5 Tips Merencanakan Acara yang Sukses

5 Tips Merencanakan Acara yang Sukses – Merencanakan acara yang sukses adalah sesuatu yang tidak terjadi dalam semalam. Juga bukan sesuatu yang dapat dengan mudah diperbaiki oleh ibu peri dan banyak sihir. Sebaliknya, merencanakan acara yang sukses membutuhkan banyak kerja keras, banyak latihan, dan banyak kesabaran untuk keterampilan dan industri tempat Anda berada.

5 Tips Merencanakan Acara yang Sukses

 Baca Juga : 9 Tips Menyelenggarakan Acara Yang Sukses

eventelephant – Jika Anda meminta perencana acara untuk menceritakan kisah atau kiat perencanaan acara dari pengalaman mereka, saya yakin mereka akan memiliki lebih dari satu kisah yang tak terlupakan untuk diceritakan atau satu strategi tunggal yang berhasil bagi mereka. Mereka akan berbagi kisah pengantin yang pernikahan impiannya menjadi kenyataan. Mereka akan memberi tahu Anda tentang waktu ketika mendapat kesepakatan paket untuk suatu tempat. Atau panggilan dekat dengan vendor yang dipesan pada menit terakhir, tetapi tetap mengirimkannya dengan sangat baik.

Tidak diragukan lagi, perencana acara juga akan berbagi cerita teror—perencanaan acara gagal dan kejadian mengerikan yang masih membuat mereka terjaga di malam hari. Venue yang dibatalkan dua minggu sebelum acara. Tuan rumah yang mengabaikan skrip dan malah menyampaikan beberapa kalimat yang paling memalukan. Para tamu yang muncul di resepsi pernikahan meskipun mereka tidak ada dalam daftar RSVP.

Tetapi perencana acara akan memberi tahu Anda bahwa pengalaman ini telah mengajari mereka apa yang diperlukan untuk merencanakan acara yang sukses. Pasang surut, pasang surut, yang telah membantu mereka untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak, apa yang harus dihilangkan dan apa yang dapat ditingkatkan. Jika ini pertama kalinya Anda merencanakan acara, Anda dapat menarik napas dalam-dalam dan mengetahui bahwa Anda tidak sendirian.

Jadi, Bagaimana Anda Merencanakan Acara yang Sukses?

Seperti rekan kerja saya dan orang-orang yang saya hormati dalam industri perencanaan acara, saya memiliki cukup banyak kisah sukses yang masih menghangatkan hati saya setiap kali saya memikirkannya hari ini—kisah yang telah berubah menjadi pelajaran dan telah membantu saya dalam perjalanan perencanaan acara saya. Dan seperti setiap perencana acara lain di luar sana, saya juga mengalami kekacauan yang mengerikan, yang tidak lucu saat itu, tetapi sekarang tidak pernah gagal untuk menghibur saya ketika saya mengingatnya.

Melalui cerita dan pengalaman ini, baik dan buruk, saya telah belajar banyak pelajaran tentang perencanaan acara selama bertahun-tahun. Dan itulah yang ingin saya bagikan kepada Anda dalam posting ini—pengalaman saya, yang dirangkai menjadi lima tips yang menurut saya penting untuk merencanakan acara yang sukses, dengan harapan dapat membantu Anda, baik Anda sedang memulai industri acara atau Anda sudah berada di dalamnya selama beberapa waktu.

Tip #1: Persiapkan semuanya terlebih dahulu (tidak peduli berapa kali Anda melakukannya).

Ketika saya bekerja untuk sebuah organisasi pendidikan, salah satu acara terbesar yang kami miliki adalah upacara kelulusan yang kami selenggarakan dua kali setahun, setiap bulan April dan Oktober. Selama hampir delapan tahun saya di sana, kami memiliki total empat belas upacara. Itu empat belas kali perencanaan dan pelaksanaan. Empat belas kali kami menjalankan program mulai dari logistik hingga naskah teknis. Empat belas latihan, pemotretan, dan perekaman video, dan apa pun yang diperlukan untuk menyiapkan dan menjalankan acara. Anda akan berpikir bahwa setelah beberapa upacara pertama, kami memiliki segalanya untuk kesempurnaan sehingga acara akan berjalan semulus mungkin. Tentu saja, itulah tujuannya, tetapi tidak selalu seperti itu.

