Panduan langkah-langkah Menjadi Penyelenggara Acara

Panduan langkah-langkah Menjadi Penyelenggara Acara – Industri acara di Inggris bernilai miliaran pound. Apakah Anda bersemangat dengan membuat acara yang indah dan menarik, dan ingin bekerja untuk diri sendiri?

Panduan langkah-langkah Menjadi Penyelenggara Acara

Baca Juga : Karakteristik Penting Dari Penyelenggara Acara 

eventelephant – Maka karier sebagai penyelenggara acara wiraswasta bisa jadi untuk Anda. Mendobrak industri acara bisa menjadi hal yang menakutkan. Untuk membantu Anda memulai, kami telah membuat panduan ini untuk menjadi penyelenggara acara:

  • Panduan tentang cara menjadi pekerja lepas di Inggris
  • Panduan untuk menjadi desainer grafis lepas
  • Apakah ada perbedaan antara menjadi wiraswasta dan menjadi pedagang tunggal?
  • Mengapa saya membutuhkan asuransi bisnis?

Apa yang dilakukan penyelenggara acara?

Penyelenggara acara bertanggung jawab untuk menyelenggarakan acara, seringkali dari jenis yang beragam. Anda akan mengawasi seluruh proyek, mulai dari konsepsi hingga acara itu sendiri. Pekerjaan Anda yang sebenarnya akan bervariasi berdasarkan proyek, tetapi ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab umum:

  • Berhubungan dengan klien untuk memahami persyaratan mereka dan terus memperbaruinya
  • Mengembangkan ide acara kreatif dari brief awal
    penganggaran
  • Bernegosiasi dengan dan memesan pemasok
  • Mengatur lisensi dan persyaratan hukum lainnya
  • Bekerja dengan kontraktor
  • Manajemen di lapangan selama acara itu sendiri

Berapa penghasilan penyelenggara acara?

Gaji di industri acara dapat bervariasi. Menurut National Careers Service, penyelenggara acara menghasilkan antara £17.000 dan £80.000 setahun kesenjangan yang sangat lebar.

Tetapi sebagai penyelenggara acara wiraswasta, Anda akan menetapkan tarif Anda sendiri. Mempelajari cara menghargai diri sendiri adalah bagian penting dari karier wiraswasta atau bisnis kecil mana pun. Anda harus memahami harga pasar di industri acara, dan mempelajari cara menghitung margin pada layanan Anda. Sebagian besar dari ini tergantung pada hubungan Anda dengan pemasok, yang akan kita jelajahi nanti.

Cara menjadi penyelenggara acara: langkah demi langkah

Jadi, Anda tahu apa yang dilakukan penyelenggara acara, dan berapa banyak yang mereka hasilkan setahun. Siap untuk mengambil lompatan? Baca terus untuk panduan langkah demi langkah kami untuk menjadi penyelenggara acara.

Pastikan Anda memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat

Tidak ada persyaratan masuk formal untuk menjadi penyelenggara acara. Namun, gelar dan kualifikasi bisa sangat praktis, berpotensi membuat Anda lebih menarik bagi klien. Anda juga bisa mendapatkan pengalaman di tempat kerja, terutama dengan bekerja selama beberapa waktu di perusahaan acara yang ada. Jika Anda baru mengenal industri ini, ini dapat membantu Anda memperoleh keterampilan yang Anda butuhkan, dan dapat membantu Anda memperluas jaringan Anda.

Selain itu, Anda memerlukan beberapa keterampilan kunci yang dapat ditransfer sebagai penyelenggara acara. Yang terbesar adalah kemampuan organisasi yang sangat baik, dan perhatian yang kuat terhadap detail. Anda juga harus kreatif, sekaligus dengan cepat memahami kebutuhan klien dan bagaimana mengubahnya menjadi kenyataan.

Menjadi baik dengan angka sangat penting, karena Anda akan bekerja dengan anggaran sangat sering. Anda juga harus menjadi negosiator yang terampil, nyaman berurusan dengan klien dan pemasok.

Pelajari industri luar dalam

Industri acara bernilai miliaran pound di Inggris, dan itu kompleks. Jika Anda tidak memiliki pengalaman dalam acara, Anda perlu memastikan bahwa Anda memahami industri dengan jelas. Tentu saja, pengalaman di tempat kerja sangat bagus untuk ini, tetapi Anda juga harus mempertimbangkan untuk membaca berita perdagangan untuk mengikuti perkembangan terbaru.

