyaan kedua: Apa itu perencanaan acara? Perencana acara dapat menangani salah satu atau semua tugas berikut yang terkait dengan acara tersebut:

Melakukan penelitian
Membuat desain acara
Menemukan situs
Mengatur makanan, dekorasi, dan hiburan
Merencanakan transportasi ke dan dari acara
Mengirim undangan ke peserta
Mengatur akomodasi yang diperlukan untuk peserta
Mengkoordinasikan kegiatan personil acara of
Mengawasi di situs
Melakukan evaluasi acara

Berapa banyak dari aktivitas yang terlibat dalam bisnis Anda ini akan bergantung pada ukuran dan jenis acara tertentu, yang pada gilirannya akan bergantung pada spesialisasi yang Anda pilih.

Mengapa Orang Menyewa Perencana Acara?

Pertanyaan ini memiliki jawaban yang sederhana: Orang kerap menciptakan kalau mereka kekurangan kemampuan serta durasi buat merancang kegiatan sendiri. Perencana bebas bisa turun tangan serta membagikan atensi yang pantas buat kegiatan spesial ini.

Siapa yang Menjadi Perencana Acara?

Perencana sering kali adalah orang yang memulai dalam satu aspek tertentu dari acara khusus. Owner bidang usaha Martin Van Keken mempunyai industri katering yang berhasil saat sebelum ia menyudahi buat merancang semua kegiatan. Banyak perencana lain mempunyai narasi seragam. Ini menarangkan kenapa perencana kerap kali tidak cuma mengatur semua kegiatan, namun pula bisa sediakan satu ataupun lebih layanan buat kegiatan itu.

Perencana kegiatan bisa jadi pula telah mulai merancang kegiatan buat industri lain saat sebelum menyudahi buat turun ke bidang usaha sendiri. Joyce Barnes- Wolff merancang kegiatan in house buat kaitan ritel sepanjang 11 tahun serta setelah itu bertugas buat industri pemograman kegiatan lain saat sebelum mengawali sendiri.

Menjadi Bersertifikat

Pertimbangkan untuk mendapatkan gelar atau sertifikat dari universitas lokal dalam perencanaan atau manajemen acara. Daftar perguruan tinggi dan universitas yang menawarkan peluang pendidikan di bidang ini tersedia dari Meeting Professionals International (MPI).

Pertimbangkan juga untuk menjadi CSEP (Certified Special Events Professional) atau CMP (Certified Meeting Planner). Sebutan ini diberikan oleh ISES dan MPI, masing-masing. Banyak perusahaan, dan beberapa anggota masyarakat umum, mencari sebutan ini saat mempekerjakan perencana. Karena penelitian dan studi yang diperlukan untuk menjadi CSEP atau CMP, klien tahu bahwa perencana ini adalah profesional.

Sasaran pasar
Pasar Korporat

Secara garis besar, ada dua pasar untuk layanan perencanaan acara: korporat dan sosial. Istilah “perusahaan” tidak hanya mencakup perusahaan tetapi juga badan amal dan organisasi nirlaba.

Amal dan organisasi nirlaba menyelenggarakan penggalangan dana gala, resepsi dan kompetisi atletik, di antara acara lainnya, untuk memperluas basis dukungan publik mereka dan mengumpulkan dana. Ribuan acara ini terjadi setiap tahun, dan meskipun yang besar memerlukan pengalaman perencanaan acara khusus, Anda mungkin menemukan acara lokal yang lebih kecil untuk memulai.

Perusahaan menyelenggarakan pameran dagang, konvensi, piknik perusahaan, pesta liburan, dan pertemuan untuk anggota staf, anggota dewan, atau pemegang saham. Ada pasar yang besar untuk jenis acara ini. Menurut Studi Signifikansi Ekonomi 2012 Dewan Industri Konvensi, 1,83 juta pertemuan perusahaan/bisnis, pameran dagang, konvensi, dll. berlangsung di AS saja.

Pasar Sosial

Acara sosial termasuk pernikahan, ulang tahun, pesta ulang tahun, bar dan bat mitzvah, pesta Sweet 16, pesta anak-anak, reuni dan sebagainya. Anda dapat memutuskan untuk menangani semua acara ini atau hanya berspesialisasi dalam satu atau lebih dari mereka.

Pasar untuk acara sosial, terutama ulang tahun dan hari jadi, diperkirakan akan terus meningkat selama beberapa tahun ke depan, seiring dengan semakin matangnya generasi baby boomer. Kelompok ini memiliki anak-anak yang akan menikah, orang tua merayakan hari jadi emas, dan hari jadi pernikahan perak mereka sendiri untuk memperingatinya.

Biaya Awal

Berapa banyak uang yang Anda perlukan untuk memulai bisnis perencanaan acara Anda? Itu akan tergantung pada biaya hidup di area yang dilayani bisnis Anda dan apakah Anda bekerja dari rumah atau menyewa ruang kantor. Itu juga akan tergantung, pada tingkat yang lebih rendah, pada selera dan pilihan gaya hidup Anda sendiri.

Ingatlah bahwa saat bekerja dari rumah akan menghemat biaya Anda, Anda tidak dapat memulai bisnis perencanaan acara apa pun kecuali yang terkecil dengan sedikit uang.

Bagan ini mencantumkan biaya awal untuk dua layanan perencanaan acara hipotetis. Bisnis pertama berbasis rumah dan tidak memiliki karyawan. Bisnis kelas atas menempati ruang kantor seluas 1.000 kaki persegi.

