Fakta ​​Tentang Penyelenggara Acara Perusahaan

Fakta ​​Tentang Penyelenggara Acara Perusahaan – Bahkan, usianya hampir setua piramida Mesir. Tahukah Anda bahwa perencana acara pertama yang diketahui adalah Cleopatra ? Acara mewahnya tidak akan mungkin terjadi tanpa bantuan yang siap sedia. (Dalam kasusnya, pelayan dan budak.) Dan entah bagaimana mereka berhasil tanpa teknologi modern kita.

Fakta ​​Tentang Penyelenggara Acara Perusahaan

eventelephant – Perencanaan acara perusahaan membutuhkan banyak kerja keras. Jangan biarkan siapa pun memberi tahu Anda sebaliknya. Baik Anda mengatur peluncuran produk, konferensi, atau acara keramahtamahan klien, mendapatkan semua detail dengan benar tepat waktu dan sesuai anggaran akan membutuhkan banyak usaha.

Itulah mengapa sama sekali tidak membantu untuk diberitahu kebenaran yang meragukan tentang perencanaan acara. Ini tidak hanya ternyata salah tetapi sebenarnya dapat menghambat kemajuan Anda dan, pada akhirnya, keberhasilan acara Anda.

Dibutuhkan satu orang untuk menyelenggarakan sebuah acara

Sangat tidak mungkin bahwa satu orang akan mampu menangani semua elemen berbeda yang digunakan untuk merencanakan acara perusahaan. Faktanya, semakin besar, lebih lama, dan semakin kompleks acaranya, semakin banyak bantuan yang Anda perlukan untuk membuat semuanya menyatu dengan sempurna pada hari itu.

Tentu, satu manajer acara dapat mengoordinasikan upaya semua orang dan mengambil semua keputusan penting. Tetapi Anda akan membutuhkan pembantu spesialis baik internal atau outsourcing untuk menangani aspek individu seperti:

  • Menemukan tempat
  • Menyelenggarakan katering kelompok
  • Pemesanan hiburan
  • Merencanakan program
  • merek
  • Logistik
  • dan banyak lagi

Acara perusahaan adalah urusan formal

Kantor memiliki reputasi sebagai tempat kerja yang pengap. Jadi tidak heran kesopanan yang sama diperluas ke acara perusahaan di luar lokasi. Dalam beberapa dekade berlalu, pertemuan konferensi formal yang besar mungkin telah menjadi norma. Itu tidak lagi terjadi di abad ke 21.

Meskipun Anda pasti mengharapkan acara Anda menjadi profesional, tidak ada alasan mengapa formatnya tidak bisa santai. Bahkan mungkin sedikit aneh dan kaget, ngeri menyenangkan. Bagaimana dengan tenda pesta yang didekorasi dengan mewah daripada ruang pertemuan hotel standar?

Baca Juga : 5 Tips Merencanakan Acara yang Sukses

Tidak perlu menjadwalkan acara dengan ketelitian militer

Jadwal yang jelas direncanakan dengan sangat presisi adalah apa yang dibutuhkan. Banyak penyelenggara acara mencoba menjalankan hari tanpa terlalu mengkhawatirkan waktu sesi atau istirahat. Hasil yang tak terhindarkan adalah kekacauan, dengan delegasi tidak tahu di mana mereka seharusnya berada pada waktu tertentu, sementara pembicara tidak yakin berapa banyak waktu yang mereka miliki.

Pendekatan yang jauh lebih profesional adalah menyusun rencana perjalanan yang ketat dengan jadwal acara, termasuk waktu makan siang, waktu istirahat, dan acara malam jika perlu.

Tempat tidak terlalu penting

Ini mungkin salah satu mitos terbesar di luar sana. Faktanya, kebalikannya benar-benar benar. Mencari tempat yang tepat dapat menjadi rahasia acara bisnis yang sukses dan berkesan.

Ini dimulai dengan lokasi:

  • Bisakah semua orang ke sana dan kembali dengan mudah?
  • Apakah ada WiFi yang cepat dan andal?
  • Apakah suasana mengatur nada yang tepat

Tempat adalah dasar untuk segala sesuatu yang terjadi di sana. Namun itu juga harus dapat memenuhi semua kebutuhan Anda. Apakah Anda memilih klub malam mewah, tempat taman pribadi, atau istana bersejarah, jangan berhemat pada penelitian dan pastikan Anda memukau delegasi dan tamu Anda.

Anda tidak perlu Rencana B

Mengandalkan apa pun kecuali rencana awal Anda adalah pendekatan yang berbahaya. Ingat Hukum Murphy yang mengatakan “apa pun yang salah akan salah”?

Meskipun Anda tentu saja harus memastikan bahwa Anda telah memeriksa dan memeriksa ulang setiap item pada daftar perencanaan acara Anda , tidak pernah ada jaminan.

Bahkan acara yang direncanakan dengan sangat terampil pun bisa serba salah ketika Anda tidak mengharapkannya: Ada badai yang aneh dan tempat Anda padam listrik. Pembicara utama Anda membatalkan dalam waktu singkat karena radang tenggorokan. Jaminan pemasaran tertunda di percetakan.

Tidak ada lagi yang bisa dilakukan di akhir acara Akan menyenangkan untuk berpikir bahwa Anda dapat bersantai setelah konferensi atau hari pelatihan yang melelahkan.

Tapi jauh dari itu: Pekerjaan Anda belum selesai

Setelah Anda menyelesaikan dan mengatur tempat, ada tugas penting pasca-acara yang harus dilakukan yang bisa memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu. Dari kuesioner umpan balik hingga pengukuran kinerja lainnya. Dari email tindak lanjut hingga tugas pelaporan. Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa acara Anda telah mencapai tujuannya.