Bagaimana Merencanakan Anggaran Acara Dengan Baik Dan Benar

Bagaimana Merencanakan Anggaran Acara Dengan Baik Dan Benar – Acara profesional yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa manajemen keuangan didefinisikan dengan baik dan memenuhi semua kebutuhan dan harapan bisnis.

eventelephant

Bagaimana Merencanakan Anggaran Acara Dengan Baik Dan Benar

eventelephant – Untuk membantu Anda menyusun anggaran acara, langkah demi langkah, dengan cara yang praktis dan efisien, panduan penganggaran acara ini akan menyoroti kriteria penting agar Anda berhasil. Mari kita bahas apa yang Anda butuhkan agar acara pamungkas Anda dapat diluncurkan dengan mudah.

Untuk mulai merencanakan anggaran yang tepat, Anda harus melalui beberapa definisi sebelumnya, karena biaya bergantung pada beberapa faktor acara Anda seperti ukuran, durasi, virtual/langsung, publik, dan banyak lagi.

Organisasi dan metodologi

Setiap kesempatan memiliki jenis pengeluaran yang berbeda dan perlu diatur secara finansial dari awal. Oleh karena itu, penting untuk selalu memperhatikan hal-hal penting, seperti harga pemasok dan sewa ruang.

Alat online sangat disarankan jika Anda ingin menghindari keramaian spreadsheet yang akhirnya terputus satu sama lain. Plus, setiap anggaran yang berhasil dapat direplikasi dan digunakan secara massal untuk mengulangi kesuksesan.

Riset

Setelah Anda memiliki gagasan bagus tentang apa yang harus ada dalam acara tersebut, skenario yang ideal adalah menghubungi beberapa vendor untuk setiap kebutuhan spesifik. Jika Anda tidak memiliki permintaan model proposal, ini saat yang tepat untuk mengerjakannya.

Baca Juga : Bagaimana Merencanakan Event Dalam 15 Langkah Sederhana

Setelah Anda menerima jawaban, tempatkan vendor pemohon sesuai dengan kategori mereka dan informasikan harga, metode pembayaran, dan tanggal jatuh tempo penawaran mereka.

Konsultasikan setidaknya tiga pilihan harga sebelum membuat kontrak dan nikmati beberapa keuntungan dari negosiasi. Juga, biasanya menerima diskon untuk produk yang perlu Anda beli dalam jumlah besar.

Prioritaskan

Banyak layanan menawarkan diskon untuk pembayaran di muka. Maka dari itu, lakukan penyesuaian anggaran sesuai dengan prioritas acara. Selalu prioritaskan investasi yang cenderung membawa lebih banyak keuntungan.

Memantau dan mengontrol

Perbarui dan pantau semua tahapan yang disebutkan di atas. Saat itulah Anda mulai menyadari apakah anggaran Anda telah direncanakan dengan baik atau akan lepas kendali.

Sertakan biaya tak terduga juga, karena itu akan sangat penting untuk mengoptimalkan perencanaan keuangan di seluruh portofolio Anda. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan kepercayaan diri untuk bekerja sambil memiliki prediksi pengeluaran yang lebih baik.

Seperti apa anggaran acara?

Anggaran acara akan menentukan skala dan apakah acara tersebut benar-benar dapat terjadi di bawah batasan harga. Pertama, karena hanya setelah analisis ini akan mungkin untuk mengetahui apakah peristiwa itu bisa terjadi atau tidak.

Kedua, karena ini akan menjadi peta awal yang perlu dikonsultasikan oleh perencana acara sesekali, arahkan upaya mereka bila perlu. Semua itu akan memiliki dampak besar pada pemecahan tantangan spesifik dari acara tertentu dan, akibatnya, kinerjanya.

alasan anggaran sangat penting dalam merencanakan acara Anda

Sebagai kreatif, perencana acara ingin memiliki cukup uang di akun untuk meluncurkan ide-ide luar biasa mereka dan mewujudkan impian setiap peserta. Tetapi tidak setiap acara memiliki kebebasan finansial semacam ini. Tanpa rencana yang konsisten, keuangan bisa tersesat di antara begitu banyak hutang, hutang yang tidak terduga, dan pengeluaran yang tidak perlu.

