Tips Perencanaan dan Menyelenggarakan Acara Lokakarya

eventelephant – Kemungkinan besar Anda pernah menghadiri lokakarya sebelumnya, meskipun mungkin disebut sesuatu yang lain. Industri pertemuan dan acara ramai dengan istilah-istilah seperti simposium, konferensi, lokakarya, pelatihan…kita bisa terus dan terus.

Tips Perencanaan dan Menyelenggarakan Acara Lokakarya – Untuk menghindari kebingungan, penting untuk memahami bahwa lokakarya adalah bagian dari program pendidikan yang melayani audiens tertentu. Logikanya, tujuan yang jelas adalah bagian utama dari perencanaan lokakarya.

Tips Perencanaan dan Menyelenggarakan Acara Lokakarya

Tips Perencanaan dan Menyelenggarakan Acara Lokakarya

Dalam posting blog ini, Anda akan menemukan peta jalan yang akan membantu Anda mencapai tujuan lokakarya yang hebat menjadi acara yang terencana dengan baik :

Identifikasi tujuan Anda

Karena kualitas lokakarya selalu ditentukan oleh kepuasan audiens Anda, inilah aturan nomor satu: Jangan pernah memulai dengan tujuan Anda sendiri. Alih-alih, investasikan upaya Anda untuk mengklarifikasi bagaimana Anda dapat membantu peserta menemukan jawaban atas pertanyaan yang mereka miliki. Konteks ini harus benar-benar membantu dalam hal penetapan tujuan.

Katakanlah Anda diundang untuk menjalankan lokakarya dalam konferensi tekfin. Tentu saja, rencana Anda akan sangat bergantung pada keahlian Anda di bidang ini. Tetapi cobalah untuk memulai perencanaan lokakarya teknologi Anda dengan bertanya pada diri sendiri apa yang mungkin ingin dipelajari oleh peserta konferensi daripada memikirkan apa yang dapat Anda tawarkan:

Selami tren dan solusi baru yang muncul di pasar. Apakah itu blockchain? pinjaman B2B? akuisisi bank? Putuskan topik apa yang paling menarik yang bisa Anda sentuh.
Jelajahi sisa program. Terutama jika itu bukan acara yang berdiri sendiri, Anda tidak ingin lokakarya Anda menghabiskan banyak waktu untuk membicarakan hal-hal yang telah dibahas di tempat lain di konferensi.
Kejar dengan pemangku kepentingan lainnya. Anda mungkin ingin mendiskusikan ide-ide Anda dengan orang-orang yang bertanggung jawab dalam diskusi satu lawan satu atau pertemuan kelompok. Kami merekomendasikan untuk menjadwalkan pertemuan pemangku kepentingan Anda pada tahap awal, idealnya, tidak lebih dari 12 bulan sebelum acara. Perubahan menit terakhir dari tema lokakarya adalah pengalaman yang menyenangkan tetapi terlalu berisiko.
Setelah Anda mengetahui apa yang harus dapat dicapai orang dalam lokakarya Anda, mulailah mengerjakan tujuan pribadi Anda. Tetapkan metrik dalam hal jumlah peserta, hasil kualitatif, dan aspek lain yang penting bagi Anda sebagai penyelenggara lokakarya.

Pilih format

Tujuan lokakarya Anda harus menentukan format yang membantu mewujudkan tujuan ini. Berikut adalah beberapa kriteria yang akan membantu Anda menenun ide lokakarya menjadi pengalaman yang menarik:

Durasi: Ini bisa berupa satu sesi atau program yang melibatkan banyak lokakarya, yang masing-masing harus didedikasikan untuk tema tertentu. Durasi rata-rata lokakarya satu sesi adalah 45–60 menit, dan kami jelas tidak merekomendasikan untuk membuatnya lebih lama dari tiga jam per sesi.
Keterlibatan: Anda dapat merencanakan lokakarya partisipatif yang memungkinkan diskusi ekstensif dan praktik tanya jawab, atau Anda dapat fokus pada penyajian materi kepada audiens Anda.
Menindaklanjuti. Biasanya, lokakarya adalah acara mandiri, yang berarti audiens Anda harus belajar di sini dan sekarang. Alternatifnya adalah memperkenalkan orang dengan beberapa topik atau mengajari mereka keterampilan dasar selama lokakarya dan kemudian mendorong mereka untuk belajar dari pengalaman ini di dunia nyata melalui tugas tindak lanjut.
Putuskan siapa yang harus hadir
Orang adalah bagian kunci dari teka-teki ketika datang ke lokakarya. Audiens Anda tidak hanya memengaruhi format acara, tetapi juga menentukan materi dan konten yang harus Anda gunakan.

Dalam konteks lokakarya, ada dua skenario utama untuk analisis audiens: 1) Jika itu adalah acara yang berdiri sendiri, gunakan analitik untuk menjelajahi persona target Anda di dunia nyata, dan 2) jika itu adalah lokakarya di dalam konferensi atau seminar, bekerja sama dengan pemangku kepentingan dan menggunakan alat survei untuk mengetahui sebanyak mungkin tentang orang-orang yang menghadiri acara tersebut.