Suatu ketika, truk yang membawa semua barang kami (ijazah, toga, tirai panggung, semuanya) mogok saat dalam perjalanan ke venue dan tiba hanya tiga puluh menit sebelum upacara dimulai. Di lain waktu, fotografer yang mengambil foto studio anak-anak di togas mereka memberi mereka terlambat (pada hari acara) dan lupa memberi label pada setiap foto dengan nama anak, sehingga bahkan setelah upacara dimulai, seseorang sedang menyortir. melalui mereka dan dengan panik memasukkannya ke dalam slide satu per satu.

Tidak ada dua upacara kelulusan yang pernah sama. Bahkan jika kami mengadakannya di tempat yang sama dengan vendor yang sama dan program yang sama. Tidak peduli seberapa rajin kita mempersiapkan segalanya sebelumnya. Tidak peduli berapa banyak umpan balik yang kami dapatkan dari upacara kelulusan sebelumnya untuk membuat yang berikutnya lebih baik. Tidak peduli berapa kali kami melatih aliran program dan menjalankan skrip. Sesuatu yang tidak terduga selalu terjadi.

Sebagai perencana acara, jika kita membuat acara yang kita rencanakan berhasil, kita harus selalu waspada dan bersiap untuk hal yang tidak terduga. Perencanaan acara adalah tentang berpikir cepat dan merespons dengan lebih cepat. Jika sesuatu yang tidak terduga terjadi atau kesalahan besar terjadi, rencana darurat apa yang Anda siapkan?

Pada tahap awal perencanaan acara (apa yang akan terjadi pada hari itu, seperti apa tampilannya dari awal hingga akhir), perencana acara perlu melihat semua sudut yang memungkinkan. Jalankan daftar logistik Anda berulang kali. Jalani program seolah-olah Anda adalah peserta, bukan perencana. Buat sketsa panggung dan di mana titik masuk dan keluar akan berada. Kunjungi tempat dan petakan tata letaknya. Telusuri setiap detail yang dapat Anda pikirkan. Munculkan setiap skenario yang mungkin (ya, bahkan yang tampaknya tidak masuk akal).

Apa yang akan terjadi jika hujan selama acara outdoor Anda? Apa yang akan Anda lakukan jika tamu tak terduga muncul di resepsi pernikahan dan tidak ada lagi meja kosong yang bisa mereka duduki? Apa yang akan tim pendaftaran Anda katakan jika seseorang kehilangan tiket konferensi mereka dan tidak dapat menunjukkan bukti pembelian mereka?

Mengantisipasi dan mempersiapkan situasi tak terduga ini membuat Anda lebih siap untuk menangani tantangan ketika mereka jatuh di pangkuan Anda pada hari acara. Merencanakan skenario yang berbeda membuat Anda tidak ketahuan oleh hal-hal yang tampaknya tidak terduga. Seperti yang mereka katakan, selalu lebih baik untuk mempersiapkan yang terburuk. Tidak peduli berapa kali Anda telah melakukan suatu acara, Anda tidak dapat membiarkan diri Anda menjadi lemah tentang hal itu. Merencanakan acara yang sukses adalah tentang berada di kaki Anda dan mengharapkan sesuatu yang mungkin terjadi, karena delapan atau sembilan dari sepuluh kali, sesuatu biasanya terjadi.

Tip #2: Masuki posisi peserta saat Anda merencanakan acara.

Setiap kali Anda berada dalam tahap perencanaan suatu acara, coba kenakan dua “topi” untuk membantu Anda melihat acara tersebut dari dua perspektif yang berbeda. Salah satunya adalah “topi” organisasi atau perusahaan tempat Anda bekerja. Saat Anda mengenakan topi figuratif ini, ini adalah kesempatan bagi Anda untuk membahas semua detail acara. Di sinilah Anda memperdebatkan anggaran, menyusun struktur program terbaik, memutuskan vendor mana yang akan didapat, melalui strategi pemasaran, dan mendiskusikan masalah operasional lainnya.

