10 Tips untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Acara Anda

10 Tips untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Acara Anda – Dalam hal manajemen acara, sangat sedikit aturan yang ditetapkan. Karena setiap peristiwa berbeda, masing-masing membutuhkan pendekatan yang unik. Untuk menjadi manajer acara yang hebat, Anda harus sefleksibel saat Anda diatur. Fleksibilitas inilah yang memungkinkan Anda beradaptasi, belajar, dan berubah untuk membuat setiap acara menjadi lebih baik.

10 Tips untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Acara Anda

 Baca Juga : Cara Menjadi Perencana Acara: Panduan Langkah Demi Langkah Untuk Pemula

eventelephant – Jangan hanya mengelola sebuah acara. Alih-alih, buat semua acara Anda menjadi legendaris dengan 10 kiat ini untuk manajemen acara yang lebih baik:

1. Tetapkan tujuan yang jelas

Jika Anda berkoordinasi dengan perencana acara, dia mungkin mengirimkan daftar tujuan ke arah Anda. Jika tidak, bekerja dengan klien Anda untuk datang dengan tujuan konkret untuk acara tersebut. Buatlah tujuan ini sespesifik mungkin. Berapa banyak mobil yang Anda ingin staf parkir bergerak setiap jam? Berapa banyak pertanyaan yang Anda harapkan untuk dimasukkan ke dalam satu sesi tanya jawab? Gunakan angka sedapat mungkin.

2. Mulai rencanakan sekarang

Semakin cepat Anda dapat mengonfirmasi detail acara, semakin baik. Mulailah melakukan panggilan setahun sebelumnya sehingga Anda dapat mengunci tempat Anda dan memanfaatkan penawaran khusus awal dari vendor. Meskipun penting untuk membuat kesepakatan yang fleksibel pada periode awal ini (bagaimanapun juga, Anda belum mengetahui berapa banyak peserta yang diharapkan), menjangkau tempat dan vendor sejak dini akan menghemat waktu, uang, dan sakit kepala Anda di kemudian hari.

3. Negosiasi dengan vendor

Setiap acara berbeda. Vendor memahami hal ini, itulah sebabnya banyak yang menawarkan layanan khusus dengan harga fleksibel. Alih-alih meminta penawaran kepada vendor, cari tahu berapa banyak Anda bersedia membayar, dan kemudian tawarkan vendor antara 5-10% lebih sedikit. Dengan cara ini, bahkan jika vendor bernegosiasi, Anda akan tetap pada anggaran dan, dalam banyak kasus, menghemat uang.

4. Mobilisasi jaringan Anda

Manajemen acara adalah tentang jaringan. Tetap berhubungan dekat dengan tempat dan vendor yang Anda sukai untuk bekerja sama. Saat Anda membutuhkannya, mereka akan ada untuk Anda. Jauhkan mantan rekan kerja dan relawan dekat juga. Bangun staf dan tim sukarelawan yang efektif dengan cepat dan tanpa rasa sakit dengan memobilisasi jaringan sosial Anda yang luas.

5. Jadilah pengadopsi awal

Jangan menghindar dari teknologi acara baru. Untuk maju, rangkul perubahan inovatif yang memajukan pengalaman acara. Ada banyak cara untuk mengintegrasikan teknologi baru dan manajemen acara:

  • Crowdsource lokasi konferensi tahunan Anda dengan survei pra-acara.
  • Kumpulkan umpan balik waktu nyata tentang pembicara langsung dengan survei online.
  • Bawa peserta ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan aplikasi acara. Sekitar setengah dari peserta menggunakan aplikasi ini untuk menavigasi acara.
  • Abadikan kenangan dengan printer Instagram.

Jika Anda memutuskan untuk memasukkan teknologi asing ke dalam acara Anda, pastikan Anda memiliki seseorang di staf yang memahami teknologi baru di dalam dan di luar. Tempatkan orang ini yang bertanggung jawab atas pemecahan masalah selama acara.