Dan tanpa pemantauan dan kontrol yang tepat, ide fantastis yang ada di benak Anda yang penuh dengan teknologi, warna, hadiah, atraksi, dan pembicara terkenal harus melanjutkan keberadaannya hanya dalam imajinasi Anda. Jangan biarkan disorganisasi dan kurangnya pengetahuan keuangan membuat karir Anda mandek.

Memiliki pengetahuan yang baik tentang perencanaan keuangan adalah salah satu keterampilan pertama menuju kesuksesan acara Anda. Dengan rencana keuangan yang baik, Anda akan merasa lebih sedikit stres selama proses perencanaan dan pelaksanaan acara. Selain itu, ini akan membawa pengakuan profesional yang mungkin Anda cari.

Tidak memiliki kesabaran untuk merencanakan anggaran? Pikirkan bahwa itu membuang-buang waktu dan tidak ada yang akan berubah?

Berikut adalah empat alasan yang akan menunjukkan kepada Anda banyak hal baik yang dapat disediakan oleh perencanaan keuangan untuk acara Anda. Lagi pula, tidak ada prof acara yang ingin dilihat sebagai seorang amatir ketika mereka memiliki kesempatan emas di depan, bukan?

1. Organisasi

Jika semua input terdaftar selama proses dan dianalisis dengan cermat, Anda akan tahu bagaimana mengidentifikasi hambatan dalam acara Anda dan strategi apa yang dapat digunakan untuk mengatasinya.

Contoh penghematan yang biasanya berasal dari analisis ini adalah renegosiasi dengan vendor. Katakanlah Anda baru saja mencoba perusahaan audiovisual baru dan mereka berhasil. Tawarkan kontrak jangka menengah hingga panjang dengan imbalan diskon yang signifikan. Jika layak, hubungan kemitraan bisnis semacam ini menguntungkan dan selalu dapat ditingkatkan.

Anda akan dapat melacak arus kas suatu acara. Bagaimanapun, sebuah acara adalah sebuah proyek, dan sebuah proyek adalah bisnis itu sendiri. Dan bisnis perlu tahu ke mana uang mereka pergi.

2. Lebih banyak kontrol

Para ahli acara yang tidak melakukan kontrol keuangan tidak dapat mengandalkan informasi akurat tentang keuangan mereka. Ini menciptakan risiko besar, karena merek, sponsor, peserta, dan setiap pemangku kepentingan yang terlibat akan memiliki citra mereka terkait dengan kualitas perencanaan yang rendah ini.

Pro acara harus hadir dalam keputusan keuangan acara. Namun, ini tidak berarti bahwa hanya mata Anda yang berpotensi memberikan hasil yang baik: pertahankan keuangan Anda dan andalkan analisis lain dengan bantuan akuntan dan pengacara, jika memungkinkan. Memantau bisnis dan menggunakan bantuan khusus dapat memberi Anda informasi realistis untuk meramalkan kesuksesan.

3. Kekuatan tawar menawar

Ketika pendapatan dan pengeluaran dicatat, menjadi mungkin untuk menganalisis ke mana uang itu pergi dan membuat keputusan yang lebih efektif untuk mengurangi biaya.

Apa yang Anda lakukan ketika Anda memiliki sisa uang yang terbatas, tetapi Anda masih perlu membuat keputusan besar untuk acara Anda? Misalnya, Anda meluncurkan produk baru. Apakah Anda akan menyewa pembicara terkenal dan melakukan peluncuran ini secara virtual, atau menyewa tempat mewah untuk mengesankan VIP dan mempekerjakan orang yang kurang terkenal untuk menjadi tuan rumah sesi utama?

Idealnya, setiap proses pengambilan keputusan didasarkan pada analisis yang efisien. Lagi pula, ada risiko besar dalam membuat pilihan hanya berdasarkan nyali Anda. Menjadi kreatif dan berjiwa wirausaha memang hebat, namun juga perlu diimbangi dengan realita.

Pro acara yang berencana untuk mengendalikan keuangan mereka dapat membuat keputusan di bawah tekanan yang lebih sedikit, karena mereka menjaga keputusan mereka sebelumnya dengan tolok ukur, serta hasil masing-masing.