“Topi” kedua membutuhkan lebih banyak latihan dan tingkat fokus yang berbeda—Anda harus melihat acara dari sudut pandang peserta. Ini adalah sesuatu yang saya pelajari saat bekerja di organisasi pendidikan di mana klien kami adalah keluarga. Kami harus memastikan bahwa acara kami akan menarik dan cukup menarik sehingga orang tua dan anak-anak akan tertarik, terlepas dari usia dan tingkat sekolah mereka.

Melihat acara dari sudut pandang peserta sangat membantu ketika Anda ingin meninjau harga yang sesuai untuk peserta Anda. Apakah terlalu mahal? Apakah begitu murah sehingga mereka tidak akan melihatnya sebagai sesuatu yang berharga? Apakah biaya keluarga lebih masuk akal daripada harga tiket individu untuk dewasa dan anak-anak? Apakah harga berjenjang lebih masuk akal? ( Lihat Panduan Strategi Harga 2020 dari Blog Event Manager. )

Melihat bagaimana hal-hal akan terlihat dari mata para peserta membantu merencanakan keseluruhan acara dan membawa Anda selangkah lebih dekat untuk merencanakan acara yang sukses. Akankah mereka menyukai kapal pemecah es ini? Akankah topik ini masuk akal? Apakah mereka akan menikmati pembicara ini? Bagaimanapun, acara adalah tentang peserta. Ini membantu Anda menempatkan langkah-langkah yang diperlukan sehingga acara Anda akan menarik dan menyenangkan bagi orang-orang yang menghadirinya.

Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini adalah untuk mendapatkan umpan balik dari orang-orang yang menghadiri acara Anda. Tanyakan kepada mereka apa yang paling mereka sukai dari program Anda dan acara lain apa yang ingin mereka hadiri di masa mendatang. Dengan begitu, Anda akan bisa mendapatkan gambaran umum tentang apa yang disukai para peserta, yang dapat memandu Anda saat Anda merencanakan acara mendatang.

Tip #3: Tetapkan tujuan yang jelas untuk setiap acara.

Apa tujuan dari acara yang Anda rencanakan? Apakah tujuan Anda untuk menginformasikan dan melengkapi audiens Anda? Apakah untuk menunjukkan bakat atau untuk mengumpulkan dana atau campuran keduanya?

Jika Anda merencanakan pernikahan, tujuannya lebih mudah untuk diukur dan dicapai, karena tujuan akhir dari acara tersebut adalah untuk mewujudkan impian pasangan (dan memastikan tidak ada bencana yang terjadi, tentu saja). Tetapi ketika itu adalah acara dari jenis lain, itu jauh lebih baik ketika Anda tahu alasannya. Mengapa Anda memasang acara? Apa tujuannya? Apa yang ingin Anda capai?

Saya pernah menjadi bagian dari tim yang menggelar acara untuk merayakan keluarga. Untuk mencapai itu, kami memutuskan untuk mengumpulkan semua orang bersama-sama untuk jenis aktivitas luar ruangan yang menyenangkan dengan inflatables, stan permainan, aktivitas olahraga, dan banyak lagi. Untuk mengukur apakah kami telah mencapai tujuan kami atau tidak, kami menetapkan target jumlah peserta dan meminta penilaian dari peserta tentang apa yang mereka pikirkan tentang acara tersebut. Ini menunjukkan kepada kita, dalam jumlah konkret, apakah tujuan acara itu tercapai.

Menuliskan tujuan Anda dengan jelas akan membantu Anda saat merencanakan detail seluk beluk acara Anda. Ini akan membantu Anda saat Anda membuat program, mencari tahu pembicara dan hiburan, dan hal-hal lain yang ingin Anda sertakan dalam acara Anda. Ketika Anda datang dengan tujuan, pastikan mereka dapat diukur sehingga Anda tahu apakah Anda mampu mencapainya. Komunikasikan mereka ke seluruh tim sehingga semua orang selaras. Bahkan setelah acara selesai, periksa kembali tujuan acara Anda selama evaluasi pasca acara sehingga Anda dapat mengetahui apakah Anda telah mencapainya dan di mana harus meningkatkan untuk acara mendatang.

Tip #4: Identifikasi audiens target Anda.

