7 Tips Luar Biasa untuk Perencana Acara

7 Tips Luar Biasa untuk Perencana Acara – Penyelenggara acara sangat diminati karena semakin banyak orang ingin merayakan momen spesial dalam hidup. Proses perencanaan untuk sebuah acara dapat menjadi tantangan, tetapi dengan pengaturan yang cermat, daftar periksa perencanaan acara yang baik, dan beberapa tip utama, Anda dapat melakukan acara spektakuler yang tidak akan pernah dilupakan oleh tamu Anda.

7 Tips Luar Biasa untuk Perencana Acara

 Baca Juga : Apa yang dilakukan Perencana Acara?

eventelephant – 7 Tips Luar Biasa untuk Perencana Acara

Ada banyak hal yang masuk ke dalam perencanaan acara. Mulai dari pemilihan ruang yang tepat hingga penataan makanan dan minuman perlu diperhatikan. Selain itu, semuanya harus berjalan lancar jika acara Anda ingin sukses.

Meskipun demikian, Anda dapat terjebak dalam detail halus dan membuat diri Anda stres jika tidak hati-hati, tetapi jangan khawatir, kami di sini untuk membantu.

Kami telah mengumpulkan daftar 8 tips luar biasa untuk penyelenggara acara yang akan membantu meningkatkan keterampilan perencanaan acara Anda.

1. Pelajari Tentang Manajemen Acara

Jika Anda ingin tahu cara memulai bisnis perencanaan acara , ada banyak sumber yang bagus di luar sana. Manajemen acara adalah bidang studi khusus yang dapat mengajarkan Anda seluk beluk merencanakan suatu acara. Ini mencakup topik-topik seperti pemilihan tempat, logistik, pemasaran, penganggaran dan banyak lagi.

Jika Anda serius ingin menjadi perencana acara, pertimbangkan untuk mengejar gelar di bidang manajemen acara atau bahkan mengambil beberapa kursus online untuk memulai. Ada juga program sertifikasi khusus yang dapat Anda ikuti .

Ada banyak keterampilan yang dapat Anda pelajari dari program seperti ini. Misalnya, Anda akan berurusan dengan penganggaran sepanjang karir Anda sebagai perencana acara dan belajar tentang keuangan penting bagi setiap pemilik bisnis.

Selain itu, akan sangat membantu jika mengetahui cara memasarkan suatu acara sehingga lebih banyak orang akan hadir. Belajar tentang pemasaran juga merupakan ide bagus jika Anda ingin memulai bisnis perencanaan acara Anda sendiri.

Ada banyak kursus lain yang bisa Anda ambil juga, seperti kursus katering dan perhotelan. Ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang industri secara keseluruhan dan bagaimana bekerja dengan berbagai jenis klien.

Apa pun jenis pendidikan atau pelatihan yang Anda ikuti, selalu ingat bahwa pengalaman adalah guru terbaik. Cobalah untuk mendapatkan sebanyak mungkin pengalaman langsung dengan merencanakan acara kecil untuk keluarga dan teman Anda atau menjadi sukarelawan dengan badan amal setempat.

2. Miliki Rencana Acara yang Komprehensif

Rencana acara Anda harus berupa dokumen komprehensif yang menguraikan segala sesuatu yang terkait dengan acara Anda, mulai dari visi dan tujuan hingga detail logistik. Daftar tugas ini akan membantu Anda tetap teratur, menghemat waktu, dan membuat Anda tetap di jalur saat Anda mengerjakan rencana proyek Anda. Ini juga merupakan sumber yang bagus untuk tim dan tamu dari organisasi atau grup yang Anda rencanakan untuk acara tersebut.

  • Visi dan tujuan
  • Garis waktu acara
  • Informasi tempat
  • Daftar tamu termasuk informasi kontak
  • Detail menu dan katering
  • Persyaratan audio/visual
  • Informasi transportasi dan parkir

Jika Anda seorang perencana acara baru, lihat online atau di perpustakaan setempat Anda untuk contoh tentang isi rencana acara dan bagaimana formatnya.

