Mengenal Tentang Bekerja Dengan Jurnalis Sebagai Event Organiser

Mengenal Tentang Bekerja Dengan Jurnalis Sebagai Event Organiser – Sebagai seorang profesional manajemen acara, Anda akhirnya harus bekerja dengan pers. Apakah mereka meliput seluruh konferensi Anda atau hanya muncul untuk melaporkan keynote yang sangat menyentuh, jurnalis adalah komponen penting dari setiap bar acara. Penting bagi Anda untuk mengetahui secara tepat bagaimana berkomunikasi dengan mereka – dan bagaimana menghadapinya.

eventelephant

Mengenal Tentang Bekerja Dengan Jurnalis Sebagai Event Organiser

eventelephant – Jurnalis memainkan peran yang sangat penting dalam manajemen acara, suka atau tidak suka. Tergantung pada hubungan Anda dengan pers, itu bisa menjadi salah satu alat publisitas paling kuat di gudang senjata Anda, atau salah satu ancaman paling merusak reputasi merek Anda. Hari ini, kita akan membahas bagaimana Anda dapat memastikan bahwa jurnalis memenuhi peran sebelumnya, bukan yang terakhir.

Dengan kata lain, kita akan membahas dengan tepat bagaimana Anda sebagai seorang profesional manajemen acara harus berhubungan dengan pers – dan bagaimana hubungan itu berperan dalam menjalankan acara yang sukses.

Perbedaan Jurnalisme dan Humas

Sebelum kita melangkah lebih jauh, penting bagi kita untuk mengetahui terlebih dahulu perbedaan antara jurnalisme dan PR. Meskipun sering dipandang sebagai dua sisi mata uang yang sama, mereka sebenarnya adalah dua profesi yang sangat berbeda. Perbedaan utama terletak pada sifat informasi yang mereka kelola .

Wartawan umumnya melaporkan berita. Dalam konteks manajemen acara, ini bisa melibatkan memberi tahu publik tentang pameran dagang yang akan datang, mendiskusikan wawasan dari presentasi utama baru-baru ini, atau mengungkap kontroversi yang muncul di sekitar pembicara tamu atau tempat. Dalam kebanyakan kasus, mereka terutama peduli dengan fakta dengan memberikan kepada audiens sumber informasi yang akurat, andal, dan terkini.

Baca Juga : Software Event Organiser Terbaik yang Akan Membuat Anda Menjadi Rockstar

Setiap dampak cerita mereka terhadap reputasi merek adalah sekunder dari cerita itu sendiri.

Hubungan masyarakat, sementara itu, adalah tentang manajemen reputasi. Seorang profesional PR bertanggung jawab untuk menampilkan citra positif dari sebuah merek, produk, atau individu mereka mendorong publisitas positif dan melakukan apa yang mereka bisa untuk mengelola publisitas negatif. Seringkali, ini melibatkan bekerja dekat dengan wartawan, menawarkan siaran pers dan perangkat media yang menjadi dasar laporan berita.

Mereka yang terlibat dalam hubungan masyarakat juga menangani wawancara, mengadakan konferensi pers, dan menangani bencana merek krisis yang dapat merusak reputasi merek jika dibiarkan.

Mereka juga bekerja untuk membangun jaringan kontak di media wartawan yang dapat mereka hubungi jika mereka membutuhkan cerita untuk mendapatkan publisitas cepat. Seperti yang mungkin sudah Anda duga, peran Anda sebagai perencana acara sebenarnya terkait erat dengan hubungan masyarakat.

Seperti yang mungkin dilakukan oleh seorang profesional PR, Anda akan menjangkau kontak potensial di media. Anda akan menangani pemasaran dan publisitas untuk acara Anda, dan melakukan apa yang Anda bisa untuk memastikan bahwa orang-orang tertarik dengannya. Yang terpenting, Anda akan menyediakan jurnalis dengan cerita yang dapat mereka liput – baik melalui pembicara tamu Anda atau melalui acara Anda sendiri.