Ini membuat perbedaan dalam aspek perencanaan acara yang paling beragam. Apakah mencari pemasok baru atau meningkatkan pesanan dengan yang saat ini, memodifikasi strategi staf, meningkatkan investasi dalam proses kritis, dan mengurangi biaya, antara lain.

4. Pelaporan

Membuktikan hasil secara objektif adalah mimpi buruk bagi beberapa profesional acara. Seolah-olah berurusan dengan angka tidak cukup selama fase perencanaan dan manajemen, mereka juga harus menjelaskan angka-angka ini untuk klien mereka.

Faktanya, tidak selalu mudah untuk mengatur laporan, membuat neraca akuntansi, menyatakan pajak, mengkoordinasikan pembayaran staf, dan mengeluarkan faktur. Jika ini adalah pekerjaan yang Anda rasa sulit, Anda pasti membutuhkan seseorang yang tidak hanya pandai dalam angka, tetapi juga birokrasi.

Seperti disebutkan di atas, jika Anda merencanakan acara berskala besar, jangan memulai apa pun tanpa menghitung dengan layanan akuntansi dan advokasi sebelumnya. Selain itu, untuk menyiapkan laporan ini untuk setiap pemangku kepentingan yang terlibat dalam acara tersebut atau untuk Anda sendiri, memusatkan informasi ini dalam platform yang andal, terhubung ke setiap aspek lain dari acara Anda, adalah yang paling penting.

Terserah Anda, sebagai spesialis acara, adalah memiliki ketajaman bisnis yang mampu membuat kegiatan ini lebih praktis, mengatur informasi setiap hari. Dengan demikian, tidak perlu mengejar nomor penting di menit terakhir.

Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat anggaran acara?

Anggaran acara tidak harus berada di bawah tanggung jawab satu orang. Ini akan menjadi sekelompok orang, tergantung pada ukuran acara. Namun, seseorang perlu bertanggung jawab atas kelompok itu dan seluruh aspek keuangan acara tersebut.

Perencana acara vs. manajer acara

Singkat cerita: ketika seorang perencana merencanakan, manajerlah yang mengelola. Sesederhana itu. Bukan hal yang aneh melihat orang yang sama menduduki kedua peran tersebut, tetapi ini bukanlah praktik terbaik.

Perencana acara menggali tujuan perusahaan sehingga acara dan organisasi selaras pada tujuan bersama. Ini adalah peran yang lebih strategis, karena sebagian besar proses perencanaan melibatkan analisis seperti analisis pasar dan wawasan konsumen. Mereka membuat strategi untuk mencapai tujuan. Selain itu, mereka mengatur semua pemangku kepentingan yang terlibat untuk menciptakan suara yang sangat kuat untuk branding organisasi.

Juga, mereka mempromosikan kemitraan ketika mereka melihat peluang strategis. Adalah tanggung jawab mereka untuk menciptakan cara untuk menjangkau publik akhir, menentukan bentuk komunikasi mana yang paling efisien untuk setiap jenis audiens dan saluran yang terlibat.

Sosok manajer acara muncul di saat kedua. Apakah manajer acara ini yang membuat rencana taktis atau mengikuti yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perencana, orang ini bertanggung jawab atas pelaksanaan acara.

Pada titik ini, anggaran acara sudah dialokasikan dan manajer acara ini akan memiliki misi untuk mengendalikannya.

Idealnya, seorang manajer acara harus berpartisipasi dalam semua tahap acara tertentu, sejak brainstorming pertama. Namun, tidak jarang melihat manajer acara dan produser terlibat hanya setelah tahap perencanaan selesai.

Perencanaan internal atau pihak ketiga?

Perencanaan internal atau pihak ketiga adalah pertanyaan yang sangat normal dalam tim pemasaran perusahaan rintisan dan perusahaan.

Perekrutan internal adalah ketika perusahaan Anda memilih kandidat dan memilih bakat terbaik untuk menjadi bagian dari tim Anda saat ini. Jadi Anda menandatangani izin kerja Anda untuk gaji, dan Anda memenuhi beban kerja tertentu. Perencanaan pihak ketiga berarti Anda akan mengandalkan agensi untuk melanjutkan pemasaran acara Anda.