Simpan juga salinan dokumen ini agar Anda dapat menggunakannya sebagai templat saat Anda disewa oleh orang lain untuk merencanakan acara mereka. Ada banyak template online juga.

Anda juga harus memiliki rencana promosi yang menguraikan bagaimana Anda akan memasarkan acara Anda. Program acara juga merupakan dokumen penting yang harus disertakan dalam rencana acara Anda.

Dokumen ini akan mencantumkan urutan acara dan siapa yang berpartisipasi di setiap acara. Selain itu, jadwal acara harus mencakup waktu peristiwa penting dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Daftar periksa acara juga merupakan bagian penting dari rencana acara Anda. Ini adalah daftar hal-hal yang perlu Anda lakukan sebelum, selama, dan setelah acara.

Pastikan daftar periksa Anda mencakup tugas-tugas seperti mengirimkan undangan dua bulan sebelumnya (setidaknya), menegosiasikan kontrak dengan vendor enam minggu sebelumnya (setidaknya), mengonfirmasi semua detail satu bulan sebelumnya (satu minggu jika mungkin), dan meninjau semua detail acara dua minggu sebelumnya (satu hari jika memungkinkan).

Sama seperti yang Anda lakukan dengan perencana acara Anda, masukkan daftar periksa Anda ke dalam template setelah Anda membuatnya.

Selain itu, sebelum Anda mulai merencanakan sebuah acara, pikirkan siapa audiens target Anda. Ini akan membantu Anda memutuskan jenis tempat, menu, hiburan, dan lainnya. Misalnya, acara perusahaan mungkin memerlukan pakaian yang lebih formal daripada pesta ulang tahun.

Ingatlah bahwa rencana acara Anda tidak kaku dan dapat diubah sesuai kebutuhan.

Semakin lengkap Anda, semakin mudah untuk merencanakan acara Anda berikutnya. Audiens target Anda juga akan menghargai semua informasi ini di satu tempat.

3. Pilih Ruang Acara Anda dengan Hati-hati

Saat merencanakan tempat yang sempurna, memilih ruang acara Anda adalah salah satu keputusan terpenting yang akan Anda buat. Jika itu adalah fungsi perusahaan, maka lokasi dan ukuran sangat penting, tetapi jika itu adalah pernikahan atau acara pribadi lainnya, hal-hal seperti suasana mungkin lebih penting daripada lokasi.

Mulailah dengan membuat daftar fitur yang Anda butuhkan untuk setiap jenis acara untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang Anda cari.

Kemudian, buat daftar ruang acara potensial di daerah Anda dan buat janji untuk mengunjunginya. Saat Anda bertemu dengan manajer tempat, bawalah daftar persyaratan Anda serta beberapa ide tentang bagaimana Anda dapat menggunakan ruang mereka jika mereka tidak memiliki paket acara.

Jangan lupa untuk menanyakan apakah mereka memiliki daftar vendor pilihan dan apa kebijakan mereka terkait alkohol, dekorasi, dan detail acara potensial lainnya. Cobalah untuk tidak mengontrak tempat tersebut sampai Anda mengetahui berapa banyak orang yang akan menghadiri acara Anda karena ini dapat memengaruhi pilihan lokasi Anda.

Selain itu, cari tahu apakah ada fasilitas teknologi seperti Wi-Fi dan TI di tempat di lokasi venue, karena dapat menyederhanakan perencanaan Anda dan membantu tamu terhubung.

4. Berusahalah untuk Branding dan Desain Acara

Branding dan desain acara Anda akan menjadi hal pertama yang dilihat orang saat mereka tiba di acara Anda. Ini juga sesuatu yang dapat Anda gunakan untuk membantu mempromosikan acara Anda melalui media sosial, materi cetak atau bahkan di situs web.