Tentu saja, Anda juga dapat menyewa manajer PR untuk menangani semua hal ini untuk Anda, memungkinkan Anda untuk fokus secara eksklusif dan sepenuhnya pada acara Anda. Itu sangat tergantung pada ukuran acara dan kontak yang Anda miliki yang dapat membantu.

Membangun Acara yang Menarik Bagaimana Jurnalis Dapat Meningkatkan Publisitas Acara

Untuk memaksimalkan pengembalian hubungan Anda dengan media, Anda pasti ingin melibatkan mereka di setiap tahap acara – khususnya tahap perencanaan awal. Semakin banyak buzz yang Anda hasilkan; semakin banyak publikasi acara Anda muncul, semakin besar jumlah kehadiran Anda. Ambil contoh, Calgary Comic and Entertainment Expo acara tahunan yang diselenggarakan di Calgary, Alberta.

Meskipun hampir tidak memerlukan publisitas pada saat ini (ini adalah salah satu konvensi terbesar di Kanada Barat), perwakilan acara akan sering menghubungi kontak media dengan informasi tentang tamu selebritas , detail tentang kehadiran , wawancara/pembicara utama , dan hampir semua kejadian berharga lainnya. terkait dengan kon.

Hal ini tidak hanya memberikan banyak materi segar kepada wartawan untuk publikasi mereka percayalah, mereka pasti menghargainya ini juga menyebarkan berita tentang acara tersebut kepada orang-orang yang mungkin tidak pernah mendengarnya.

Belajarlah dari contoh itu. Tanggapi secara tepat waktu setiap jurnalis yang menghubungi Anda untuk meminta informasi tentang acara Anda, dan hubungi kontak yang Anda buat dengan pembaruan secara teratur. Lebih baik lagi, jika Anda menjalankan acara tahunan, pertimbangkan untuk membuat blog Anda sendiri di mana Anda secara teratur memposting berita, pembaruan, dan informasi.

“Waktu terbaik untuk merencanakan publisitas acara adalah selama perencanaan acara itu sendiri,” demikian kutipan dari Claudine Wilson’s Introduction to Public Relations .

Wilson, seorang veteran bidang periklanan, menyarankan untuk menetapkan tema yang jelas dan terpadu untuk menyatukan semua elemen publisitas seseorang. Dia lebih lanjut mendesak perencana untuk menjadi kreatif dalam metode yang mereka gunakan untuk menghasilkan buzz, untuk mengundang tokoh media untuk mengambil bagian dalam sebuah acara, dan untuk menjadi kreatif dengan taktik pemasaran mereka.

Bahkan beberapa sentuhan murah dapat menarik perhatian media – contoh Wilson adalah menambahkan sabun dekoratif, lilin beraroma, dan kertas toilet yang menarik ke kakus di turnamen golf.

Yang terpenting, lanjut Wilson, penting bagi perencana acara untuk memilih bentuk media yang mungkin menjangkau audiens target seseorang.

Masuk akal, bukan? Tentu saja, semua sentuhan kreatif dan surat kepada editor di dunia tidak ada gunanya jika perusahaan Anda tidak memiliki hubungan positif dengan media. Itu yang akan kita bahas selanjutnya.

Berbicara Kepada Media

Sebelum kita masuk ke inti bagian ini, mari kita membahas beberapa panduan dasar untuk berbicara dengan perwakilan media dan menangani wawancara:

Jujurlah: Wartawan tidak bodoh – mereka sebenarnya cukup bagus untuk mengetahui apakah Anda mempermainkan mereka atau tidak. Bersikaplah setransparan mungkin.

Jadilah Ringkas: Jangan mengoceh. Simpan jawaban Anda atas pertanyaan jurnalis sesingkat mungkin tanpa memotong informasi penting apa pun.

Kenali Konteks Anda: Jangan takut untuk bertanya tentang konteks pertanyaan yang ditujukan kepada Anda, serta sudut pandang yang disusun oleh reporter. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyusun pertanyaan Anda dengan lebih baik.

