13 Tips Perencanaan Acara: Yang Harus dan Tidak Boleh Dilakukan

eventelephant – Merencanakan acara bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan bagi siapa pun terlepas dari tingkat keahlian Anda. Bahkan veteran yang paling berpengalaman pun dapat (dan harus) mengantisipasi halangan di sepanjang jalan karena itulah sifat pekerjaan.

13 Tips Perencanaan Acara: Yang Harus dan Tidak Boleh Dilakukan – Meskipun hambatan tertentu tidak dapat dihindari, banyak dari mereka dapat dicegah dengan pengetahuan yang benar. Dan siapa yang lebih baik untuk belajar dari mereka yang pernah mengalaminya secara langsung? Kami mencari para ahli untuk tips dan trik manajemen acara untuk membantu Anda menjalankan hal-hal seperti seorang profesional.

13 Tips Perencanaan Acara: Yang Harus dan Tidak Boleh Dilakukan

Sebelum kita mendalami tipsnya, ada satu hal yang perlu kita bereskan. Tempat yang sangat penting! Itu benar, menemukan tempat yang sempurna untuk acara Anda tidak selalu mudah. Tetapi ketika Anda memesan ruang acara melalui Peerspace , itu sebenarnya. Platform kami adalah rumah bagi ribuan ruang acara yang menakjubkan, di kota-kota di seluruh Amerika Utara dan sekitarnya.

Tidak hanya itu, jika acara Anda membutuhkan sesuatu, layanan Pramutamu mendukung Anda. Pro acara ini dapat menemukan peralatan, katering, dan kebutuhan acara lainnya dan mengirimkannya kepada Anda di ruang acara Anda. Cukup nyaman, bukan?

Bagaimanapun, setelah jeda singkat itu, kembali ke tips perencanaan acara kami:

Tip #1: Jaga komunikasi antara semua pihak yang terlibat
Ini berarti mengetahui dengan tepat apa yang menjadi tanggung jawab tempat, vendor, dan pembuat keputusan dan memastikan semua orang juga berada di halaman yang sama, menurut Mona Desai, Manajer Acara Khusus Peerspace . “Memiliki komunikasi yang jelas dan pemahaman menyeluruh tentang peran setiap orang adalah kunci untuk menghindari detail yang terlewatkan,” katanya. Ini termasuk membuat tanggung jawab Anda diketahui dengan jelas sejak awal.

Tip #2: Kenali audiens Anda

Menurut Stephanie Thomas, Manajer Pemasaran Lapangan Senior di Demandbase , tempat tersebut harus mencerminkan siapa yang hadir. “Jika Anda bertujuan untuk menarik gelar tingkat senior, Anda harus memilih tempat yang akan menarik perhatian mereka,” katanya. “Ini adalah orang-orang yang sering mengunjungi tempat bintang 5, jadi lebih banyak pertimbangan harus dipertimbangkan saat merencanakan acara.

Tip #3: Jangan gunakan pola pikir Costco

Berdasarkan pengalaman Mona, perencana acara baru sering kali menggunakan “pola pikir Costco” dan tidak menyadari bahwa daftar tamu yang lebih panjang biasanya sama dengan biaya yang lebih tinggi. Tapi jangan biarkan hal itu membuat Anda enggan untuk mengadakan acara yang paling berkesan — itu hanya berarti menjadi lebih pintar tentang pengeluaran yang tidak perlu.

Tip #4: Tetap berpegang pada anggaran Anda

Anggaran acara Anda pada dasarnya adalah fondasi Anda — ini menentukan apa yang bisa dan tidak mungkin dilakukan selama proses perencanaan. Menurut Mona, bagaimana Anda mengalokasikan anggaran Anda (yaitu, tempat, katering, hiburan, dan biaya lain-lain) adalah hal yang paling penting untuk dipertimbangkan. Ingatlah untuk mempertimbangkan semua biaya potensial dari awal untuk menghindari berakhir dengan angka yang jauh melampaui perkiraan awal Anda.

Tip #5: Buat beberapa draf timeline acara Anda

Menyusun garis waktu berdasarkan alur acara yang disukai klien Anda dan hari-hari tertentu akan memungkinkan komunikasi tanpa batas antara Anda dan vendor inti Anda, kata Jessica Carrillo dari Art & Soul Events . Ambil konsep pertama itu dan atur waktu layanan makanan dan minuman dengan katering Anda. Setelah detail tersebut dikonfirmasi, kirim draf kedua ke fotografer Anda dan ulangi prosesnya, sesuaikan sesuai kebutuhan. “Garis waktu ini cenderung mengalir dengan mudah karena setiap orang memiliki kesempatan untuk memecahkan masalah dan mengungkapkan kekhawatiran apa pun jauh sebelum mereka dapat muncul,” kata Jessica.

