Panduan Pemula Keselamatan Dan keamanan Event Organizer

Panduan Pemula Keselamatan Dan keamanan Event Organizer – Anda harus memiliki sistem di acara Anda untuk merekam insiden, kecelakaan, atau nyaris celaka yang terjadi. Penting bahwa setiap orang yang bekerja di acara tersebut memiliki pemahaman yang jelas tentang cara merekam insiden dan apa yang harus dilakukan dengan catatan ini di akhir acara. Hal ini dapat dilakukan selama induksi situs dan briefing.

eventelephant

Panduan Pemula Keselamatan Dan keamanan Event Organizer

eventelephant – Informasi yang ingin Anda tangkap dalam laporan insiden Anda bergantung pada sifat acara Anda. Template yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda sendiri dapat ditemukan di ‘Contoh: Laporan insiden / kecelakaan’.

Rencana Manajemen Darurat (EMP)

Rencana Manajemen Darurat (EMP) juga dikenal sebagai Rencana Tanggap Darurat — menguraikan bagaimana Anda akan menanggapi keadaan darurat di acara Anda.

Baca Juga : Panduan Cara Menyelenggarakan Event Organizer Online

Pada tingkat dasar, EMP harus:

  • Dikembangkan dengan berkonsultasi dengan tempat atau pemilik tanah, Kepolisian NSW, Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan NSW atau Dinas Pemadam Kebakaran Pedesaan NSW dan Ambulans NSW
  • Mengidentifikasi orang atau peran yang bertanggung jawab untuk mengelola tanggap darurat di acara tersebut (seringkali manajer lokasi atau seseorang yang memiliki pengetahuan luas tentang lokasi dan tata letaknya)
  • Disebarluaskan ke seluruh instansi dan pihak terkait
  • Termasuk rantai komando jika terjadi keadaan darurat
  • Memiliki instruksi yang jelas tentang bagaimana penanggung jawab akan dihubungi jika terjadi keadaan darurat.

Sifat acara Anda akan menentukan konten EMP Anda. Beberapa kemungkinan inklusi adalah:

  • Lokasi, jam operasi, dan peran pusat koordinasi acara (di mana kemajuan dan komunikasi acara Anda dipantau secara real-time, dan pengambilan keputusan penting dilakukan)
  • Lembaga mana yang akan memiliki perwakilan dan teknologi apa yang akan tersedia di dalam pusat koordinasi acara (seperti komputer, perangkat lunak, telepon, saluran telepon, dan radio)
  • Rencana lokasi yang mengidentifikasi akses dan rute evakuasi dan lokasi fasilitas pertolongan pertama (dengan referensi peta kisi untuk jejak kaki yang padat atau ruang yang lebih besar)
  • Rantai komando yang mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan dan kapan pengambilan keputusan akan berada di tangan lembaga tanggap darurat daripada pada penyelenggara acara.
  • Deskripsi peran yang dilakukan oleh mereka yang terlibat dengan tanggap darurat. Perhatikan bahwa adalah ide yang baik bagi manajer tanggap darurat acara untuk mengenakan rompi visibilitas tinggi yang dengan jelas menunjukkan gelar mereka dalam rantai komando, sehingga lembaga yang merespons dapat segera mengidentifikasi orang ini.
  • Prosedur evakuasi, yang harus mengidentifikasi personel yang dapat mengizinkan evakuasi, dan lokasi pintu keluar evakuasi dan area pertemuan
  • Rencana medis darurat, yang mencakup perincian rumah sakit yang disiapkan untuk insiden besar dan telah dikembangkan melalui konsultasi dengan kantor Ambulans NSW setempat , penyedia pertolongan pertama, dan/atau perwakilan rumah sakit setempat
  • Pengaturan untuk keadaan darurat kecil di tempat yang tidak memerlukan bantuan eksternal
  • Kontrol versi dan persetujuan yang tercantum di halaman depan sehingga orang dapat melihat bahwa mereka mengacu pada versi terbaru dari dokumen dan telah disetujui oleh pemangku kepentingan terkait.

