Cara Mempersiapkan Acara Reuni Sekolah

Cara Mempersiapkan Acara Reuni Sekolah

Cara Mempersiapkan Acara Reuni Sekolah – Dalam kebanyakan kasus, reuni alumni diselenggarakan setiap 5 atau 10 tahun setelah kelulusan.

eventelephant – Sebagai aturan, itu terjadi di kota yang sama di mana sekolah berada, yang memungkinkan teman lama dan kenalan untuk melanjutkan komunikasi, bahkan jika mereka telah melakukan perjalanan jarak jauh.

Reuni sekolah adalah acara besar yang akan memungkinkan Anda untuk bersenang-senang dan terjun ke dalam kenangan.

Namun, ini akan membutuhkan banyak waktu untuk berpikir dan merencanakan semuanya berjalan dengan sempurna.

Bagian Pertama

Membentuk Panitia Perencanaan

Mulailah mempersiapkan setahun sebelum acara. Reuni Alumni melibatkan banyak upaya dalam mengoordinasikan pekerjaan.

Penting untuk memesan tempat pertemuan, jika perlu, mengatur katering dan mengirim undangan.

Untuk memberi diri Anda cukup waktu untuk mengatur Reuni Alumni Anda, mulailah membentuk panitia perencanaan setidaknya 12 bulan sebelum hari acara.

Jika tidak, Anda akan terburu-buru dan melakukan segalanya dengan tergesa-gesa pada menit terakhir.

Harap dicatat bahwa lulusan dapat secara geografis cukup jauh dari satu sama lain.

Mungkin para anggota komite perencanaan tinggal di wilayah atau bahkan negara yang sama sekali berbeda.

Kemungkinan besar, beberapa teman sekelas mengubah nama keluarga mereka.

Dan semakin cepat Anda mulai membentuk komite, semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk berhubungan dengan siapa pun yang Anda butuhkan.

Hubungi sekolah. Kebetulan pertemuan alumni diselenggarakan langsung di sekolah (dan di masa lalu mereka melakukan hal itu).

Dalam hal ini, Anda akan dibantu dengan persiapan pertemuan.

Jika sekolah tidak terlibat, kemungkinan mereka akan membantu Anda dengan cara lain, seperti memberikan rincian kontak untuk guru yang Anda rencanakan untuk diundang, atau menyarankan tempat lokal yang paling cocok untuk acara tersebut.

Sebelum membuat keputusan akhir, Anda harus mencari tahu dari perwakilan administrasi sekolah tentang bagaimana pertemuan semacam itu diadakan di masa lalu.

Jangkau anggota panitia yang menyiapkan Reuni Alumni terakhir. Jika ini bukan pertemuan pertama kelulusan Anda, Anda harus menghubungi orang-orang yang menyelenggarakan pertemuan sebelumnya.

Mungkin mereka juga ingin menjadi bagian dari panitia penyelenggara kali ini, atau setidaknya mereka dapat membantu Anda dengan saran dan berbagi kontak.

Hubungi mereka atau hubungi melalui media sosial.

Jika Anda kehilangan kontak dengan anggota komite lainnya, carilah mereka di jejaring sosial atau melalui teman sekelas yang kontaknya Anda miliki.

Merekrut panitia reuni alumni baru. Jika Anda baru pertama kali mengadakan rapat kelulusan, atau anggota panitia sebelumnya tidak dapat atau tidak mau hadir kali ini (lagi pula, sudah lama sekali!), anda harus membentuk panitia penyelenggara baru. Kirim email ke seluruh daftar masalah Anda atau gunakan grup Kontak untuk menarik sukarelawan agar membantu dalam tugas yang begitu penting.

Pilih pelamar untuk posisi tersebut dengan alasan berikut:

Anggota komite harus dapat mendedikasikan 5-10 jam per bulan untuk menjalankan tugas beberapa bulan sebelum acara.

Kompetitor harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk mempersiapkan diri selama 4-6 minggu sebelum acara.

Panitia harus beragam dan mewakili siswa dengan minat yang berbeda. Jika tidak, suasana tertutup dan istimewa akan berkuasa di dalamnya, dan pertemuan alumni akan menjadi acara bagi para elit.

Komite harus cukup besar untuk dapat memberikan tugas kepada beberapa anggota, tetapi cukup kecil agar mudah dikelola. Tergantung pada jumlah siswa dalam edisi Anda, 3-6 orang sudah cukup.