Setelah mengidentifikasi maksud dan tujuan acara Anda, Anda pasti ingin mengidentifikasi audiens target Anda. Siapa yang harus menghadiri acara Anda? Keluarga dengan anak-anak pada usia tertentu? Individu, yang menjadi hobi tertentu? Anak muda yang idealis mengukir jalur karir mereka?

Tentu saja, kami ingin “semua orang” hadir. Kami ingin acara kami penuh sesak dengan peserta yang bersemangat dan antusias yang senang berada di dalamnya. Kami ingin mendengar bahwa orang-orang bersenang-senang dan mereka menyukai apa yang ditawarkan acara tersebut kepada mereka.

Tapi ada satu hal: Anda dapat memiliki acara yang dipenuhi orang dan masih menerima umpan balik yang buruk dari orang-orang yang merasa topiknya “terlalu membosankan” atau acaranya “tidak seperti yang mereka harapkan”. Bisa jadi orang-orang ini bukanlah target audiens yang Anda pikirkan. Bisa jadi mereka datang begitu saja karena seseorang menyeret mereka ke dalamnya, atau mereka melihat postingan di media sosial dan memutuskan untuk memeriksanya, sepertinya itu cukup menyenangkan. Anda lihat, Anda dapat memiliki ribuan orang datang ke acara Anda, tetapi jika mereka tidak mendapat manfaat dari acara tersebut, itu tidak akan membantu Anda mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan untuk acara tersebut.

Ketika Anda dapat mengidentifikasi audiens target Anda, Anda akan dapat fokus pada pemasaran acara Anda kepada mereka yang lebih mungkin untuk hadir dan lebih mungkin untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Dan karena Anda tahu siapa yang Anda inginkan untuk menghadiri acara Anda, Anda akan dapat bekerja untuk mendapatkan pelanggan yang lebih bahagia dan peserta yang puas—orang-orang yang akan mengoceh untuk apa yang telah Anda biarkan mereka alami dan akan menuntut lebih banyak lagi.

Kiat #5: Berkolaborasi!

Mereka mengatakan tidak ada manusia di sebuah pulau, dan izinkan saya memberi tahu Anda ini: perencana acara tidak terkecuali. Tidak ada rahasia untuk itu selain fakta bahwa acara jauh lebih mudah dilakukan ketika Anda bertemu langsung dengan vendor tepercaya Anda dan bahkan sesama perencana acara Anda.

Ketika saya mulai bekerja dengan organisasi pendidikan pada tahun 2012, kami semua baru mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan acara. Kami tidak terbiasa mencari vendor (selain tempat) dan ada kalanya kami mencoba melakukan tugas atau memproduksi barang sendiri. Jauh kemudian ketika kami menyadari bahwa itu akan menghemat banyak waktu dan tenaga jika kami baru saja menyewa vendor untuk melakukannya untuk kami.

Sejak beberapa hari pertama tersandung, kami telah membuat daftar kontak vendor yang kami tahu dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Bukannya melihat mereka sebagai perusahaan yang kita bayar untuk mendapatkan apa yang kita butuhkan, mereka malah menjadi mitra kita. Alih-alih tempat yang kami kunjungi hanya untuk sehari, kami telah menjadi kolaborator untuk tujuan yang lebih besar.

Anda tidak hanya berkolaborasi dengan vendor, tetapi Anda juga dapat melakukan hal yang sama dengan pembicara, sponsor, dan lainnya. Bermitra dengan pembicara atau influencer yang tepat yang memiliki semangat yang sama untuk tujuan Anda menambah nilai acara Anda. Nama-nama besar, penulis buku terlaris, pembicara motivasi terkenal juga memiliki pengikut yang dapat mereka tarik ke acara Anda. Bermitra dengan sponsor juga menambah keseruan acara Anda, terutama jika Anda memiliki area bazaar atau pameran. Ketika Anda melakukan sebuah acara sendiri, Anda hanya dapat mencapai begitu banyak. Tetapi jika Anda ingin merencanakan acara yang sukses, Anda harus melakukannya dengan mitra yang tepat dan orang-orang yang dapat membawanya ke tingkat berikutnya bersama Anda.