8 Tip yang Dapat Ditindaklanjuti Untuk Mengatur Acara Anda

eventelephant – Dalam bab ini, kita akan melihat sisi praktis tentang cara mengatur acara, mulai dari membuat rencana tindakan dan memesan tempat hingga merekrut vendor, membuat halaman acara, dan membuat rencana darurat.

8 Tip yang Dapat Ditindaklanjuti Untuk Mengatur Acara Anda – Berikut adalah 8 langkah yang harus Anda ambil pada tahap siklus manajemen acara ini.

8 Tip yang Dapat Ditindaklanjuti Untuk Mengatur Acara Anda

8 Tip yang Dapat Ditindaklanjuti Untuk Mengatur Acara Anda

1. Ubah daftar periksa Anda menjadi rencana tindakan

Daftar periksa perencanaan Anda memberi Anda gambaran umum yang bagus, tetapi tetap – yah – hanya daftar periksa.

Untuk membantu Anda mengeksekusi, Anda harus mengubah daftar periksa tingkat atas Anda menjadi rencana tindakan terperinci dengan langkah-langkah spesifik, tenggat waktu, dan orang-orang yang bertanggung jawab.

Ini tidak berlebihan seperti kedengarannya. Ambil satu item daftar periksa pada satu waktu. Untuk setiap item, jawablah pertanyaan berikut:

Tugas apa yang harus diselesaikan agar ini ditandai “Selesai”?
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tugas tersebut?
Apa batas waktu untuk menyelesaikan setiap tugas?
Siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas?

2. Dapatkan alat manajemen proyek

Bagan Gantt Anda saat ini berfungsi dengan baik sebagai ikhtisar statis tugas.

Perangkat lunak manajemen proyek, di sisi lain, melangkah lebih jauh untuk membantu Anda berkomunikasi dengan tim Anda, mengoordinasikan aktivitas sehari-hari, dan melacak status terbaru. Meskipun Anda tidak harus menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, itu akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah.

Itu juga tidak akan merusak bank Anda. Faktanya, banyak situs manajemen proyek – sepertiTrello- menawarkan 100% akun pemula gratis. Ini seringkali lebih dari cukup untuk mengorganisir sebuah acara.

Tidak yakin di mana menemukan alat manajemen proyek yang tepat? Di sini adalah10 pilihan bagusuntuk membantu Anda memulai.

Perangkat lunak apa pun yang Anda pilih, kemungkinan akan meminta Anda untuk menentukan tugas yang perlu Anda selesaikan dan orang-orang yang menjalankannya. Tebak apa? Berkat bagan Gantt kami, Anda sudah memilikinya! Jadi ini benar-benar hanya masalah copy-paste ini.

Masukkan tugas ke alat manajemen proyek pilihan Anda, tetapkan pemilik, dan – voila – Anda sudah siap. Menjaga tugas-tugas dalam alat yang terus diperbarui dan dibagikan tiba-tiba akan membuat prosesnya jauh lebih mudah dikelola dan, hei – bahkan menyenangkan.

Sekarang mari kita lihat beberapa tugas spesifik.

3. Amankan tempat

Baiklah! Mari bersihkan daftar tempat Anda dan mulai menelepon. Tujuan Anda sekarang adalah untuk menetap di tempat terakhir dan menandatangani kontrak.

Anda telah meneliti dan menjawab banyak pertanyaan kunci – lokasi, kapasitas, biaya – saat membuat daftar pendek Anda. Berikut adalah 10 detail seluk beluk untuk diklarifikasi saat menghubungi masing-masing tempat terpilih:

Apakah tempat tersebut pernah mengadakan acara serupa dengan Anda?
Apakah ada deposit di muka dan bagaimana kebijakan pembatalannya?
Apa sebenarnya yang dicakup oleh asuransi kewajiban tempat tersebut?
Apakah tempat tersebut sudah memiliki izin hiburan (atau Anda harus mengajukan permohonan sendiri)?
Jenis apakesehatan dan keselamatanpengaturan yang ada?
Apa sebenarnya yang termasuk dalam sewa tempat (perabotan, peralatan, WiFi, parkir, dll.)?
Apakah Anda diizinkan untuk membawa vendor eksternal?
Jika tempat tersebut menawarkan katering, dapatkah Anda mencicipi menu mereka terlebih dahulu?
Seberapa fleksibel pengaturan fisiknya? (Apakah Anda diizinkan untuk memindahkan furnitur dan peralatan?)
Bisakah Anda mengakses tempat sebelum acara? (Anda mungkin ingin melakukan lari kering atau mulai menyiapkan segalanya satu hari sebelumnya.)