Tetap Profesional: Jangan terlalu akrab, dan jangan terlalu bermusuhan. Bahkan jika Anda berteman dekat dengan seorang jurnalis, perlakukan wawancara sebagai bisnis.

Selalu Pertimbangkan Apa yang Akan Anda Katakan: Apa pun yang Anda katakan dalam sebuah wawancara dapat digunakan dalam artikel atau berita. Ingat bahwa. Jika Anda mengatakan sesuatu yang bodoh, itu mungkin akan dikutip.

Membina Hubungan Pers yang Positif

Baiklah, sekarang sudah cukup jelas bahwa jurnalis adalah elemen yang cukup penting dari wajah publik suatu peristiwa. Sebuah berita yang baik dapat menginspirasi banyak peserta untuk berpartisipasi dalam suatu acara, karena benang negatif dapat membuat orang menjauh. Karena itu, Anda ingin melakukan apa pun yang Anda bisa untuk tetap berada di sisi baik media.

Dengan kata lain, Anda ingin membangun hubungan positif dengan pers.

Mengingat bahwa, sebagai perencana acara, sebagian besar pekerjaan Anda melibatkan manajemen orang, ini seharusnya tidak terlalu sulit. Anda sudah terbiasa membina hubungan kerja dengan vendor, mitra, dan sukarelawan. Wartawan tidak jauh berbeda, kan?

Iya dan tidak.

Lihat, hal pertama yang perlu Anda pahami tentang jurnalis adalah bahwa mereka sebenarnya sudah terbiasa dibohongi – baik secara langsung maupun tidak sengaja. Karena itu, sering kali cenderung ada sedikit sinisme yang berkaitan dengan kontak korporat. Jika seorang reporter tidak benar-benar mengenal Anda atau perwakilan Anda, mereka mungkin tidak akan menerima begitu saja apa yang Anda katakan, dan mereka bahkan mungkin memutarbalikkan informasi apa pun yang Anda berikan kepada mereka.

Oleh karena itu, lebih penting untuk memupuk persahabatan di antara pers daripada dengan profesi lainnya.

“Hubungan terdekat yang pernah saya bangun dengan jurnalis adalah di pesta koktail di mana kami tidak membahas apa pun tentang perusahaan saya,” jelas pengusaha dan kapitalis ventura Mark Suster . “Saya berteman baik dengan seorang jurnalis di Financial Times dan akhirnya membantunya saat dia menulis buku tentang industri modal ventura. Ini dimulai secara sosial. Semakin dia mengetahui lebih banyak, semakin dia menelepon saya untuk meminta bantuan dengan cerita. Semakin Anda terhubung dengan mereka, semakin Anda akan mengatasi kecenderungan untuk ingin “berputar” dan semakin mereka akan mempercayai Anda ketika Anda memberi mereka fakta.

Salah satu cara Suster menyarankan Anda melakukan ini adalah dengan membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Bersedia memberi mereka wawasan berharga dan unik yang akan membantu mereka menulis cerita yang lebih baik. Apakah Anda memiliki koneksi dengan seseorang yang ingin mereka ajak bicara untuk sebuah cerita, pengetahuan tentang bidang yang tidak mereka ketahui, atau informasi tentang berita tertentu?

Tawarkan untuk membantu mereka. Anda tidak akan menyesalinya, dan mereka pasti akan mengingat apa yang Anda lakukan. Ketika saatnya tiba bagi Anda untuk mempromosikan acara mendatang, mereka akan jauh lebih bersedia untuk membantu.

Sekarang, dengan mengingat hal itu, penting untuk dipahami bahwa jurnalis adalah orang yang cukup sibuk, dengan tenggat waktu yang padat. Untuk alasan ini, Anda harus seresponsif mungkin saat bekerja dengan mereka. Jangan membuat mereka menunggu siaran pers atau gigitan suara – sampaikan kepada mereka sesegera mungkin.

Komponen Undangan Pers yang Tepat

Sekarang setelah Anda memahami apa yang terlibat dalam mendapatkan media di pihak Anda, mari kita sedikit memperluas gagasan itu. Anda memiliki kontak media yang stabil dan acara Anda semakin dekat. Bagaimana Anda memberi tahu mereka bahwa mereka diundang?