Temukan niche Anda

Industri besar ini memiliki beberapa relung yang berbeda, beberapa di antaranya berpotongan atau tumpang tindih. Spesialisasi umum dalam perencanaan acara termasuk pernikahan, pertunangan perusahaan, dan acara seni. Namun, Anda juga harus terbiasa dengan spesialisasi granular misalnya, ada seluruh sub industri yang didedikasikan hanya untuk katering, dan satu lagi untuk tata rias tempat.

Pikirkan baik-baik tentang keterampilan dan kontak Anda yang ada. Apakah Anda berasal dari latar belakang seni? Bisakah Anda memanfaatkan jaringan Anda di sektor itu? Atau apakah Anda memiliki hasrat untuk pernikahan, bersama dengan kreativitas dan keterampilan interpersonal yang dibutuhkan di bidang itu? Temukan niche Anda, dan dedikasikan diri Anda untuk menjadi yang terbaik di dalamnya.

Buat rencana bisnis

Rencana bisnis Anda adalah salah satu dokumen terpenting dalam kehidupan bisnis Anda. Ini mungkin digunakan untuk mengumpulkan dana untuk bisnis Anda. Tetapi bahkan jika Anda melakukan bootstrap, tetap penting bagi Anda untuk meluangkan waktu untuk menyusun rencana yang tepat.

Dokumen tersebut akan mencakup rincian penting tentang keuangan Anda, dan beberapa tolok ukur yang memungkinkan Anda menilai kemajuan Anda selama beberapa tahun ke depan. Untuk lebih lanjut tentang langkah ini, baca panduan kami tentang cara menulis rencana bisnis untuk startup.

Kenali Peraturan industri

Bergantung pada sifat acara yang Anda selenggarakan, dan di mana Anda mengadakannya, Anda mungkin memerlukan lisensi dari otoritas lokal Anda. Anda juga harus memahami aturan seputar lisensi alkohol. Persyaratan lisensi berbeda-beda di setiap wilayah, jadi Anda harus menghubungi otoritas atau dewan setempat untuk mendapatkan dukungan.

Mendaftarkan bisnis Anda

Seperti halnya bisnis baru, Anda juga harus mendaftar. Anda dapat memilih untuk beroperasi sebagai pedagang tunggal, atau membentuk perusahaan terbatas. Untuk lebih lanjut tentang ini, baca artikel kami tentang perbedaan antara pedagang tunggal dan perusahaan terbatas. Anda akan diminta untuk mendaftar sebagai wiraswasta dengan HMRC, dan Anda harus mengajukan pengembalian pajak Self Assessment tahunan.

Penyelenggara acara juga harus memikirkan asuransi bisnis:

  • Tanggung jawab publik kemungkinan akan menjadi perlindungan inti Anda ini dapat melindungi Anda dari klaim yang timbul dari cedera atau kerugian yang diderita oleh anggota masyarakat sebagai akibat dari pekerjaan Anda
  • Anda juga harus berpikir hati-hati tentang asuransi ganti rugi profesional, yang dapat membayar jika
  • Anda melakukan kesalahan yang merugikan klien.
  • Jika Anda akhirnya mempekerjakan staf untuk membantu Anda menjalankan bisnis Anda, asuransi kewajiban pemberi kerja kemungkinan akan menjadi persyaratan hukum

Simply Business menawarkan perlindungan khusus untuk penyelenggara acara. Anda dapat menggabungkan semua pertanggungan Anda menjadi satu polis, dengan satu premi. Bandingkan kutipan asuransi event organizer.

Membangun hubungan dengan pemasok

Pemasok sangat penting bagi penyelenggara acara. Anda akan bekerja dengan berbagai orang dan organisasi, dari tempat hingga katering, dan dari percetakan hingga perusahaan dekorasi. Pemasok Anda harus hebat jika Anda ingin mengadakan acara yang sukses, dan Anda harus bekerja keras untuk membangun hubungan yang langgeng ketika Anda menemukan yang tepat. Sebagai bisnis baru, Anda mungkin merasa sulit untuk menegosiasikan persyaratan kredit. Namun, penting bagi Anda untuk terus menghubungi pemasok untuk memastikan Anda mendapatkan penawaran terbaik, baik dalam hal biaya maupun syarat pembayaran.