Anggota komite harus merupakan individu yang sangat terorganisir yang mampu melakukan banyak tugas pada saat yang bersamaan.

Bagikan tugas. Temu alumni melibatkan banyak unsur penggerak dalam proses persiapannya.

Satu orang tidak mampu mengatasi semua tugas bersama dengan tugas biasa mereka.

Bagikan tugas di antara semua orang sehingga setiap anggota komite menjalankan fungsi yang ditugaskan kepadanya. Cobalah untuk mendistribusikan kekuatan secara merata.

Penting untuk tetap berpegang pada tugas yang ditetapkan semaksimal mungkin, tetapi pada saat yang sama fleksibel jika beban kerja menjadi berlebihan dan memakan terlalu banyak waktu.

Tergantung pada ukuran acara, tempat dan jumlah undangan, panitia dapat menunjuk peserta untuk melakukan fungsi pekerjaan berikut (tidak semuanya diperlukan, jika output Anda kecil, satu orang dapat menggabungkan beberapa fungsi). Ketua panitia, yang akan dapat mengatur pekerjaannya secara keseluruhan, seorang sekretaris yang menyimpan semua catatan dan kalender, tim komunikasi yang mengumpulkan informasi kontak tentang teman sekelas, mengelola Kontak, WhatsApp, atau grup jaringan lainnya, dan mengirim email, tim penyelenggara acara itu sendiri, yaitu mencari tempat yang cocok dan penyedia layanan yang diperlukan (restoran atau ruang perjamuan dan layanan katering, bartender, DJ, fotografer, pilihan akomodasi bagi mereka yang datang dari kota lain, dan sebagainya)

tim pendanaan yang menggalang dana dan mengelola anggaran,

tim dekorasi yang membantu menyiapkan dan mendekorasi ruangan lalu membersihkannya,
panitia penyambutan, yang menangani penerimaan undangan dan mengelola relawan yang secara sukarela melayani acara, atau berinteraksi dengan staf restoran / hall,

tuan rumah pertemuan, yang menyusun dan memimpin bagian resmi dan program hiburan.

Buatlah jadwal persiapan awal. Salah satu anggota komite harus bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan sehingga semua anggota mendapat informasi dan bertindak bersama.

Tentukan biaya Anda pada kerangka waktu yang telah ditentukan dan segera masukkan ke kalender Anda.

Cobalah untuk bertemu dua kali sebulan selama tahap awal perencanaan, dan seminggu sekali dalam dua bulan terakhir sebelum acara.

Jika anggota komite tinggal di kota dan wilayah yang berbeda, gunakan obrolan grup atau obrolan video.

Jadwalkan tugas sebelumnya. Beberapa tugas lebih penting daripada yang lain. Beberapa tugas harus diselesaikan sebelum melanjutkan ke yang lain.

Baca Juga : 3 Hal Penting Yang Harus Dimengerti Dan Diperhatikan Oleh Seorang Event Organiser

Oleh karena itu, panitia perlu menyusun jadwal awal tanggal agar persiapan temu alumni berjalan lancar. Setiap reuni alumni berbeda, tetapi jadwal di bawah ini adalah titik awal yang solid:

12 bulan sebelumnya: bentuk komite perencanaan, hitung anggaran awal, kumpulkan nama dan detail kontak teman sekelas dan guru yang ingin Anda undang, mulai tentukan hari acara, hubungi manajemen sekolah, tawarkan beberapa opsi untuk rapat tempat.

6-12 bulan sebelumnya: tetapkan tanggal acara, selesaikan anggaran, pesan tempat dan layanan kontraktor utama (penyedia makanan, fotografer, dll.), beri tahu semua teman sekelas dan guru tentang acara tersebut, coba temukan kontaknya rincian teman sekelas yang hilang

2-6 bulan sebelumnya: Mulailah mengumpulkan tanggapan terhadap undangan sambil terus mengiklankan acara tersebut, memesan dekorasi aula dan memorabilia, mengumpulkan persediaan untuk acara tersebut, dan meminta sukarelawan untuk membantu menjalankan acara tersebut.

2 bulan terakhir: Membuat daftar akhir tamu, memberikan ringkasan perkiraan biaya vendor, membeli dekorasi dan item bertema lainnya yang tidak memerlukan pra-pemesanan (seperti papan nama), memberi tahu vendor, mengirim pengingat email kepada tamu, menyelesaikan proses pendaftaran, mendekorasi ruang, menyediakan tamu dan sukarelawan atau staf dengan jadwal program untuk malam itu.

