9 Tips Menyelenggarakan Acara Yang Sukses

9 Tips Menyelenggarakan Acara Yang Sukses – Jika Anda pernah menyelenggarakan sebuah acara, Anda tahu bahwa tidak semuanya berjalan sesuai rencana dan Anda harus menghadapi berbagai tantangan. Ketika saya mengadakan acara pertama saya, saya diberitahu tentang Aturan dengan tema yang Lucu.

9 Tips Menyelenggarakan Acara Yang Sukses

 Baca Juga : 7 Tips Luar Biasa untuk Perencana Acara

eventelephant – Aturan ini menyatakan bahwa di luar Anda harus terlihat tenang dan damai. Tetapi sebenarnya Anda dengan penuh semangat mengayuh dengan kaki Anda di bawah air untuk menjaga diri Anda tetap mengapung. Namun, tidak ada yang harus mencari tahu tentang itu. Sampai hari ini, saya masih percaya ini adalah aturan yang paling berharga.

Menyelenggarakan sebuah acara bukanlah tugas yang sederhana. Tetapi saya dapat mengidentifikasi 9 poin utama yang harus Anda ingat agar semuanya berjalan dengan baik.

1. Tentukan tujuan dan formatnya

Tampaknya cukup jelas tetapi ada baiknya memiliki pendekatan kritis untuk masalah ini. Rumuskan tujuan Anda sespesifik mungkin: apakah Anda ingin menyampaikan pengetahuan kepada peserta; mengucapkan terima kasih kepada mitra; mengumpulkan dana untuk sebuah proyek atau menawarkan kesenangan estetika kepada tamu? Format acara akan tergantung pada jawabannya: konsepnya, waktu dan durasinya, pembagian peran dalam tim, tata letak aula, katering, dan suara.

Cobalah untuk tidak terjebak dalam format tradisional. Lihat “unconference”, PechaKucha, format TED, makan siang tematik, acara online, acara terbuka. Yang penting adalah format Anda membantu mencapai tujuan acara.

2. Berikan perhatian yang cukup pada perencanaan

Rencana tersebut harus mencakup logistik, konten, dan promosi acara. Buat dokumen yang tersedia untuk seluruh tim di mana setiap anggota dapat melihat tugas anggota lain dan gambaran besarnya. Pertama, siapkan daftar tugas utama, lalu sempurnakan sedetail mungkin dalam bentuk langkah-langkah spesifik yang harus diselesaikan. Penting untuk menentukan kerangka waktu dalam rencana: waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Ini sering diremehkan dan persiapan berjalan lebih lambat dari yang Anda harapkan.

Anda dapat menggunakan template Google , program seperti Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek untuk perencanaan. Bahkan Excel sederhana tidak akan mengecewakan Anda.

3. Rancang anggaran Anda dengan mempertimbangkan situasi yang tidak terduga

Lihatlah daftar tugas dan mencerminkan mereka dalam anggaran Anda. Perlu juga memikirkan cadangan jika terjadi situasi yang tidak terduga. Misalnya, ada insiden di tempat kerja saya ketika hujan pada hari acara terbuka. Kami harus segera mengubah lokasi dan mengangkut semua peralatan dan perabotan. Lebih baik memikirkan hal-hal seperti itu terlebih dahulu dan bersiaplah untuk itu secara finansial.

Sebagai opsi, Anda dapat menggunakan templat anggaran ini , mengadaptasinya, atau membuatnya sendiri.

4. Iblis ada dalam detailnya

Jika Anda ingin mengejutkan tamu Anda, pikirkan semuanya hingga ke detail terkecil: bagaimana mereka mendaftar, siapa yang akan menyapa peserta dan bagaimana, musik apa yang akan diputar, apakah Anda memiliki sudut foto yang menarik, bagaimana tampilan presentasi Anda dan bagaimana apakah tim Anda berpakaian, apa yang harus dilakukan saat istirahat.

Misalnya, saat pendaftaran, peserta dapat ditawari kesempatan untuk menghadiri kelas master singkat, bermain game, atau menonton video informasi.

