Panduan Pemula Untuk Mengadakan Event Acara Virtual

Panduan Pemula Untuk Mengadakan Event Acara Virtual – Dengan pandemi COVID-19 baru-baru ini, bisnis besar dan kecil harus menilai kembali, mengubah, dan langsung membatalkan acara yang sudah lama dibuat. Jika Anda memiliki acara tatap muka yang dijadwalkan tahun ini, kemungkinan Anda harus memikirkan kembali banyak hal—dan Anda jauh dari sendirian.

eventelephant

Panduan Pemula Untuk Mengadakan Event Acara Virtual

eventelephant – Salah satu pilihannya adalah dengan membawa acara tatap muka ke dunia digital, sebagai gantinya mengadakan acara virtual. Baik Anda merencanakan acara virtual dari awal atau mengubah acara fisik menjadi virtual, ada banyak hal yang harus dipikirkan dan direncanakan. Dan jika Anda pada dasarnya bukan perencana acara dengan pengetahuan untuk mentransisikan acara langsung secara mulus ke acara online, jangan khawatir – kami telah merinci item utama yang perlu dipertimbangkan.

Apakah acara virtual layak untuk dimiliki?

Sebelum kita membahas caranya, mari kita bicara tentang alasannya. Jika Anda menimbang acara virtual, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apakah upaya dan biayanya benar-benar sepadan. Lagi pula, sulit untuk meniru pengalaman acara tatap muka—dan untuk beberapa acara, pengalaman itulah intinya.

Baca Juga : Panduan Pemula Keselamatan Dan keamanan Event Organizer

Konon, acara langsung secara langsung kemungkinan akan terganggu dengan ketidakpastian (paling baik) di masa mendatang. Dalam pandangan kami, itu membuat acara virtual paling tidak layak untuk dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa alasan lagi mengapa perencanaan acara virtual sepadan dengan usaha:

Biaya lebih rendah. Biaya menyelenggarakan acara virtual tidak ada artinya dibandingkan dengan biaya menyewa ruang fisik, menerbangkan peserta, dan semua biaya lain untuk menyelenggarakan acara tatap muka.

Peluang untuk kehadiran yang lebih tinggi (dan lebih luas). Tanpa batasan geografis atau perjalanan, lebih banyak orang akan dapat menghadiri acara Anda.

Konten dapat dengan mudah digunakan kembali. Konten yang dibuat untuk acara virtual dapat dengan mudah direkam dan didistribusikan lama setelah acara berakhir—memberikan masa simpan investasi Anda lebih lama.

Peristiwa virtual juga berubah. Menurut ZoomInfo , “Studi terbaru menunjukkan bahwa 20% hingga 40% peserta webinar berubah menjadi prospek yang memenuhi syarat.”

Acara khusus online yang solid membutuhkan strategi acara yang baik dan teknologi acara yang dibuat untuk internet. Selanjutnya kami akan membagikan contoh orang-orang yang mengadakan acara secara online, dan melakukan pengalaman virtual yang luar biasa, lengkap dengan keterlibatan pemirsa dan ulasan yang solid.

Contoh acara virtual yang sukses

Acara Jaringan Virtual Tantangan Film Akhir Pekan Wanita

Awalnya dijadwalkan sebagai acara tatap muka, Tantangan Film Akhir Pekan Wanita mengubah acara jejaring yang direncanakan ke ruang virtual. Menurut peserta Arestia Rosenberg , acara virtual berlangsung tanpa hambatan.

“Penyelenggara terus bergerak, memiliki ruang dan waktu istirahat yang cukup untuk terhubung dengan peserta lain, dan memberikan petunjuk untuk membantu mendorong percakapan,” kata Arestia. “Mereka juga menyarankan agar kami menukar informasi kontak di bagian atas setiap ruang pertemuan, memastikan kami benar-benar berbagi informasi dengan peserta lain jika kami kehabisan waktu.”

Konferensi Kode Nol 2020

Acara virtual yang direncanakan sejak awal, Zero Code Conference 2020 memanfaatkan pintu unik yang dibuka oleh ruang virtual—untuk memungkinkan hal-hal yang tidak dapat dilakukan oleh konferensi langsung.

Konferensi Kepemimpinan

Salah satu manfaat terbesar menjadi virtual adalah kemampuan untuk menyertakan audiens yang jauh lebih besar dan lebih luas—tanpa perlu bepergian, hampir semua orang dapat bergabung. Itulah yang terjadi ketika Konferensi Kepemimpinan Alumni Mizzou beralih menjadi acara virtual tahun ini.