Temukan klien

Sekarang setelah Anda siap, saatnya untuk memenangkan klien pertama Anda! Pemasaran adalah salah satu kegiatan bisnis terpenting Anda. Saat merencanakan bisnis Anda, Anda harus mengidentifikasi saluran pemasaran utama yang akan Anda prioritaskan. Semakin, penyelenggara acara mendedikasikan banyak sumber daya mereka untuk pemasaran online. Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki situs web bisnis hebat yang menunjukkan nilai jual unik Anda dan, jika mungkin, menyertakan bukti pekerjaan Anda sebelumnya.

Selain itu, Anda harus membiasakan diri dengan Panel Pengetahuan Google dan memahami bagaimana mesin telusur memengaruhi pemasaran Anda. Namun, beberapa pemasaran yang paling sukses adalah tatap muka. Pikirkan tentang kontak yang Anda miliki, dan perkenalkan diri Anda dan bisnis baru Anda. Koneksi manusia sangat penting untuk semua bisnis tetapi terutama di bidang yang bersifat pribadi seperti pengorganisasian acara.

Manajemen Acara Perusahaan

Acara khusus adalah jawaban sempurna untuk pertanyaan: Bagaimana cara mendapatkan pelanggan dan prospek saya untuk diri saya sendiri? Acara khusus menyediakan cara terbaik untuk terhubung dengan pelanggan, prospek, kolega, dan bahkan karyawan dan mitra Anda sendiri. Di Idea International, tujuan kami adalah membuat acara Anda berkesan dan menyediakan lingkungan yang akan membantu semua peserta fokus pada perusahaan dan tujuan Andasemua dalam situasi yang tak terlupakan. Kami berdiri terpisah dari perusahaan manajemen acara perusahaan lainnya.

Istilah peristiwa mencakup spektrum makna yang luas. Bagi sebagian orang, sebuah acara mungkin merupakan tambahan untuk pameran dagang. Bagi orang lain, suatu peristiwa bisa menjadi entitas yang berdiri sendiri. Misalnya, ketika Wharton School of University of Pennsylvania melakukan tur dunia untuk terhubung dengan alumni, Idea International mengelola acara di wilayah APAC. Yang lain lagi mungkin menempatkan sesi pendidikanseminar, seri pembicara, atau makan malam pemimpin opini utamadalam kategori acara.

UFI memperkirakan bahwa industri acara bertanggung jawab atas sekitar 31.000 acara di seluruh dunia setiap tahun, rata-rata sekitar 85 acara setiap hari dalam setahunsama dengan kira-kira:

  • 124 juta meter persegi dari total ruang pameran bersih yang disewa
  • 4 juta perusahaan pameran dan sekitar 260 juta pengunjung
  • Nilai total USD55 miliar
  • 680.000 pekerjaan setara penuh waktu

Pada saat yang sama, ada peningkatan kesadaran akan persaingan untuk memesan seluruh rangkaian acara bisnis ke tempat-tempat baru di seluruh dunia, acara yang meliputi:

  • Pertemuan asosiasi (seringkali termasuk ruang pameran)
  • Pameran
  • Rapat perusahaan
  • Perjalanan insentif perusahaan

Acara yang diselenggarakan oleh asosiasi adalah komponen penting dari sektor BE secara global dan telah mengalami pertumbuhan yang sehat selama dekade terakhir. Mereka menyediakan bagian bisnis terbesar untuk beberapa entitas seperti pusat konvensi. Stabilitas relatif dan jadwal sektor asosiasi yang dapat diprediksi dibandingkan dengan pertemuan perusahaan membuatnya sangat menarik.

Pasar kurang rentan terhadap perubahan jangka pendek dalam kondisi ekonomi karena sifat bisnis jangka panjang dan kebutuhan untuk mempertahankan pertemuan sebagai bentuk komunikasi anggota yang menghasilkan pendapatan. Seringkali pertemuan asosiasi yang lebih besar menampilkan pameran atau ekspo.