Cobalah untuk mengejutkan orang dan menciptakan efek wow, melebihi harapan mereka dalam hal-hal yang paling biasa. Inilah tepatnya yang menciptakan nuansa sebuah acara.

5. Cek lokasi dan punya plan B

Selalu periksa lokasi secara langsung sejak tahap seleksi. Pada saat yang paling tidak terduga bisa jadi AC tidak berfungsi dengan baik di aula, tidak ada toilet untuk penyandang cacat atau peralatan tidak bisa melewati pintu. Karena itu, periksa masalah seperti itu sebelumnya.

Suatu kali saya mengadakan konferensi untuk 50 orang dan satu jam setelah acara, pemilik ruang meminta untuk mengosongkan tempat itu tanpa memberikan penjelasan apa pun. Akhirnya, kami menghabiskan sesi pelatihan selama satu jam dengan para peserta di taman terdekat, sampai kami menemukan tempat baru. Anda mungkin berpikir bahwa situasi seperti itu tidak akan terjadi pada Anda, tetapi selalu yang terbaik adalah memiliki rencana B.

6. Alokasikan tanggung jawab

Pembagian tugas di antara anggota tim sangat penting tidak hanya pada tahap persiapan tetapi juga selama acara. Alokasikan tanggung jawab berdasarkan zona. Misalnya, seseorang bertanggung jawab untuk zona pendaftaran, orang lain untuk menyapa pembicara, orang yang berbeda untuk peralatan, untuk katering, komunikasi dengan pers, dll. Setiap orang perlu memiliki zonanya sendiri, yang harus dia miliki. bertanggung jawab selama berlangsungnya acara.

Berikan setiap anggota tim sebuah dokumen dengan tanggung jawab yang ditugaskan, sehingga setiap orang tahu siapa yang harus dihubungi untuk masalah tertentu.

7. Perhatikan layanan

Pastikan crew Anda mengikuti Aturan Wajah Bebek. Bersikap ramah kepada peserta, pembicara, dan mitra. Cobalah untuk mengatasi masalah atau pertanyaan mereka dan memenuhi harapan mereka, bahkan jika Anda merasa lelah dan tidak semuanya berjalan sesuai rencana. Pada akhirnya, yang diingat orang adalah bagaimana mereka diperlakukan dan suasananya bukan apa yang dikatakan pembicara di atas panggung.

8. Lakukan final check 24 jam sebelum acara

Pastikan Anda telah memberi tahu peserta tentang cara menuju lokasi, mengundang semua tamu penting, dan menyiapkan materi cetak, konten audio dan video. Periksa apakah semua orang memahami tugas dan tanggung jawabnya dan apakah ruangan sudah siap. Untuk tujuan ini, Anda dapat menyusun daftar periksa, seperti ini .

Daftar periksa serupa dapat dibuat untuk persiapan pemeriksaan pada hari acara: apakah semuanya sudah siap, bekerja, selesai tepat waktu.

Pastikan untuk mencetak program acara, biarkan setiap anggota tim dan sukarelawan memiliki salinannya. Selain itu, berikan semua orang nomor telepon kontak utama untuk berkomunikasi satu sama lain jika terjadi keadaan darurat.

9. Mintalah umpan balik

Anda mungkin akan lelah dan bahagia setelah acara tersebut, tetapi akan sulit bagi Anda untuk memberikan penilaian yang objektif tentang bagaimana semuanya berjalan. Oleh karena itu, mintalah peserta untuk mengisi formulir evaluasi tercetak di akhir acara atau formulir online saat mereka tiba di rumah. Minta mereka untuk menilai berbagai aspek acara: logistik, pembicara, lokasi, dan pekerjaan penyelenggara. Informasi ini akan membantu Anda menghindari kesalahan di masa mendatang dan meningkatkan kualitas acara Anda. Jika memungkinkan, dapatkan umpan balik melalui jejaring sosial atau rekam ulasan video di akhir acara. Ini akan berguna jika acara Anda diadakan lagi.