Bagaimana Merencanakan Event Dalam 15 Langkah Sederhana

Bagaimana Merencanakan Event Dalam 15 Langkah Sederhana – Ingin tahu bagaimana merencanakan sebuah acara? Ada banyak hal yang harus dilakukan dalam menyelenggarakan acara, mulai dari memilih tempat hingga memilih susunan pembicara.

eventelephant

Bagaimana Merencanakan Event Dalam 15 Langkah Sederhana

eventelephant – Kuncinya adalah dalam persiapan menyelesaikan pekerjaan besar sehingga Anda dapat fokus untuk menyatukan semuanya dan, yang paling penting, nikmati acara Anda. Panduan utama kami menampilkan semua langkah penting untuk mengatur acara. Plus, ini menyederhanakan setiap langkah proses untuk membuat perencanaan semudah mungkin.

1. Pikirkan tentang tujuan dan target audiens acara Anda

Apa yang ingin Anda capai dari acara Anda? Ini mungkin terdengar jelas, tetapi tetap fokus pada tujuan acara Anda sejak awal akan membantu Anda mencapai visi Anda. Ini juga merupakan kunci untuk mengidentifikasi audiens yang ingin Anda tarik, dan mulai memikirkan cara terbaik untuk menarik mereka melalui pemasaran dan promosi.

Jika itu adalah audiens yang lebih muda yang Anda pikirkan, kemungkinan besar Anda akan menemukan dan terhubung dengan mereka di platform media sosial seperti TikTok, sedangkan saluran yang lebih mapan seperti Facebook bekerja lebih baik untuk orang yang lebih tua.

2. Tetapkan anggaran acara

Apakah Anda mengadakan acara untuk mendapatkan keuntungan atau hanya untuk menutupi biaya Anda? Mungkin tujuannya adalah untuk mengumpulkan dana untuk amal atau tujuan baik? Apakah tiket akan gratis atau dikenakan biaya dan jika dikenakan biaya, berapa biayanya?

Baca Juga : Mengenal Tentang Bekerja Dengan Jurnalis Sebagai Event Organiser

Apa pun yang Anda putuskan, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda untuk fokus pada keuangan acara Anda, apakah Anda menyelenggarakan secara virtual atau secara langsung.

3. Tentukan tanggal dan tempat

Menempelkan detail penting ini di awal proses acara berarti Anda dapat membagikannya dengan calon pembicara atau tamu, menciptakan proposisi yang lebih jelas dan lebih berharga. Pikirkan tentang apa yang Anda butuhkan dari tempat tersebut (lokasi, aksesibilitas, fasilitas dapur, lisensi alkohol, dan sebagainya) dan waktu yang paling sesuai untuk acara Anda, kemudian mulailah menjangkau tempat-tempat potensial.

Jika acara Anda berlangsung secara virtual, pikirkan tentang platform yang mungkin Anda gunakan. Zoom sangat bagus untuk menangani sejumlah besar peserta, sementara Vimeo memberi Anda akses ke fitur interaktif yang apik seperti Tanya Jawab dan jajak pendapat.

4. Pertimbangkan konten acara Anda

Sekarang, saatnya memikirkan pengaturan waktu dengan menyusun jadwal acara . Baik Anda mengatur konferensi dengan beberapa diskusi panel dan lokakarya atau tanya jawab online dengan satu penulis, menghitung setiap menit acara Anda akan membantu Anda tetap fokus pada pemesanan dan pengaturan yang perlu Anda buat.

5. Bicaralah dengan pemasok dan pembicara

Langkah Anda selanjutnya yang perlu dipertimbangkan saat menyelenggarakan acara adalah meneliti pemasok. Dari DJ dan dekorator hingga truk makanan dan pelukis wajah, banyak kesuksesan acara Anda bergantung pada kemampuan Anda untuk menemukan orang-orang hebat untuk diajak bekerja sama.

Saatnya juga mulai mengamankan pembicara dan mengecek ketersediaan presenter dan tamu istimewa. Cari tahu apakah mereka cocok untuk acara Anda dengan memeriksa di mana mereka pernah tampil sebelumnya dan jenis audiens apa yang tampaknya mereka tarik.

6. Dekati sponsor dengan proposal

Susun daftar sponsor ideal Anda. Pikirkan baik-baik tentang apa yang Anda inginkan dari mereka dan apa yang dapat Anda tawarkan sebagai imbalan atas dukungan mereka, apakah itu barang dagangan bermerek atau keynote bersponsor. Ini adalah kemitraan, jadi buatlah proposal sponsor yang saling menguntungkan.

7. Rencanakan langkah-langkah kesehatan dan keselamatan

Jika Anda menyelenggarakan acara secara langsung, lindungi semua kemungkinan dengan melakukan penilaian risiko dan menyusun rencana kesehatan dan keselamatan untuk melindungi pemasok dan peserta dari potensi masalah. Di masa-masa ini, pembatasan dapat berarti langkah-langkah jarak sosial atau persyaratan alat pelindung diri (APD) yang ketat, jadi pertimbangkanlah hal ini. Untuk acara virtual , pertimbangkan untuk membagikan daftar aturan dan kode etik Anda dengan peserta sebelum hari besar.