4. Pesan para pemainnya

Ini adalah bintang utama acara Anda. Ini bisa menjadi pembicara selebriti untuk konferensi Anda, instruktur untuk retret kebugaran Anda, atau band untuk festival musik Anda.

Anda mungkin sudah memiliki gambaran yang cukup bagus tentang siapa orang-orang ini, jadi sekarang tinggal menjangkau mereka dan membuat pengaturan yang diperlukan. Selalu cerdas untuk mencoba dan mengamankan headliner terlebih dahulu. Penampil lain lebih cenderung setuju untuk berpartisipasi jika nama terkenal di bidang mereka sudah ada di dalamnya.

Saat menegosiasikan kontrak, ingatlah hal berikut:

Lakukan riset Anda: Acara seperti apa yang pernah dihadiri oleh artis ini di masa lalu? Bagaimana tepatnya acara Anda cocok dengan pengalaman dan preferensi mereka?
Tahu “must-have” Anda: Apakah Anda ingin pembicara hanya melakukan presentasi atau juga tinggal di belakang dan berpartisipasi dalam lokakarya?
Tetapkan harga maksimal Anda: Ini akan memberi Anda titik awal untuk negosiasi kontrak dan juga berfungsi sebagai ambang “berjalan” jika Anda tidak dapat mencapai kesepakatan.

Seperti halnya tempat, pastikan kontrak menguraikan setiap poin penting.

Baca Juga : Panduan Perencanaan Acara: 5 Langkah Awal Dalam Merencanakan Acara

5. Pekerjakan vendor

Kategori yang agak luas ini mencakup siapa saja yang memberikan layanan atau produk untuk acara Anda – mulai dari katering hingga dekorasi hingga fotografi dan pengambilan video selama acara itu sendiri.

Ingat: Anda sudah membuat anggaran untuk pengeluaran vendor ini, jadi Anda tahu jenis layanan apa yang Anda cari.

Jika Anda berhubungan dengan perencana acara lain, mintalah saran mereka pada vendor. Banyak yang akan memiliki file vendor yang menguraikan detail penting tentang setiap vendor, termasuk harga, izin yang dipegang, asuransi, dan banyak lagi. Ini akan membantu Anda mempersempit pencarian.

Situs sepertiTambahkanKeAcaramemungkinkan Anda menerima penawaran yang memenuhi syarat dari vendor berdasarkan kebutuhan Anda.

Saat menghubungi vendor, daftar pertanyaan yang Anda ajukan akan sangat mirip dengan lokasi: pengalaman mereka dengan acara serupa, kebijakan pembatalan, lisensi yang diperlukan, dan sebagainya. Namun, dalam hal vendor, jangan takut untuk juga meminta beberapa referensi dari mantan klien.

Setelah Anda menyetujui persyaratan dan menandatangani kontrak, tambahkan pengingat tindak lanjut untuk diri Anda sendiri sehingga Anda secara teratur menyentuh pangkalan untuk mendengar bagaimana kemajuannya dan untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.

6. Buat halaman acara

Di sinilah orang akan mempelajari segala sesuatu tentang acara Anda dan – akhirnya – mendaftar atau membeli tiket. Buat ini berarti!

Anda tidak perlu menjadi pembuat kode atau tahu apa pun tentang membuat situs web untuk melakukan ini. Pertama, Anda cukup menggunakan Facebook untuk membuat halaman acara yang layak dengan semua dasar-dasar yang ada.

Tetapi ada juga perusahaan – sepertiBilletto- yang tidak hanya memungkinkan Anda membuat halaman acara tetapi dapat menangani banyak administrasi untuk Anda. (Kami akan membahas ini di poin berikutnya.)