Bagian Kedua

Buat daftar tamu

Membuat daftar induk alumni. Anda perlu mengumpulkan banyak informasi dari banyak orang. Oleh karena itu, perlu untuk mengurutkan data yang diterima untuk mengirim undangan ke orang yang benar.

Buat spreadsheet agar dapat terus memperbarui dan menyaring data saat Anda menerima nama baru, serta alamat tempat tinggal dan email.

Tabel Anda harus mencakup kategori berikut:

  • nama keluarga teman sekelas saat ini,
  • nama belakang sebelumnya (jika telah berubah),
  • kehadiran pasangan (jika Anda berencana untuk mengundang teman sekelas dengan istri / suami),
  • alamat rumah,
  • Alamat email,
  • nomor telepon,
  • akun jejaring sosial.

Jangkau komunitas alumni sekolah Anda. Sebagian besar sekolah menyimpan daftar alumni yang terperinci, termasuk perubahan nama dan perincian kontak yang diperbarui.

Untuk menyusun daftar induk undangan, langkah pertama adalah mengumpulkan daftar semua lulusan di kelas Anda.

Ini akan memberi Anda sebagian besar nama, alamat tempat tinggal, dan email.

Periksa album kelulusan Anda. Mungkin klub alumni sekolah akan kehilangan beberapa nama teman sekelas.

Bandingkan daftar yang disediakan masyarakat dengan data buku tahunan. Catat perbedaan antara dua daftar dan pindahkan nama dari album ke daftar kontak Anda.

Buat grup Kontak yang didedikasikan untuk pertemuan lulusan.

Jejaring sosial adalah peluang bagus untuk mengikuti mantan teman sekelas, gerakan dan perubahan nama mereka.

Buat grup Kontak pada tahap awal dan undang teman sekelas sebanyak mungkin untuk bergabung.

Doronglah anggota kelompok untuk mencari teman dan kenalan lain di kelas Anda.

Tentunya rumor tentang pertemuan para wisudawan yang akan datang akan menyebar dan menjangkau kebanyakan orang.

Grup Kontak akan membantu tidak hanya menyusun daftar undangan, tetapi juga memberi tahu teman sekelas tepat waktu tentang bagaimana persiapan acara berlangsung.

Pastikan untuk memposting pembaruan yang relevan di grup untuk meningkatkan minat.

Pastikan Anda memiliki detail kontak yang benar untuk setiap orang dalam daftar.Pada tahap ini, Anda perlu memiliki daftar perkiraan kontak.

Misalkan Anda sudah memiliki alamat beberapa orang, atau Anda tidak memiliki apa-apa selain alamat akun Kontak lulusan lain.

Isi bagian yang kosong untuk mengonfirmasi informasi kontak untuk semua teman sekelas.

Gunakan data yang Anda miliki untuk menghubungi orang secara langsung: hubungi teman sekelas yang nomornya Anda miliki, dan kirim email ke yang lain.

Juga, kirim pemberitahuan ke anggota grup di jejaring sosial dan tulis surat kepada teman sekelas jika Anda memiliki alamat yang valid.

Minta konfirmasi informasi kontak dan tanyakan cara terbaik untuk menghubungi mereka. Masukkan data ini ke dalam tabel.

Setelah menyelesaikan daftar kontak, Anda perlu membuat server email. Setelah Anda menyelesaikan daftar kontak Anda, mintalah tim komunikasi untuk menyusun daftar email untuk seluruh kelas.

Anda dapat menggunakan daftar email untuk memberi tahu teman sekelas tentang berita prom penting dan mengumpulkan data tentang mereka sesuai kebutuhan.

Temukan teman sekelas yang hilang. Biasanya, di kelas mana pun ada beberapa orang yang sulit ditemukan setelah lulus.

Mereka bisa pindah ke negara lain, mengubah nama belakang mereka, atau kehilangan kontak dengan teman sekolah mereka.

Buat tabel rekan sekelas yang sirna yang tak bisa dikontak. Gunakan grup Kontak dan daftar email untuk mencari tahu tentang orang-orang ini.

Mungkin salah satu teman sekelas Anda tahu bagaimana menemukannya.

Gunakan daftar kontak Anda untuk mempromosikan acara. Pacu perhatian ke acara dan tarik penonton dengan memposting di Kontak dan mengirimkan pemberitahuan ke server milis.

Beri tahu orang-orang saat Anda memilih tempat untuk menyelenggarakan acara dan mengapa mereka harus tertarik untuk menghadiri pesta tersebut.