Saat Anda siap untuk menangani detail penting ini, mulailah dengan membuat tema keseluruhan untuk acara Anda. Ini mungkin sesuatu yang sederhana seperti menggunakan skema warna yang sama di seluruh materi branding Anda atau bisa juga tema yang lebih spesifik, seperti sirkus vintage untuk acara bertema karnaval.

Setelah Anda memiliki tema, mulailah merancang logo, font, dan grafik lain yang akan membantu mengomunikasikan merek Anda. Jika Anda bukan seorang desainer, pekerjakan seseorang untuk melakukan ini untuk Anda. Seorang profesional akan mampu menciptakan sesuatu yang kohesif dan menarik secara visual.

Selanjutnya, mulailah merancang materi branding acara Anda termasuk undangan, tas hadiah, dan barang-barang promosi seperti pena atau lanyard dengan logo Anda di atasnya. Jika Anda memiliki anggaran untuk itu, pertimbangkan untuk menyewa perancang acara untuk membantu Anda dengan detail ini sehingga mereka kohesif dan terlihat profesional.

Saat merancang situs web acara Anda, pilih tema yang cocok atau melengkapi materi pencitraan merek Anda yang lain. Anda juga dapat menggunakan warna yang sama untuk setiap halaman situs Anda serta menyertakan grafik dari acara sebelumnya di halaman baru ini jika berlaku.

Selain desain acara, Anda ingin memiliki nama acara. Nama acara harus unik, tetapi juga harus sesuai dengan citra merek Anda. Misalnya, jika Anda mengadakan pesta Halloween di klub malam bernama “Club Purple”, maka menyebutnya seperti “Purple Party” akan bekerja dengan baik karena kedua nama tersebut terkait satu sama lain dan mereka juga cocok dalam skema warna.

Jangan lupa untuk membuat papan nama untuk acara Anda yang akan membantu mengarahkan orang ke mana harus pergi. Ini bisa menjadi sesuatu yang sederhana seperti spanduk besar di pintu masuk atau tanda arah di seluruh tempat.

Membuat desain yang kohesif untuk acara Anda adalah cara penting untuk membuat kesan pertama yang baik dan membantu mempromosikan acara Anda jauh sebelum benar-benar terjadi.

5. Menyusun Anggaran Acara

Sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda, penting untuk memiliki gagasan realistis tentang berapa banyak uang yang ingin Anda keluarkan. Ini termasuk biaya tempat, katering, dekorasi, hiburan, dan biaya lain-lain yang mungkin muncul.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, coba gunakan lembar kerja untuk membantu memperkirakan biaya acara Anda . Setelah Anda memiliki nomor rata-rata, mulailah mencari cara untuk mengurangi biaya sehingga Anda tetap sesuai anggaran Anda.

Salah satu cara untuk menghemat uang adalah dengan melakukan beberapa pekerjaan sendiri seperti merancang dan mencetak undangan, membuat papan nama atau membuat centerpieces. Anda juga dapat menemukan pilihan katering yang terjangkau atau mencari diskon untuk dekorasi dan perlengkapan dari toko lokal seperti Michaels atau Hobby Lobby.

Jika Anda bekerja sesuai anggaran, penting juga untuk mempertimbangkan biaya staf untuk acara Anda. Meskipun Anda mungkin tidak dapat mempekerjakan karyawan penuh waktu, ada banyak perusahaan lepas yang menawarkan pekerja paruh waktu dengan tarif per jam yang jauh lebih terjangkau jika dibandingkan dengan gaji.

Dengan membuat anggaran dan menaatinya, Anda dapat menghindari kejutan di menit-menit terakhir yang mungkin memengaruhi kesuksesan acara Anda secara keseluruhan.