Pemilik/manajer bisnis ini mempekerjakan perencana junior penuh waktu dan pemegang buku paruh waktu, serta karyawan sementara yang menangani pekerjaan administrasi dan yang dapat membantu mempersiapkan berbagai acara.

Kedua pemilik akan memperoleh pendapatan mereka dari laba bersih sebelum pajak. Setiap tahun, bisnis ini masing-masing akan menghasilkan $85.000 dan $250.000. Tabel startup mencantumkan biaya pra-pembukaan untuk bisnis.

Operasi

Sedikit, jika ada, perencana acara memiliki pekerjaan 9-ke-5. Pada dasarnya, perencanaan acara cenderung melibatkan malam hari, akhir pekan, hari libur, dan terkadang bahkan musim tertentu. Berapa lama Anda harus berkomitmen untuk bekerja akan bergantung, sekali lagi, pada spesialisasi yang Anda pilih.

Sebagai aturan umum, acara sosial melibatkan lebih banyak akhir pekan dan hari libur daripada acara perusahaan. Beberapa wilayah negara dan beberapa jenis acara memiliki musim “aktif” dan “nonaktif”.

Namun, apa pun spesialisasi Anda (dengan pengecualian pesta untuk anak kecil), Anda dapat mengandalkan bekerja setidaknya beberapa malam saat Anda mengoordinasikan dan mengawasi acara. Perencanaan acara tersebut, bagaimanapun, akan dilakukan sebagian besar selama jam kerja.

Baca Juga : Tahun 2021 Awal Dari Event Organizer yang Berkelanjutan

Berikut adalah tugas utama yang akan Anda selesaikan sebagai perencana acara:

Penelitian. Cara terbaik untuk mengurangi risiko (apa pun jenisnya) adalah dengan mengerjakan pekerjaan rumah Anda. Untuk acara besar, penelitian dapat berarti memastikan ada permintaan untuk acara tersebut dengan melakukan survei, wawancara, atau penelitian kelompok fokus.

Jika Anda baru mengenal industri perencanaan acara, penelitian mungkin berarti mencari tahu semua yang Anda bisa tentang vendor dan pemasok. Riset juga bisa berarti berbicara dengan perencana lain yang telah membuat acara yang serupa dengan acara yang sedang Anda kerjakan. Atau Anda mungkin menemukan diri Anda membaca tentang masalah adat dan etiket, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan jenis acara tertentu.

Apa pun jenis acara yang Anda rencanakan, penelitian harus mencakup mengajukan banyak pertanyaan kepada klien Anda dan menuliskan jawabannya. Mewawancarai klien mungkin bukan hal yang langsung Anda pikirkan sebagai penelitian. Namun, mengajukan terlalu sedikit pertanyaan, atau tidak mendengarkan jawaban klien secara memadai, dapat membahayakan keberhasilan acara yang Anda rencanakan.

1. Rancangan, Kreativitas Anda paling berperan dalam fase desain perencanaan acara, di mana Anda membuat sketsa keseluruhan “rasa” dan “tampilan” acara tersebut. Inilah saatnya untuk bertukar pikiran, baik sendiri atau dengan karyawan Anda.

Ini juga merupakan waktu untuk menarik keluar dan melihat-lihat file ide Anda. (Anda memilikinya, bukan? Jika tidak, baca terus dan buat catatan.) Jangan lupa untuk membaca buku catatan Anda untuk mendapatkan jawaban klien atas pertanyaan yang Anda ajukan pada fase penelitian.

Tanggapan ini, terutama yang berkaitan dengan anggaran acara, akan membantu Anda memeriksa kelayakan setiap ide secara menyeluruh, sebaiknya sebelum menyarankannya kepada klien.

2. Usul, Setelah Anda mewawancarai klien dan melakukan beberapa brainstorming awal, Anda harus memiliki informasi yang cukup untuk menyiapkan proposal. Sadarilah bahwa produksi proposal memakan waktu dan berpotensi mahal, terutama jika Anda menyertakan foto atau sketsa.

Perhatikan bahwa hanya perusahaan besar yang memproduksi acara kelas atas yang mampu memberikan proposal gratis kepada klien. Anda harus menerima biaya konsultasi (dia menyarankan sekitar $150), yang dapat diterapkan untuk acara klien jika dia mempekerjakan Anda.

3. Organisasi, Selama fase pengambilan keputusan yang intensif ini, Anda akan menyewa situs, merekrut vendor, dan mengurus lebih banyak detail daripada yang mungkin Anda yakini. Anda akan berada di telepon sampai telinga Anda mati rasa.

Tetapi sebelum Anda melakukan semua ini, pastikan Anda memiliki orang yang dapat dihubungi (baik klien atau seseorang yang bertindak atas nama klien) dengan siapa Anda akan mendiskusikan semua keputusan penting.

Memiliki individu yang ditunjuk membantu memastikan bahwa jalur komunikasi tetap terbuka. Juga, acara-acara sosial khususnya kadang-kadang menderita sindrom “terlalu banyak juru masak”. Memiliki satu kontak yang ditunjuk membantu Anda menghindari terjebak di tengah perselisihan antara peserta acara.

Secara umum, semakin besar acara, semakin banyak lead time yang dibutuhkan untuk merencanakannya. Konvensi-konvensi besar direncanakan bertahun-tahun sebelumnya. Meskipun Anda mungkin tidak mengatur acara dalam skala besar seperti itu, Anda perlu meluangkan waktu setidaknya beberapa bulan untuk acara seperti piknik perusahaan, reuni, atau pesta besar.

Eventelephant - Media Bisnis Event Organizer Terkini