10 Keterampilan Manajemen Acara yang Dibutuhkan Saat Perencana Acara

eventelephant – Baik itu pengalaman foodie pop-up atau konser musik skala besar, manajemen adalah kunci untuk menjalankan sebuah acara, apa pun ukurannya. Sekarang, lebih dari sebelumnya, ada baiknya untuk memiliki rencana manajemen acara yang mempertimbangkan tantangan yang tidak terduga . Toh, meski pembatasan COVID-19 dilonggarkan, selalu ada kemungkinan peraturan pemerintah bisa berubah.

10 Keterampilan Manajemen Acara yang Dibutuhkan Saat Perencana Acara – Untuk membuat rencana yang solid dan melakukan segalanya mulai dari memilih pemasok hingga menetapkan jadwal, Anda memerlukan keterampilan manajemen yang hebat.

10 Keterampilan Manajemen Acara yang Dibutuhkan Saat Perencana Acara

Dengan mengingat hal itu, berikut adalah keterampilan dan kualitas manajemen acara utama untuk bekerja menuju perolehan.

1. Keterampilan orang

Kualitas nomor satu yang dimiliki oleh manajer acara yang sukses? Keterampilan orang. Anda harus merasa nyaman terhubung dengan eksekutif tingkat tinggi, pejabat pemerintah, vendor, rekan kerja, perwakilan sponsor, pelanggan, supervisor, pemasok, staf, dan peserta acara. Agar berhasil bekerja dengan banyak orang ini, Anda harus mampu menyelesaikan konflik dengan gesit, menjadi negosiator yang percaya diri tetapi menyenangkan, dan mempertahankan selera humor Anda.

Ingatlah untuk mencoba dan bersenang-senang dengan pekerjaan yang Anda lakukan dan orang-orang yang bekerja dengan Anda, dan mereka akan ingin bekerja dengan Anda lagi. Anda tidak dapat melakukan semuanya sendiri, jadi membangun hubungan adalah kuncinya.

2. Fleksibilitas

Tugas dan tanggung jawab perencana acara bervariasi dari hari ke hari. Anda akan berlipat ganda sebagai pembersih satu menit dan pemimpin yang tak kenal takut di menit berikutnya. Membersihkan kekacauan dan membuat panggilan yang sulit — dengan cepat, tanpa suara, dan efisien — adalah bagian dari pekerjaan. Tetap tenang, selesaikan, lalu kembali menjalankan pertunjukan.

3. Mendengarkan

Kemampuan untuk memahami apa yang diinginkan pemangku kepentingan utama dari acara Anda sangat penting. Orang-orang ini mungkin tidak berkecimpung dalam industri acara, jadi mereka mungkin tidak berbicara istilah atau tahu apa yang realistis. Anda harus dapat membedakan kebutuhan mereka dan memastikan semua pihak memiliki harapan yang sama. Perhatikan apa yang dikatakan — dan apa yang tidak dikatakan — dalam percakapan utama. Memanfaatkan kebutuhan yang diucapkan (dan tidak diucapkan) ini selama proses perencanaan Anda akan membantu Anda untuk tetap selangkah lebih maju.

4. Organisasi

Agar berhasil menjalankan acara apa pun, Anda harus mampu menyulap sekitar 50 hal sekaligus. Kecakapan multitasking ini diperlukan untuk perencanaan yang lancar dan pelaksanaan acara yang sempurna. Para perencana terbaik memiliki sistem yang sangat mudah, seperti proposal acara yang ekstensif, daftar periksa langkah demi langkah , dan alat teknologi yang praktis. Dengan semua ini untuk dipikirkan, tidak mengherankan jika beberapa pembuat konten mencari untuk menyewa perusahaan manajemen acara untuk membantu mereka memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Bekerja di acara membutuhkan kemampuan untuk fokus pada gambaran besar sambil melacak detail kecil. Untuk menghindari kelelahan, merasa nyaman mendelegasikan beberapa tugas Anda yang lebih memakan waktu. Dan ketika hambatan tak terduga menghalangi Anda, seperti mengubah pembatasan COVID-19, jangan takut untuk beralih ke rencana B.

5. Gairah

Dengan semua tekanan pekerjaan, Anda harus benar-benar mencintai apa yang Anda lakukan. Gairah yang tulus akan membantu Anda mengatasi gundukan di jalan dan tetap tenang ketika semuanya tampak hilang. Hal ini juga dapat menyebabkan ledakan kreativitas dan inspirasi untuk menciptakan sesuatu yang hebat, bukan hanya mencoba untuk melewati hari.

Keterampilan seperti manajemen waktu dapat dipelajari, tetapi Anda tidak dapat mengajarkan gairah, yang Anda perlukan untuk berhasil. Menjadi manajer acara terkadang bisa menjadi pekerjaan tanpa pamrih. Jadi, itu perlu lebih dari sekadar gaji biasa untuk Anda.

Baca Juga : 5 Ide Manajemen Acara Inovatif Untuk Penyelenggara Acara

6. Komunikasi

Komunikasi yang jelas, tegas, dan baik menjadikan Anda sebagai pemimpin tim, membuat semua orang tetap pada jalurnya, dan memastikan bahwa tujuan acara jelas bagi semua orang yang terlibat. Ini juga memungkinkan Anda untuk membagikan visi Anda secara efektif dan membuat orang lain juga bersemangat.

Berkomunikasi dengan cara yang menghormati semua orang dan tidak merendahkan siapa pun. Terima kritik dan terbuka untuk ide-ide baru. Setiap orang berperan dalam keberhasilan suatu acara, jadi pastikan Anda berkomunikasi dengan mereka dengan cara yang jelas, percaya diri, dan memberdayakan.

7. Tenang di bawah tekanan

Tim Anda akan mencari Anda untuk mendapatkan jawaban atas hampir semua hal. Manajer acara yang sukses tetap berkepala dingin dan terus memperlakukan semua orang dengan hormat, apa pun yang terjadi. Cobalah untuk tetap tenang, tenang, dan tenang saat berhadapan dengan orang lain, bahkan jika Anda gugup.

8. Pemecahan masalah

Entah itu melacak beberapa lakban darurat atau mengerjakan ulang presentasi utama pada menit terakhir, Anda harus pandai dengan apa yang Anda miliki. Tidak peduli seberapa baik Anda merencanakan, sesuatu akan salah. Dan akan jauh lebih mudah untuk mengatasinya jika Anda senang menemukan solusi kreatif untuk tantangan yang muncul.

9. Pengambilan keputusan

Peran seorang event planner menuntut Anda untuk bisa membuat beberapa keputusan sekaligus dan membuatnya dengan cepat. Dan, mungkin yang lebih penting, Anda harus mampu mengenali kapan sudah terlambat untuk mengubah keputusan tersebut – dan memiliki tekad untuk mendukungnya.

10. Pengalaman

Akan jauh lebih mudah bagi orang untuk mempercayai Anda jika Anda memiliki banyak pengalaman. Dan pekerjaan Anda akan lebih mudah bagi Anda setelah Anda melihat berbagai tantangan yang dapat diberikan oleh suatu acara kepada Anda. Plus, manajer yang berpengalaman memiliki jaringan profesional tepercaya untuk dihubungi saat keadaan menjadi sulit. Jika Anda belum memiliki banyak pengalaman, jangan khawatir – beri waktu saja.