Jika perlu, buat daftar “Untuk mengenang yang meninggal.” Sayangnya, beberapa orang yang belajar dengan Anda di kelas yang sama tidak lagi hidup.

Jika Anda mengetahui bahwa salah satu teman sekelas Anda telah meninggal, buatlah daftar “In Memory of the Departed”.

Ini akan memungkinkan Anda dan teman sekelas Anda untuk memberi penghormatan kepada orang di acara tersebut.

Mungkin kerabat dari teman sekelas yang sudah meninggal akan memberi Anda foto atau suvenir lain untuk mengingat orang yang meninggal saat reuni.

Bagian Ketiga

Mengkoordinasikan Logistik Acara

Buka rekening bank. Reuni dapat didanai dari sumbangan teman sekelas, sumbangan dari wisudawan, sumbangan himpunan alumni, dan penjualan tiket.

Terlepas dari bagaimana Anda mengelola keuangan untuk rapat, Anda perlu menyimpan catatan terperinci.

Kemungkinan besar, tanggung jawab ini akan berada di pundak bendahara kelas atau anggota panitia yang menjual tiket.

Pengeluaran dana yang dikumpulkan untuk perayaan harus didekati dengan semua tanggung jawab, sambil secara ketat mengikuti anggaran.

Tentukan anggaran untuk acara tersebut. Anda mungkin sudah memiliki dana yang berasal dari sumbangan kelas kelulusan atau sumbangan asosiasi alumni.

Atau uang untuk acara tersebut dijamin melalui penjualan tiket. Terlepas dari sumbernya, Anda perlu menetapkan anggaran untuk acara mendatang. Jangan hanya mengandalkan pendapatan tiket atau harga tiket yang tinggi.

Acara ini harus dapat diakses oleh semua orang, dan tiket mahal hanya akan menakuti penonton. Pastikan Kamu mempunyai dana yang cukup untuk pembiayaan:

Pembayaran untuk pelayan dan layanan catering

  • Sewa kamar
  • Penyewaan aksesoris untuk malam hari (meja, kursi, piring, peralatan audio/video, dll)
  • Pemandangan
  • Suvenir yang berkesan (tas kado, T-shirt bertema)
  • Jasa pembantu sewaan lainnya (fotografer, cleaning service, DJ)

Tentukan tanggal. Pilihan yang ideal adalah akhir pekan di akhir musim semi atau di musim panas, ketika orang memiliki kesempatan untuk bepergian dengan bebas.

Sebuah pesta prom yang dirancang dengan baik dengan program hiburan yang ekstensif dapat berlangsung sepanjang akhir pekan.

Atau pergi dalam bentuk biaya sederhana pada hari Jumat atau Sabtu malam.

Jika Anda mau, buatlah polling di antara teman sekelas tentang hal ini, dengan menyediakan beberapa tanggal untuk dipilih.

Gunakan polling Doodle atau Google untuk mendapatkan perhatian sebanyak mungkin untuk acara di antara para tamu.

Pesan tempat duduk yang sesuai. Bagian penting dari persiapan reuni sekolah adalah mempertimbangkan pilihan tempat acara.

Itu harus sesuai dengan ruang lingkup acara yang diinginkan, suasana yang ingin Anda ciptakan, dan sesuai dengan anggaran.

Disarankan untuk menemukan institusi dalam beberapa menit berkendara dari sekolah, sehingga akan lebih mudah bagi teman sekelas untuk sampai ke sana.

Berikut beberapa tempat yang cocok:

  • Gym sekolah atau aula pertemuan
  • Ballroom hotel local
  • Ruang perjamuan atau restoran
  • Pusat komunitas
  • Area piknik di taman

Kirim undangan 3 bulan sebelum acara. Kirim undangan ke semua teman sekelas dari daftar kontak Anda. Pastikan untuk menyertakan pasangan atau teman mereka.

Jika pertemuan alumni akan diadakan di siang hari, dengan mempertimbangkan kepentingan keluarga,

maka dalam hal ini, teman sekelas harus diberitahu bahwa mereka dapat membawa serta anak-anak mereka. (Namun, aktivitas malam hari tidak cocok untuk anak-anak).

Undangan bisa dalam format elektronik untuk didistribusikan melalui email, dan dalam bentuk kartu undangan.

Itu harus mencakup informasi berikut:

Tanggal dan waktu acara.