Pameran mencakup acara perdagangan dan publik. Pameran mandiri sering dikembangkan dan dimiliki oleh wirausaha penyelenggara pameran, banyak di antaranya adalah perusahaan global yang menentukan kelayakan pementasan pertunjukan di negara dan wilayah tertentu. Pameran juga merupakan komponen penting dari banyak konferensi asosiasi (seperti di atas), memberikan sumber pendapatan yang berharga dan dorongan komersial untuk acara tersebut. Pameran semakin sering diadakan bersamaan dengan konferensi dan seminar, dan sebaliknya.

Rapat perusahaan cenderung berukuran lebih kecil daripada konferensi asosiasi, tetapi secara keseluruhan mewakili bagian yang lebih besar dari total pasar BE, dalam hal jumlah dan frekuensi. Pertemuan ini dapat mengambil banyak bentuk: dari konferensi tahunan perusahaan hingga retret, seminar pelatihan, dan peluncuran produk. Kekuatan sektor ini cenderung mencerminkan kekuatan ekonomi dan, dengan demikian, ada kekhawatiran bahwa keadaan ekonomi global dapat menekan sektor rapat korporasi di masa mendatang.

Perjalanan insentif perusahaan, yang digunakan untuk memberi penghargaan kepada klien, distributor, dan/atau staf top, dapat berkisar dari kelompok atau pasangan yang sangat kecil hingga kelompok besar yang berjumlah ribuan sekaligus. Dipromosikan secara luas oleh perusahaan pengelola destinasi dan perencana acara khusus, segmen ini mewakili penawaran terbaru untuk acara karyawan dan inovasi perusahaan.

Perjalanan insentif perusahaan telah berkembang pesat selama dua dekade terakhir. Pasar tradisional di Amerika Utara dan Eropa menghadapi persaingan yang kuat dari pembukaan venue secara besar-besaran dan daya pikat kawasan APAC.

Konvensi adalah istilah yang umumnya digunakan untuk pertemuan yang sangat besar dan sering kali mencakup pameran dagangatau pameran atau ekspo. Dikatakan demikian, sebagian besar pertemuan dan konferensi tahunan juga menyertakan bagian pameran dagang dari pertunjukan tersebut.

Sepatah kata tentang definisi: meskipun Daftar Istilah Apex Dewan Industri Acara adalah sumber terbaik untuk definisi yang tepat, dalam bahasa biasa, istilah rapat, konferensi, konvensi, dan kongres sangat mirip dan tidak memberikan banyak konteks selain kumpulan individu yang tertarik untuk berdiskusi dan belajar tentang subjek tertentu biasanya subjek yang memiliki minat karir atau keahlian individu.

Perusahaan seperti Idea International yang memfasilitasi pertemuan ini siap untuk mengatur logistik untuk acara dari seminar hingga penggalangan dana gala dan pembukaan, mengembangkan tema konferensi yang selaras dengan audiens dan tuan rumah. Idea International mengelola hubungan, mendaftarkan tamu, melacak pembicara, dan membantu mengembangkan anggaran untuk pengembalian investasi acara terbaik.

Aktivasi: ada seluruh dunia acara konsumen, dan segmen industri acara ini tumbuh dengan kecepatan yang menakjubkan. Aktivasi merek mendorong tindakan konsumen melalui interaksi dan pengalaman merek. Secara sederhana, tujuan dari kampanye ini adalah untuk membuat konsumen bertindak. Aktivasi menghidupkan merek melalui pengalaman dan membentuk hubungan emosional jangka panjang.

Aktivasi merek mengambil banyak bentuk dan mungkin melibatkan beberapa, atau semua hal berikut:

  • Promosi konsumen
  • Pemasaran Pengalaman
  • Kampanye digital
  • Pemasaran Pembeli
  • Sampling kampanye

Merencanakan sebuah acara di wilayah APAC membutuhkan pengetahuan yang signifikan tentang kepekaan budaya. Apa yang berhasil di satu negara mungkin menyinggung di negara lain. Pilihan makanan dan minuman ditentukan oleh budaya; banyak negara di kawasan APAC tidak menyukai konsumsi alkohol.

Segala sesuatu mulai dari peralatan makan hingga tempat duduk istimewa perlu disaring melalui mata yang tajam dari manajer acara yang mengetahui negara atau wilayah tertentu (seperti halnya di Cina). Manajer acara seperti yang akan Anda temukan di Idea International. Karena kami berbasis di kawasan APAC, kami harus benar-benar menyadari masalah budaya, agama, dan politik yang memengaruhi keberhasilan acara.