Tergantung pada tujuan lokakarya Anda, Anda juga harus menentukan ukuran audiens. Untuk acara pendidikan, prinsip “semakin banyak, semakin baik” biasanya bekerja dengan baik. Tetapi jika Anda bertujuan untuk memecahkan masalah dalam lokakarya dan Anda ingin membuatnya sangat partisipatif, batasi hadirin hingga 10-15 peserta.

Pilih lokasi

Bergantung pada keadaan di mana orang-orang hadir, penyelenggara acara harus mencari tempat yang berdiri sendiri atau, jika itu adalah bagian dari acara yang lebih besar, pilih tempat strategis di dalam ruang yang diberikan. Pastikan Anda dapat mengakomodasi jumlah peserta yang diharapkan; jika tempat terbatas, jumlah pendaftaran juga harus dibatasi. Jika lokakarya Anda diadakan dalam sebuah konferensi, pikirkan tentang cara Anda dapat membuat ruangan Anda kedap suara untuk mencegah gangguan bising.

Bangun agenda

Tanpa membuat jadwal lokakarya yang terperinci, Anda tidak dapat mengklaim telah membuat gambaran lengkap dari suatu acara. Tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi yang bagus bagi peserta tetapi juga dapat menjadi rencana tindakan yang sangat membantu bagi penyelenggara. Terlebih lagi, dengan mempublikasikan agenda lokakarya di situs web, Anda menciptakan ruang untuk berinteraksi dengan audiens target tentang lokakarya jauh sebelumnya.

Baca Juga : 13 Tips Perencanaan Acara: Yang Harus dan Tidak Boleh Dilakukan

Ini membantu orang memahami tujuan acara, menyiapkan pertanyaan, dan mengenal orang lain yang berencana hadir.

Pilih perangkat lunak manajemen Lokakarya yang efisien

Dalam lokakarya, komunikasi adalah kuncinya—tidak hanya interaksi yang terjadi di dalam acara, tetapi juga interaksi yang terjadi jauh sebelumnya. Untuk memastikan Anda tetap terhubung dengan peserta lokakarya Anda, sebaiknya gunakan sistem perangkat lunak untuk komunikasi dan pendaftaran email otomatis. Keuntungan yang bagus akan menjadi alat yang fleksibel untuk manajemen survei untuk membantu Anda memanfaatkan pengalaman peserta dan memperjelas harapan.

Pasarkan Lokakarya Anda

Bahkan jika Anda menjalankan lokakarya berulang yang dikenal baik di ceruk target, jangan hanya mengandalkan dari mulut ke mulut. Mulailah dengan pemberitahuan pengumuman di situs web, dan kirim undangan email yang dipersonalisasi kepada orang-orang yang menurut Anda mungkin tertarik. Jika Anda ingin menjangkau audiens yang lebih besar, rencanakan beberapa aktivitas media sosial untuk pra-acara, selama acara, dan keterlibatan tindak lanjut dengan menggunakan Acara Facebook atau alat lain yang relevan.

Selama Lokakarya

Pada tahap manajemen acara lokakarya berikutnya, tujuan nomor satu Anda adalah membuat orang tetap terlibat dalam proses pembelajaran. Berikut adalah beberapa tips tentang cara mewujudkannya:

Luangkan waktu Anda untuk mengklarifikasi rencana lokakarya dan aturan partisipasi. Misalnya, tergantung pada formatnya, Anda dapat mengizinkan pertanyaan diajukan selama acara berlangsung atau Anda dapat mengalokasikan waktu untuk Tanya Jawab pada akhirnya.
Sediakan bahan-bahan yang diperlukan seperti kertas dan pensil jika Anda mengharapkan audiens Anda membuat catatan atau merekam ide apa pun.
Jika itu adalah Lokakarya besar, cobalah untuk memasukkan beberapa alat untuk interaksi seluler. Aplikasi acara dan dinding sosial bisa sangat cocok dalam kasus ini.
Setelah Lokakarya
Kualitas pengalaman belajar adalah prioritas utama di semua tahap organisasi lokakarya, termasuk setelah acara. Cari-cari alat evaluatif yang efektif untuk manajemen acara lokakarya yang akan membantu Anda mengukur nilai pembelajaran dari sebuah lokakarya. Baik itu survei, jajak pendapat, atau platform analitik, fokuslah untuk mengeksplorasi seberapa baik audiens Anda berinteraksi dengan konten lokakarya.

Kesimpulan

Lokakarya profesional adalah salah satu media terbaik untuk berbagi keahlian atau mengajarkan keterampilan tertentu. Dengan perangkat lunak manajemen Lokakarya yang andal dan rencana terperinci untuk setiap tahap organisasi acara , Anda dapat menciptakan pengalaman belajar yang berharga bagi audiens target Anda.