8. Promosikan

Tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk pemasaran acara, jadi jelajahi semua opsi promosi yang tersedia . Kampanye teaser dan penawaran awal adalah cara yang bagus untuk menciptakan buzz. Anda juga dapat bekerja sama dengan sponsor Anda dalam hal promosi, menjalankan pengambilalihan, atau pemberian hadiah di media sosial. Membuat tagar unik bisa menjadi cara yang bagus untuk mendorong konten buatan pengguna dan membuat percakapan online.

9. Jual tiket

Selanjutnya dalam langkah Anda untuk mengatur sebuah acara: menjual tiket. Tentukan jenis dan harga tiket Anda dan buat halaman acara yang menginspirasi sekaligus informatif. Anda dapat menyesuaikan halaman acara Anda dengan Eventbrite untuk membuatnya lebih menarik. Pertimbangkan harga awal, tingkatan VIP, dan opsi pengembalian dana. Eventbrite juga memungkinkan Anda untuk memantau penjualan tiket secara real-time untuk melihat seberapa efektif taktik pemasaran Anda.

10. Kirim pengingat

Pada hari-hari sebelum acara, penting untuk meluangkan waktu untuk menghubungi semua orang. Dan kami berarti semua orang . Kirim email kepada peserta dengan petunjuk tentang cara menemukan tempat atau cara masuk ke platform hosting video Anda, hubungi pemasok untuk mengonfirmasi waktu, dan tanyakan kepada pembicara apakah mereka memiliki permintaan khusus. Melakukan percakapan semacam ini sebelumnya dapat menghemat waktu Anda yang berharga pada hari itu.

11. Buat rencana darurat

Meskipun semua kerja keras Anda akan dilakukan untuk memastikan acara Anda berjalan lancar, yang terbaik adalah tetap realistis dan bersiap untuk setiap hasil. Dengan begitu, Anda dapat membuat rencana tentang bagaimana Anda dapat menanggapi hambatan yang tidak terduga (seperti pembatalan pembicara, tempat yang gagal, atau mengubah pembatasan COVID-19) dan menerapkan langkah-langkah seperti kebijakan pengembalian uang yang jelas dan pencadangan virtual di tempat untuk membantu menghindari potensi bencana .

12. Periksa daftar periksa “tambahan kecil” Anda

Sebelum hari besar, luangkan waktu sebentar untuk melihat jadwal acara Anda dan pikirkan apakah ada sesuatu yang mungkin Anda lewatkan. Tanda-tanda yang menunjukkan jalan ke tempat tersebut, kantong sampah dan tempat sampah bertebaran di sekitar lokasi, dan salinan tambahan daftar peserta dapat menyelamatkan Anda dari rasa malu pada hari itu. Untuk acara virtual, periksa kembali pengaturan platform, seperti peserta atau pembicara mana yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan mikrofon mereka, untuk presentasi yang lebih halus.

13. Nikmati dirimu sendiri

Delegasikan jika memungkinkan, dengarkan saran dari perencana acara yang berpengalaman , dan jangan takut untuk meminta bantuan. Itu berarti berbagi dokumen penting seperti jadwal dan detail kontak pemasok dengan orang lain, sehingga selalu ada seseorang yang siap dengan informasi acara penting saat dibutuhkan. Setelah semuanya selesai, fokuslah untuk menikmati acara Anda.

14. Ingat kegiatan pasca acara

Memposting gambar dan memposting ulang pesan dari peserta di media sosial mungkin hanya meyakinkan orang bahwa mereka harus membeli tiket ke acara Anda berikutnya. Lagi pula, tidak ada yang mau menderita FOMO. Sebaiknya hubungi vendor dan sponsor secara pribadi untuk mengucapkan terima kasih dan meminta umpan balik mereka. Cobalah untuk belajar dari tanggapan mereka dan lihat apakah ada yang bisa Anda lakukan lebih baik di masa depan.

15. Ukur keberhasilan acara Anda

Catat metrik utama seperti jumlah peserta, laba, perolehan prospek, dan respons survei. Apa yang diukur, seperti yang mereka katakan, akan dikelola . Dengan menginvestasikan sedikit waktu setelah setiap acara, Anda dapat membuat perubahan kecil itu untuk membuat acara berikutnya sukses lebih besar yang melebihi tujuan Anda.

Pentingnya persiapan
Meluangkan waktu untuk merencanakan acara Anda empat hingga enam bulan sebelumnya akan membantu Anda mengubah ide apa pun menjadi sukses. Tingkatkan keterampilan penyelenggara acara Anda dan gunakan langkah-langkah manajemen acara ini untuk membantu menghindari masalah menit terakhir, dan menciptakan pengalaman yang tidak dapat ditolak oleh audiens Anda.