6. Rancang Rencana Pemasaran yang Kuat

Saat Anda merencanakan sebuah acara, penting untuk membuat strategi pemasaran yang kuat untuk menyebarkan berita tentang acara Anda dan mendorong kehadiran. Langkah pertama adalah memilih platform mana yang paling efektif untuk menjangkau audiens target Anda.

Misalnya, jika Anda mengadakan mixer jaringan di restoran lokal, maka Facebook mungkin menjadi pilihan terbaik Anda karena kebanyakan orang yang menggunakan media sosial adalah Milenial dan Gen X yang berarti di situlah perhatian mereka terfokus.

Jika Anda menjadi tuan rumah konser luar ruangan, maka menggunakan cerita Instagram untuk mempromosikannya akan lebih efektif karena ramah seluler dan mudah dilihat.

Setelah Anda memutuskan platform mana yang akan digunakan, saatnya untuk mulai membuat konten. Ini harus mencakup campuran gambar atau video teaser, kutipan dari pembicara atau peserta, dan informasi tentang acara seperti tanggal, waktu, dan lokasi. Anda juga dapat membuat tagar khusus untuk digunakan orang-orang saat mereka memposting tentang acara Anda sehingga mudah bagi orang lain untuk menemukannya di media sosial.

Hubungan media juga merupakan bagian penting dari pemasaran suatu acara. Ini termasuk menjangkau publikasi lokal dan blogger untuk melihat apakah mereka tertarik untuk menulis tentang acara Anda. Anda juga dapat menawarkan tiket gratis atau makanan gratis sebagai ganti pertanggungan.

Jika Anda merencanakan acara tatap muka, pertimbangkan untuk menyertakan kode QR pada undangan yang menautkan ke informasi lebih lanjut tentang organisasi Anda dan apa yang dapat diharapkan peserta dari menghadiri pertemuan khusus ini. Ini juga berguna jika ada perubahan yang perlu dilakukan pada menit terakhir karena orang akan selalu memiliki akses ke informasi terbaru tentang acara Anda.

Juga, menyewa seorang fotografer profesional selalu merupakan ide yang baik ketika merencanakan sebuah acara. Mereka tidak hanya akan membantu menangkap semua momen penting bagi peserta Anda, tetapi juga penting untuk memiliki gambar berkualitas tinggi yang dapat Anda gunakan dalam materi pemasaran atau kampanye promosi di masa mendatang.

Terakhir, jangan lupa tentang pemasaran email! Anda dapat menggunakan alat seperti MailChimp atau Kontak Konstan yang memungkinkan Anda merancang buletin cantik dan mengirimkannya secara gratis (hingga sejumlah pelanggan tertentu).

Alat ini juga memungkinkan Anda melacak berapa banyak orang yang membuka dan mengklik email Anda, sehingga Anda dapat melihat pesan mana yang sesuai dengan audiens Anda.

7. Pertimbangkan Memiliki Aplikasi Acara

Jika Anda merencanakan sebuah acara, mungkin ada baiknya Anda membuat aplikasi seluler untuk peserta Anda. Ada banyak manfaat memiliki aplikasi acara seperti:

Akses mudah ke informasi penting seperti peta dan jadwal membuat navigasi tempat lebih mudah dari sebelumnya.

Anda dapat mengirim pemberitahuan push dengan pembaruan atau pengingat tentang pembicaraan atau acara mendatang.

Fitur interaktif seperti pemungutan suara atau sesi tanya jawab dapat membuat peserta tetap terlibat dan terhibur.

Kemampuan untuk menjual tiket dan merchandise langsung dari aplikasi memudahkan para tamu untuk membeli apa yang mereka butuhkan tanpa harus meninggalkan acara.

Meskipun ada banyak aplikasi acara yang berbeda di pasaran, kebanyakan dari mereka cukup terjangkau yang menjadikannya investasi yang bagus untuk semua jenis acara. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, coba hubungi perusahaan pengembangan aplikasi lokal untuk mengetahui apa yang dapat mereka lakukan untuk Anda.