Hal Pertama Yang Dilakukan Saat Menjadi Perencana Event

Apa itu Perencana Acara?

Hal Pertama Yang Dilakukan Saat Menjadi Perencana Event – Apakah Anda suka mengatur acara dan pesta untuk keluarga dan teman Anda? Anda mungkin ingin melihat karier sebagai perencana acara!

eventelephant

Hal Pertama Yang Dilakukan Saat Menjadi Perencana Event

Perencana acara (juga dikenal sebagai perencana pertemuan dan/atau konvensi) adalah seseorang yang mengoordinasikan semua aspek pertemuan dan acara profesional. Mereka sering memilih lokasi pertemuan, mengatur transportasi, dan mengoordinasikan banyak detail lainnya.

Apa yang dilakukan Perencana Acara?

eventelephant – Baik itu pernikahan , konferensi pendidikan, atau konvensi bisnis, pertemuan dan acara menyatukan orang untuk tujuan yang sama. Rapat, konvensi, dan perencana acara bekerja untuk memastikan bahwa tujuan ini tercapai dengan lancar.

Seorang perencana acara biasanya akan melakukan hal berikut:

  • Bertemu dengan klien untuk memahami tujuan pertemuan atau acara
  • Rencanakan ruang lingkup acara, termasuk waktu, lokasi, program, dan biaya
  • Mintalah tawaran dari tempat dan penyedia layanan (misalnya, toko bunga atau fotografer )
  • Bekerja dengan klien untuk memilih tempat mengadakan acara dan siapa yang akan dikontrak untuk layanan
  • Periksa tempat yang dapat memastikan kita dapat memenuhi syarat yang diberikan klien
  • Mengkoordinasikan sebagian layanan acara seperti halnya kamar, pelayanan transportasi, serta layanan konsumsi
  • Berkoordinasi dengan staf yang ada tempat untuk melaksanakan secara detail
  • Memantau aktivitas acara yang berlangsung untuk memastikan klien serta peserta yang ikut acara puas
  • Tinjau tagihan acara dan setujui pembayaran

Baca Juga : 10 Cara Untuk Memasarkan Event Yang Tepat Dan Cepat

Perencana acara mengoordinasikan setiap detail acara, dari awal hingga akhir. Sebelum rapat, misalnya, perencana akan bertemu dengan klien untuk memperkirakan kehadiran dan menentukan tujuan rapat. Selama pertemuan, mereka menangani logistik pertemuan seperti mendaftarkan tamu dan menyiapkan peralatan audio/visual untuk pembicara. Setelah pertemuan, mereka mensurvei peserta untuk mencari tahu topik apa yang paling menarik bagi mereka.

Perencana acara juga mencari situs pertemuan potensial, seperti hotel dan pusat konvensi. Mereka mempertimbangkan penginapan dan layanan yang dapat disediakan oleh fasilitas tersebut, betapa mudahnya orang untuk sampai ke sana, dan atraksi yang ditawarkan daerah sekitarnya. Baru-baru ini, perencana juga mempertimbangkan apakah pertemuan online dapat mencapai tujuan yang sama seperti pertemuan tatap muka.

Setelah lokasi dipilih, perencana mengatur ruang pertemuan dan layanan dukungan. Misalnya, mereka menegosiasikan kontrak dengan pemasok untuk menyediakan makanan bagi peserta dan mengoordinasikan rencana dengan staf di tempat. Mereka mengatur pembicara, hiburan, dan kegiatan. Mereka juga mengawasi keuangan pertemuan dan konvensi. Pada hari acara, perencana dapat mendaftarkan peserta, mengoordinasikan transportasi, dan memastikan ruang rapat diatur dengan benar.

Seperti apa tempat kerja Event Planner?

Perencana acara menghabiskan sebagian besar waktu mereka di kantor. Selama pertemuan dan acara, mereka biasanya bekerja di tempat di hotel atau pusat konvensi. Mereka melakukan perjalanan secara teratur untuk menghadiri acara yang mereka selenggarakan dan mengunjungi lokasi pertemuan yang prospektif, terkadang di lokasi eksotis di seluruh dunia. Perencana secara teratur berkolaborasi dengan klien, pekerja perhotelan, dan peserta rapat.

Pekerjaan pertemuan, konvensi, dan perencana acara bisa serba cepat dan menuntut. Perencana mengawasi banyak aspek acara pada saat yang sama, menghadapi banyak tenggat waktu, dan mengatur kegiatan beberapa kelompok orang yang berbeda.

Kebanyakan pertemuan, konvensi, dan perencana acara bekerja penuh waktu. Selain itu, banyak yang diharuskan bekerja dengan jam kerja yang panjang dan tidak teratur menjelang acara besar. Selama rapat atau konvensi, perencana dapat bekerja pada hari yang sangat panjang, mulai pagi hari dan bekerja hingga larut malam. Terkadang, mereka harus bekerja di akhir pekan.