Siapa yang diundang, termasuk pendamping, anak-anak dan teman-teman yang menyambut tamu.
Lokasi acara.

Kode berpakaian jika diperlukan (para undangan harus mengenakan pakaian formal atau kasual).

Biaya per pengunjung. Apakah acaranya gratis atau tamu harus membayar sedikit biaya? Tentukan metode pembayaran (dengan cek, melalui sistem pembayaran elektronik PayPal, dll.).

Informasi tentang program hiburan untuk tamu yang perlu mereka persiapkan. Apakah akan ada kuis, acara olahraga, dansa? Atau apakah Anda merencanakan makan malam gala? Beri tahu orang-orang tentang apa yang diharapkan dari reuni.

Masalah organisasi yang penting. Misalnya, jika Anda memesan kamar di hotel terdekat atau transportasi bus untuk tamu, maka dalam hal ini mereka harus diberitahu terlebih dahulu.

Petunjuk tentang cara menanggapi undangan dan jam berapa Anda perlu mengonfirmasi kedatangan Anda.

Misalnya, seseorang harus menulis pesan email, mengisi kuesioner Google, atau mengirim kartu jawaban. Jelaskan dengan jelas bagaimana teman sekelas Anda harus menanggapi undangan tersebut.

Buku vendor makanan dan perencana acara. Pilihan penyedia tergantung pada jenis acara yang Anda rencanakan untuk diselenggarakan.

Mungkin itu akan menjadi pertemuan biasa di mana semua orang akan berkumpul hanya untuk minum, atau Anda ingin makan malam gala.

Terlepas dari jenis pestanya, Anda perlu menggunakan layanan profesional yang akan mengurus detail penting.

Reuni sekolah menengah adalah acara yang terlalu besar untuk dilakukan sendiri. Anda perlu menarik pemasok seperti itu:

  • Bartender berlisensi dan diasuransikan
  • Penyedia makanan berlisensi dan diasuransikan
  • DJ
  • Juru potret
  • Sopir bus (jika pertemuan berlangsung di dua lokasi atau lebih)

Bagian Ke Empat

Sarankan program hiburan

Pilih tema atau atur nada. Akankah pertemuan itu resmi dan seremonial atau akan berlangsung dalam suasana santai dan santai?

Mungkin Anda ingin menjadikannya tematik, misalnya dikaitkan dengan maskot sekolah atau motif yang menyerupai bola sekolah?

Ini adalah keputusan yang harus dibuat oleh komite Anda di awal proses perencanaan. Pemahaman yang jelas tentang acara tersebut akan membantu untuk memahami semua masalah selanjutnya.

Sertakan elemen nostalgia. Banyak tamu malam itu ingin merasakan kembali suasana sekolah. Bawalah beberapa hal kecil yang akan mengingatkan pengunjung pada masa lalu, sehingga mereka merasa diterima dan bersenang-senang dengan komunikasi yang menyenangkan. Inilah yang akan membantu membangkitkan nostalgia:

  • Minta DJ untuk menyalakan musik yang populer di masa sekolah
  • Menyelenggarakan pameran foto (dalam tayangan sampingan digital atau papan buletin) acara penting sekolah seperti acara olahraga, kegiatan ekstrakurikuler atau tarian sekolah
  • Buat salinan album kelulusan dan surat kabar, lalu tempelkan di seluruh institusi tempat acara berlangsung
  • Atur kuis tentang peristiwa penting dan budaya populer di masa sekolah
  • Siapkan scrapbook mudik atau kado lainnya.

Para tamu akan dengan senang hati mendukung ide ini, terutama jika menyangkut pertemuan penting (bertepatan dengan hari ulang tahun ke-25 dan ke-50).

Album ini mungkin berisi biografi singkat lulusan dan detail kehidupan mereka.

Tidak setiap reuni sekolah membutuhkan sesuatu yang istimewa, tetapi itu akan meninggalkan kenangan indah di hati para tamu Anda.

Atur hiburan untuk teman dan tamu. Tidak semua yang hadir adalah alumni.

Tamu akan membawa pasangan, teman, pasangan, atau bahkan anak-anak yang tidak tahu apa-apa tentang sekolah Anda.

Sertakan dalam program acara Anda beberapa hiburan yang akan menyatukan dan menghibur semua orang. Sebagai contoh:

  • Tarian
  • Makanan dan minuman yang enak
  • Acara olahraga (sepak bola, lomba lari estafet, pertandingan bola basket)
  • Permainan grup seperti Charade, Twister dan Cornhole