6. Lakukan lari melalui

Setiap acara, mulai dari pertunjukan berisiko tinggi hingga upacara penghargaan sekolah menengah, layak untuk dilalui. Jadwalkan latihan—dengan staf, sukarelawan, dan (jika mungkin) penyaji di tangan—seminggu sebelum acara. Ini memberi Anda cukup waktu untuk membuat perubahan signifikan pada program acara, tetapi memberi staf dan sukarelawan cukup waktu untuk bersiap sebelumnya. Uji semua teknologi selama latihan.

7. Dengarkan peserta

Kunci untuk mengelola acara yang hebat adalah memahami pengalaman peserta. Pada hari acara, fokuslah pada peserta sebanyak tugas Anda memungkinkan. Baca ruangan. Bicara dengan orang-orang. Kumpulkan data dengan survei umpan balik waktu nyata.

8. Belajar dari setiap peristiwa

Luangkan waktu untuk berdiskusi dengan tim Anda setelah setiap acara. Diskusikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak dengan kelompok yang terdiri dari staf kritis, semua staf, atau staf dan sukarelawan. Sesi tanya jawab ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan kesan dan saran dari orang-orang saat acara tersebut masih segar dalam ingatan mereka.

9. Tindak lanjuti dengan semua orang

Jangan biarkan peserta, staf, atau relawan menggantung setelah mereka berkemas dan pulang. Tindak lanjuti setiap grup melalui email seminggu setelah acara. Dalam email, sertakan tautan ke survei umpan balik akhir yang mampu mengumpulkan saran yang dapat ditindaklanjuti dengan mengajukan pertanyaan khusus untuk setiap grup:

Dalam survei peserta , mintalah setiap orang untuk menilai vendor Anda, tempat Anda, dan mengomentari jadwal acara dan organisasi secara keseluruhan.

Anda sudah melakukan tanya jawab dengan staf secara langsung. Lakukan sedikit lebih dalam dengan memberi anggota staf kesempatan untuk memberikan umpan balik tambahan secara anonim dalam survei kepuasan staf .
Dalam survei sukarelawan , mintalah setiap orang untuk mengevaluasi pemimpin tim mereka dan organisasi tim mereka.

Juga, kirim email terima kasih ke tempat dan vendor yang memungkinkan acara ini. Biarkan setiap pihak tahu bahwa Anda menghargai kerja keras yang mereka lakukan dan bahwa Anda ingin tetap berhubungan.

10. Biarkan setiap peristiwa mengubah Anda

Terapkan apa yang telah Anda pelajari ke dalam tindakan dengan membuat perubahan positif setelah setiap peristiwa. Tinjau umpan balik yang Anda terima dari peserta, staf, dan sukarelawan untuk menghilangkan inefisiensi dalam gaya manajemen acara Anda. Berikut adalah cara untuk menghilangkan beberapa masalah umum:

  • Bandingkan kepuasan peserta dengan biaya masing-masing vendor. Kemudian, singkirkan vendor mahal yang tidak menambah nilai signifikan pada acara tersebut.
  • Identifikasi anggota staf yang berlebihan atau sukarelawan dan tim yang kekurangan staf. Rencanakan untuk mentransfer anggota staf yang berlebihan ke tim yang membutuhkan lebih banyak bantuan.
  • Identifikasi tempat-tempat di mana staf atau sukarelawan gagal melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Revisi pelatihan staf dan sukarelawan Anda untuk fokus pada area ini.
  • Setiap peristiwa adalah kesempatan untuk mengubah cara Anda mendekati yang berikutnya. Bersikaplah terbuka untuk mengubah gaya manajemen acara Anda berdasarkan umpan balik yang Anda dapatkan dari peserta, staf, dan sukarelawan. Bagaimanapun, meningkatkan gaya manajemen acara Anda akan memungkinkan acara Anda memberikan pengalaman yang lebih bermakna bagi semua yang terlibat.