Rencana komunikasi darurat harus menguraikan:

  • Cara menghubungi layanan darurat (selalu tekan triple zero dulu). Untuk acara yang lebih besar, Anda mungkin perlu mengeluarkan radio dua arah ke layanan darurat, sehingga mereka dapat beroperasi pada saluran darurat khusus. Perhatikan bahwa acara di taman nasional atau pedesaan / daerah terpencil mungkin memiliki titik hitam di mana baik telepon seluler atau layanan radio tidak akan beroperasi, tanpa dukungan tambahan dari penyedia telekomunikasi
  • Protokol komunikasi selama keadaan darurat, termasuk cara berkomunikasi, dengan siapa berkomunikasi, dan cara mencatat dan melaporkan insiden
  • Kode warna (sesuai dengan Standar Australia AS3745 – Perencanaan untuk keadaan darurat di fasilitas ) untuk membantu komunikasi yang akurat dan segera tentang jenis insiden dan keadaan darurat yang terjadi, untuk situs dengan antarmuka publik tingkat tinggi
  • Ekspresi yang harus dihindari, seperti “bom” atau “api”, untuk membantu meminimalkan kepanikan dalam acara apa pun pelanggan yang tidak sengaja mendengar laporan yang dibuat.

Setelah selesai, salinan EMP Anda harus diberikan kepada:

  • layanan darurat
  • dewan lokal (EMP mungkin diperlukan saat mengirimkan aplikasi untuk menggelar acara Anda)
    lembaga mana pun yang menyediakan layanan untuk mendukung acara tersebut
  • staf, sukarelawan, kontraktor, dan pemain (selama briefing pra-acara)
  • pemasok yang akan hadir pada acara tersebut.
  • Kesehatan dan keselamatan kerja
  • Anda memiliki kewajiban untuk berhati-hati untuk menyediakan lingkungan yang aman di mana staf, sukarelawan, pemain, dan kontraktor dapat bekerja.

Ketentuan yang dibuat untuk orang yang bekerja di acara Anda akan tergantung pada berbagai komponennya. Beberapa masalah yang mungkin perlu Anda pertimbangkan meliputi:

  • penanganan listrik, gas, dan bahan berbahaya lainnya
  • menyediakan pelindung telinga untuk orang yang bekerja di area bising
  • mengoperasikan peralatan dan mesin dan apakah operator berlisensi diperlukan
  • memasok tabir surya dan peralatan pelindung pribadi lainnya untuk orang-orang yang bekerja di acara luar ruangan
    persiapan pernyataan metode kerja yang aman (SWMS) dan analisis keselamatan kerja (JSA) dan/atau mendapatkannya dari kontraktor
  • menyediakan air minum untuk staf dan relawan yang bekerja di acara tersebut
  • memberikan pelatihan yang memadai untuk melaksanakan tugas-tugas yang diberikan dengan aman di acara tersebut seperti menangani uang , memindahkan barang-barang berat, mengatur dan mengarahkan lalu lintas dan manajemen kerumunan.

Akreditasi dan pengakuan peran

Anda harus dapat dengan jelas dan cepat mengidentifikasi personel yang berwenang untuk:

  • memastikan hanya orang yang tepat yang memasuki area yang harus mereka akses
  • memungkinkan akses kendaraan dalam skenario yang melibatkan penutupan jalan atau parkir terbatas
  • mencegah anggota masyarakat mengakses area berisiko tinggi, seperti area pengumpulan uang dan persiapan
  • makanan, tempat-tempat yang terdapat bahan berbahaya dan sebagainya.

Metode yang mengidentifikasi personel yang berwenang melalui akreditasi bisa sederhana atau rumit tergantung pada sifat acara Anda. Mereka termasuk menyediakan staf, sukarelawan, pemasok, kontraktor, dan media dengan:

  • kaos atau topi berwarna, bermerek dengan logo organisasi Anda
  • tanda pengenal berkode warna yang dikenakan di leher atau di pergelangan tangan dan terlihat setiap saat
  • tiket kendaraan untuk ditampilkan di dasbor
  • pakaian berkode atau label yang terkait dengan area yang boleh mereka akses.

Anda perlu mempertimbangkan bagaimana memastikan bahwa orang yang tidak berwenang tidak mengakses area terlarang dan, jika kebetulan mereka melakukannya, bagaimana mereka akan dipindahkan dari area ini. Langkah-langkah untuk membatasi akses dapat mencakup pagar, menggunakan penjaga keamanan , memberi pengarahan kepada staf dan sukarelawan dan menggunakan papan nama.