Baca Juga : Event Organizer: 10 Tips Penting untuk Merencanakan Acara Pernikahan

Tip #6: Buatlah agenda — bahkan jika acara tersebut tidak selalu membutuhkannya

Mona berbagi bahwa meskipun banyak pesta liburan perusahaan dan acara perayaan mungkin tidak memiliki agenda yang ditetapkan, menetapkan jadwal acara sangat penting. Pertanyaan yang perlu diingat: Kapan vendor tiba? Siapa titik kontak (POC)? Kapan makanan harus siap? Pada titik apa live band harus memberi ruang untuk DJ? Dan jika acara Anda memiliki banyak bagian yang bergerak, Anda bahkan mungkin ingin membuat jadwal menit demi menit untuk pengaturan, kedatangan, dan segala sesuatu di antaranya.

Tip #7: Buat daftar periksa konfirmasi

Pada minggu menjelang acara Anda, Anda harus menjalankan daftar periksa perencanaan acara Anda untuk memastikan bahwa Anda dan semua yang terlibat siap untuk pergi. “Ini harus menjadi rangkaian acara yang terperinci dengan semua kontak untuk setiap layanan, waktu untuk semua pengiriman dan kedatangan, POC untuk semua aspek acara, dan detail keberangkatan/pembungkusan yang dikonfirmasi,” kata Mona.

Tip #8: Lakukan komunikasi yang berlebihan

Tidak cukup hanya mengetahui logistik dan detail acara; Anda perlu memastikan bahwa semua orang juga melakukannya. Komunikasi yang berlebihan selalu lebih baik daripada kurangnya komunikasi. “Untuk acara panel, itu berarti mengadakan panggilan persiapan panel untuk meninjau pertanyaan, audiens, dan agenda,” kata Stephanie. Dia juga merekomendasikan untuk meletakkan informasi penting di sumber internal pusat, “seperti wiki di intranet perusahaan Anda,” di mana Anda dapat mengajukan pertanyaan.

Tip #9: Jangan mengirim undangan terlalu larut

Ketersediaan tamu Anda sebagian besar di luar kendali Anda, tetapi satu hal yang dapat Anda lakukan untuk mendorong kehadiran adalah tetap mengikuti undangan dan konfirmasi RSVP. “Tidak semua orang pandai mengatur jadwal mereka, jadi bantu mereka dengan menambahkan mereka ke undangan kalender untuk acara dengan semua detail acara, serta mengirimkan email pengingat beberapa hari sebelum acara — dengan begitu mereka menang jangan sampai ketinggalan!” kata Elise Armitage.

Tip #10: Miliki seorang master planner

Konsolidasikan semua detail dan konfirmasi kunci Anda, baik itu di Asana, Basecamp, atau spreadsheet Google, kata Elise. “Memiliki rencana proyek dengan tanggal penting, tugas (dan pemilik serta statusnya masing-masing), info kontak vendor, daftar undangan, dll., semuanya di satu tempat akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah.” Selain itu, memiliki dokumen terpusat akan membantu semua orang tetap terlibat di halaman yang sama.

Kiat #11: Sejajarkan dengan pemangku kepentingan internal Anda

Stephanie mengatakan bahwa sangat penting untuk menjaga semua orang di dalam agar tetap cepat. Baik Anda merencanakan acara eksekutif atau acara pemasaran lapangan, mengirimkan undangan kalender internal untuk panggilan persiapan, tenggat waktu, dan acara itu sendiri akan mencegah keputusan penting yang salah.

Tip #12: Jangan lupa tentang layanan pembuangan sampah

Ini adalah kesalahan rookie umum yang diperingatkan Mona. Acara Anda tidak dimulai dan berakhir saat tamu Anda datang dan pergi. Pertimbangkan setiap detail kecil mulai dari penyiapan dan pemogokan hingga pembuangan sampah, meskipun layanan ini terkadang sudah termasuk dalam biaya venue.

Tip #13: Rencanakan semuanya

Anda harus selalu mengharapkan sesuatu yang salah — dan bersiaplah untuk itu. “Saya telah menangani semuanya, mulai dari paket yang hilang hingga pembatalan menit terakhir hingga kesalahan vendor,” kata Stephanie. Rekomendasi dia? Bawa perlengkapan ekstra, kabel, dan barang curian untuk berjaga-jaga.

Pertimbangkan ini perintah perencanaan acara Anda untuk acara Anda berikutnya dan seterusnya. Seperti yang disebutkan Stephanie Thomas di atas, venue adalah segalanya. Kunjungi Peerspace untuk tempat unik dan tak terduga yang akan memukau tamu Anda.