Opsi apa pun yang Anda pilih, halaman acara Anda harus membahas hal-hal berikut:

Dasar- dasar acara : Kapan dan di mana acara akan berlangsung? Apa agendanya? Siapa yang akan berbicara atau tampil?
Info kontak : Idealnya, Anda akan menjawab semua pertanyaan praktis dalam deskripsi acara, tetapi berikan orang cara untuk menghubungi Anda jika mereka perlu mengklarifikasi sesuatu.
Ajakan bertindak : Jika orang perlu mendaftar atau membeli tiket, harus ada tombol atau formulir yang terlihat jelas bagi mereka untuk mengambil langkah itu.

Dapat dibagikan : Seharusnya mudah bagi orang untuk membagikan halaman Anda dengan orang lain.
Catatan: Anda tidak perlu menunggu sampai tiket Anda mulai dijual atau pendaftaran dibuka untuk membuat halaman acara. Memiliki halaman acara yang menarik dan informatif sebelum acara Anda resmi ditayangkan memungkinkan Anda untuk mulai menyebarkan berita dan membangkitkan minat awal. Ingatlah untuk menggunakan hashtag Anda secara bebas dalam prosesnya.

7. Cari tahu administrasinya

Sekarang muncul pertanyaan “Bagaimana tepatnya saya mengatur hal-hal sehari-hari?” bagian. Ada banyak pertanyaan untuk dijawab.

Ketika orang-orang mulai mendaftar untuk acara Anda, bagaimana Anda akan melacak daftar tamu dan kapasitas yang tersedia? Jika Anda menjual tiket, dalam format apa Anda akan mengirimkannya kepada pembeli dan bagaimana Anda memfasilitasi pembayaran? Pada hari acara, bagaimana Anda akan memeriksa silang daftar tamu atau memindai tiket di pintu?

Anda selalu dapat memutuskan untuk menggunakan teknologi rendah dan meminta orang untuk membayar tunai di pintu saat mereka tiba. Atau, Anda mungkin ingin memungkinkan mereka untuk membeli tiket secara online dengan kartu kredit mereka.

Situs tiket acara seperti Billetto dibuat khusus untuk menangani banyak pekerjaan administrasi yang membosankan ini. Mereka membiarkan Anda:

Buat acara dan tawarkan tiket yang berbeda (gratis, berbayar, voucher, pendaftaran, dll.)
Terima kartu kredit dan metode pembayaran lainnya
Melacak pendaftaran dan pembelian tiket
Aktifkan pemindaian tiket di pintu melalui aplikasi

8. Susun strategi promosi

Sekarang setelah acara Anda terbentuk dan Anda memiliki halaman acara resmi, Anda harus mulai memikirkan bagaimana Anda akan memasarkannya.

Strategi promosi Anda akan sangat bergantung pada audiens target Anda. Lihat kembali persona acara Anda dari Bab Satu: Di mana orang ini kemungkinan besar akan menemukan acara? Apakah mereka memeriksa media sosial atau membaca koran? Apakah Anda mungkin menemukannya di tempat-tempat tertentu di mana Anda dapat membagikan brosur?

Kami akan melakukan promosi mendalam diBab selanjutnya. Untuk saat ini, cukup jika Anda hanya menguraikan dua hal secara singkat:

Jenis kegiatan promosi yang akan Anda lakukan: Diskon, posting blog, pembaruan media sosial, poster, dll.
Pada tahap apa kegiatan ini akan berlangsung: Halaman pra-acara, peluncuran acara, promosi berkelanjutan, push menit terakhir, dll.
Jika Anda merasa senang, Anda dapat membuat sesuatu yang mirip dengan bagan Gantt untuk tugas pemasaran Anda – dengan aktivitas di kolom dan garis waktu dalam baris.

Rencana Anda juga harus memperhitungkan berapa banyak yang akan Anda keluarkan untuk upaya pemasaran Anda, jika ada. Ingatlah bahwa meskipun Anda tidak memiliki anggaran besar, ada banyakcara gratis untuk mempromosikan acara Anda.