Anda mungkin akan membutuhkan papan nama, meskipun jumlah yang dibutuhkan akan tergantung pada sifat acara Anda. Pertimbangkan informasi yang perlu diketahui oleh orang-orang di acara Anda dan apakah informasi ini harus ditampilkan pada tanda. Memastikan bahwa signage tidak dapat dikaburkan tetapi terlihat dari ketinggian yang berbeda, ditulis dalam font besar yang dapat dibaca dan ditempatkan di area yang cukup terang akan membantu tamu Anda yang dapat diakses.

Pertimbangkan tanda-tanda yang mencakup informasi tentang lokasi:

  • parkir dan tidak ada area parkir
  • fasilitas yang dapat diakses, termasuk jalur landai, titik masuk dan keluar, area pandang yang dapat diakses, dan tempat parkir
  • pintu masuk dan keluar
  • toilet
  • pertolongan pertama
  • anak hilang
  • titik pertemuan
  • stan informasi.

Anda mungkin memerlukan tanda untuk:

  • pamerkan merek acara Anda
  • menunjukkan waktu kinerja
  • mengomunikasikan kondisi masuk
  • memenuhi atau menambah nilai pada perjanjian sponsor
  • memastikan pengelolaan sampah yang efektif, termasuk penggunaan wadah sampah yang berbeda untuk daur ulang dan sampah organik
  • memenuhi persyaratan hukum jika menjual alkohol di acara Anda, seperti pemberitahuan yang menyatakan pelanggaran memasok minuman keras kepada anak di bawah umur
  • menegakkan hukum bebas rokok , seperti merokok tidak diizinkan dalam jarak sepuluh meter dari warung makan atau dalam jarak empat meter dari area makan di luar ruangan.

Pertimbangkan tujuan keberlanjutan Anda saat merencanakan signage :

  • pilihan bahan dan tinta
  • transportasi rambu
  • kemampuan untuk menggunakan kembali atau mendaur ulang tanda-tanda
  • praktik keberlanjutan dari penyedia pilihan Anda.
  • Periksa dengan dewan lokal , pemilik tanah dan/atau manajemen tempat apakah ada pembatasan pada
  • penempatan tanda.

Lisensi minuman keras

Untuk menjual atau memasok alkohol di acara Anda, Anda harus mendapatkan lisensi minuman keras yang sesuai dari Liquor and Gaming NSW . Dari tujuh kategori lisensi yang tersedia, yang paling mungkin relevan untuk tujuan suatu acara adalah lisensi terbatas.

Permohonan untuk lisensi terbatas harus diajukan, paling tidak, 28 hari sebelum acara Anda. Polisi, dewan lokal, penduduk dan orang-orang yang tertarik lainnya dapat mengajukan pengajuan sehubungan dengan aplikasi lisensi minuman keras, jadi disarankan untuk mengirimkan aplikasi Anda sesegera mungkin.

Segera sebelum atau dalam dua hari kerja setelah mengajukan permohonan lisensi minuman keras, Anda harus mengirimkan pemberitahuan kepada:

Komando area lokal Kepolisian NSW

dewan lokal atau otoritas persetujuan lainnya untuk tanah tempat Anda mengusulkan untuk menggelar acara Anda.
Layanan Alkohol yang Bertanggung Jawab

The NSW Jasa Bertanggung Jawab Alkohol (RSA) sertifikasi adalah wajib bagi setiap orang yang melayani minuman keras di sebuah acara, termasuk relawan dan staf keamanan kerja di tempat tersebut. Undang-undang minuman keras mengharuskan alkohol untuk dijual dan disajikan secara bertanggung jawab.

Rencana pengelolaan alkohol

Anda mungkin ingin mengembangkan rencana pengelolaan alkohol. Mempertimbangkan:

  • persyaratan hukum penerima lisensi, seperti memastikan staf yang melayani dan petugas keamanan memiliki kartu sertifikasi RSA mereka saat ini, jam perdagangan dipatuhi, dan layanan tanda alkohol yang bertanggung jawab ditampilkan dengan jelas
  • pemeriksaan dan prosedur bukti usia, termasuk menyediakan gelang untuk di atas 18 tahun
    apakah alkohol dan/atau gelas dapat dibawa ke tempat acara oleh pengunjung acara
  • prosedur pemeriksaan keamanan, seperti pemeriksaan tas untuk alkohol dan gelas
    tempat yang aman untuk penyimpanan barang sitaan, seperti alkohol dan gelas
  • penyediaan papan nama yang jelas yang menunjukkan di mana alkohol dapat dan tidak dapat disajikan