Hal pertama yang pertama, Anda akan ingin menyusun daftar publikasi yang mungkin tertarik untuk meliput acara Anda. Apakah Anda menjalankan pameran dagang teknologi besar di Silicon Valley? Anda dapat mempertimbangkan untuk menghubungi situs seperti The Verge, Techcrunch, Silicon Angle, atau Wired. Konferensi pengembangan game? Gamesindustry International, Polygon, Kotaku, dan Game Informer hanyalah beberapa saran.

Setelah Anda mengetahui siapa yang ingin Anda hubungi, selanjutnya Anda harus membuat undangan resmi. Ini dapat mengambil beberapa bentuk yang berbeda tergantung pada seberapa akrab Anda dengan orang-orang yang bekerja di sebuah agen, tetapi umumnya harus mencakup informasi berikut:

  • Waktu, tanggal, dan lokasi acara.
  • Informasi tentang keynote/presentasi yang relevan
  • Jumlah kartu pers/lencana yang ingin Anda berikan
  • Kit pers, jika relevan

Sekali lagi, kesederhanaan penting di sini. Tetap singkat, manis, dan profesional, tetapi pastikan juga tidak terlalu umum. Jika Anda secara pribadi mengenal seseorang di publikasi tertentu misalnya, editor maka Anda dapat mempertimbangkan untuk menghubungi mereka secara pribadi.

Etiket Pers: Cara Memperlakukan Wartawan di Acara Anda

Sebelum kita menyelesaikan semuanya, ada satu topik terakhir yang perlu kita bahas peran yang akan dimainkan jurnalis selama acara Anda. Umumnya jurnalis di suatu acara diidentifikasi oleh lencana pers, yang mencakup informasi tentang publikasi mereka bersama dengan ID foto. Pass ini memberikan manfaat tertentu kepada orang yang menanggungnya, yang harus mencakup:

  • Tempat duduk khusus yang ditugaskan di keynotes. Banyak peristiwa yang saya lihat mencurahkan sebagian dari beberapa baris pertama secara eksklusif untuk media.
  • Akses ke area/presentasi VIP.
  • Akses ke wawancara eksklusif/konferensi pers dengan presenter atau tamu selebriti.
  • Akses ke bagian/area acara diblokir dari peserta reguler.
  • Seperti yang mungkin sudah Anda lakukan, Anda harus memperlakukan jurnalis yang hadir dengan rasa hormat tertentu – sebagai tamu terhormat dan penting. Bersikaplah akomodatif yang Anda bisa, dan lakukan apa pun yang diperlukan untuk memastikan mereka memiliki pengalaman positif. Mereka akan membalas Anda dalam bentuk barang, dengan cakupan positif – andalkan itu.
  • Dalam Penutupan

Jadi, begitulah panduan singkat tentang berurusan dengan media dalam manajemen acara. Berbicara kepada pers adalah sesuatu yang harus dilakukan oleh setiap perencana acara, bagaimanapun juga jurnalis adalah elemen publisitas yang sangat penting, tidak peduli bagaimana Anda melihatnya.

Kontak media yang penting tidak selalu dikaitkan dengan publikasi. Beberapa blogger independen memiliki pengaruh yang sama besarnya dengan seluruh organisasi. Kenali influencer di bidang Anda. Terkadang Anda akan menerima pers yang buruk. Hadapi dengan anggun. Hubungi penulis dan lihat apakah Anda tidak dapat menyelesaikan masalah dengan mereka.

Kerjakan pekerjaan rumah Anda. Pelajari jurnalis mana pun yang bekerja dengan Anda untuk siapa mereka menulis/melaporkan, riwayat karier mereka, dan lain-lain. Sangat dapat diterima bagi Anda untuk menolak berkomentar jika Anda tidak memiliki hal positif untuk dikatakan – tetapi ingatlah bagaimana hal itu akan dirasakan.