“Daftar peserta sebenarnya meningkat secara eksponensial,” kata Brady Kirkpatrick kepada kami. “Dengan fleksibilitas tambahan untuk bergabung dari mana saja di seluruh dunia, kami benar-benar melihat peningkatan peserta untuk setiap acara.”

Dengan semua tambahan peserta itu, konferensi tetap berhasil menghadirkan acara yang menarik, interaktif, dan berharga.

Organisasi ini melakukan pekerjaan luar biasa dalam menemukan cara untuk terus melibatkan peserta dengan mengajukan jajak pendapat, termasuk pembicara tamu yang berharga, mengadakan Tanya Jawab, dan menambahkan video menarik untuk membuat orang bersemangat saat setiap acara bertransisi.

tips untuk perencanaan acara virtual

Jika Anda baru mengenal perencanaan acara virtual, ada beberapa perbedaan utama dari merencanakan acara tatap muka yang perlu diingat. Berikut adalah beberapa tips khusus untuk perencanaan acara virtual untuk membantu Anda membuat proses dan acara berjalan dengan lancar.

Jaga agar harapan tetap realistis. Seperti yang kami sebutkan di atas, Anda tidak dapat 100% meniru pengalaman acara tatap muka—jadi periksa harapan itu di depan pintu. Jangan bandingkan acara virtual Anda dengan acara fisik. Sebaliknya, ukur kesuksesan berdasarkan harapan realistis dan peristiwa virtual nyata.

Ingatlah format dan persyaratan Anda saat memilih teknologi. Jangan memutuskan untuk menyelenggarakan acara Anda melalui Zoom karena itulah perangkat lunak konferensi pertama yang Anda pikirkan. Sebagai gantinya, pertimbangkan format acara Anda dan persyaratan yang disyaratkan oleh format tersebut—lalu pilih teknologi dan alat terbaik untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Ambil pendekatan yang lebih preskriptif untuk sosialisasi informal. Acara tatap muka memungkinkan percakapan dan sosialisasi yang lebih santai. Secara online, aliran sosialisasi itu mungkin tidak terjadi secara alami. Itu berarti tugas Anda untuk mengambil peran yang lebih aktif dalam memfasilitasi dan mendorong hadirin.

Rencanakan untuk hari-hari cegukan dan dukungan teknis. Bahkan dengan perencanaan dan perangkat lunak yang paling ketat, selalu ada banyak peluang untuk gangguan teknis selama acara Anda. Persiapkan ini sebelumnya dengan mengamankan perangkat lunak cadangan dan bahkan menawarkan dukungan teknis untuk peserta dan peserta.

Berkomunikasi berlebihan—dengan peserta dan peserta. Baik Anda berpindah persneling dari acara tatap muka atau Anda telah merencanakan acara virtual sepanjang jalan, taruhan terbaik Anda adalah melakukan kesalahan di sisi komunikasi yang berlebihan. Pastikan semua peserta dan peserta memahami dengan tepat apa yang diharapkan, cara mengakses acara, teknologi apa yang mereka perlukan, dan detail penting lainnya.

Sewa asisten virtual. Perencanaan acara—atau perencanaan acara virtual—membutuhkan banyak waktu dan sumber daya usaha. Ini adalah komitmen besar. Mempekerjakan asisten virtual untuk memainkan peran perencana acara virtual setidaknya sampai batas tertentu menghilangkan sebagian dari tekanan itu dari Anda.

Bekerja dengan asisten perencanaan acara virtual

Mari kita bicara lebih banyak tentang bekerja dengan asisten virtual (VA) dalam merencanakan acara Anda. VA dapat membantu sebagian besar aspek perencanaan acara—terlepas dari apakah acara itu sendiri virtual atau tatap muka. Berikut adalah beberapa tugas perencanaan acara virtual yang dapat dilakukan VA:

  • Riset untuk opsi teknologi, biaya, dan lainnya
  • Penelitian, penjangkauan, dan komunikasi berkelanjutan dengan peserta, panelis, pembicara, dll.
  • Pengujian untuk memastikan peserta disiapkan dengan teknologi yang tepat
  • Membuat dan mengirim undangan, lengkap dengan semua detail acara virtual yang diperlukan
  • Mengumpulkan dan mengelola RSVP