10 Tips Teratas untuk Manajemen Acara yang Sukses

10 Tips Teratas untuk Manajemen Acara yang Sukses – Merencanakan sebuah acara bisa menjadi proses yang membuat stres, dan seringkali membuat penyelenggara acara merasa kewalahan.

10 Tips Teratas untuk Manajemen Acara yang Sukses

 Baca Juga : 10 Tips untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Acara Anda

eventelephant – 10 tips teratas kami untuk Manajemen Acara yang Sukses akan membantu Anda menguasai seni merencanakan acara yang berkesan dan efektif.

1. Mulailah Lebih Awal

Mulailah merencanakan sesegera mungkin. Jika acara Anda adalah acara besar, Anda harus secara realistis mulai merencanakannya empat hingga enam bulan sebelumnya. Acara yang lebih kecil membutuhkan setidaknya satu bulan untuk direncanakan. Agar proses akhir hingga acara berjalan lancar, cobalah untuk memastikan bahwa semua kontrak vendor diselesaikan beberapa minggu sebelum acara.

2. Tetap Fleksibel

Selama perencanaan acara, banyak hal akan berubah. Baik itu waktu acara, lokasi, atau bahkan jenis acara yang Anda selenggarakan, Anda perlu memastikan bahwa Anda fleksibel dan dapat memenuhi tuntutan yang berubah.

3 . Negosiasi

Terlepas dari apa yang akan dikatakan banyak vendor kepada Anda, semuanya bisa dinegosiasikan. Ingatlah bahwa dengan setiap acara akan ada biaya tak terduga, jadi cobalah untuk menegosiasikan harga serendah mungkin. Tentukan anggaran Anda sebelum bertemu vendor, dan tawarkan untuk membayar 5-10% lebih rendah dari angka ini. Vendor Anda mungkin akan melawan, tetapi pada akhirnya mereka ingin memenangkan bisnis Anda.

4. Tetapkan Tanggung Jawab

Bagi berbagai elemen acara menjadi beberapa bagian (misalnya pendaftaran, katering, transportasi), dan tetapkan satu bagian untuk setiap anggota tim Anda. Karena mereka sepenuhnya bertanggung jawab untuk bagian mereka sendiri, mereka akan lebih banyak mengetahui perubahan detail kecil.

5. Buat Dokumen Bersama

Dengan cloud, banyak manfaat yang didapat, dan berkolaborasi dengan tim Anda menjadi lebih mudah. Untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama, buat manual atau dokumen pusat yang merinci segala sesuatu yang berkaitan dengan acara tersebut, termasuk kontrak vendor, informasi peserta, dan denah lantai. Dengan dokumen bersama, semua orang dapat merujuk kembali ke dokumen tersebut jika mereka tidak yakin, dan seluruh tim Anda dapat mengetahui jika ada sesuatu yang tidak pada tempatnya. Kursus Manajemen Acara CMI kami adalah kursus yang ideal untuk membantu Anda menerapkannya.

6. Miliki Rencana Cadangan

Jarang ada acara yang diadakan tanpa setidaknya satu masalah, item mungkin tidak muncul atau orang penting mungkin datang terlambat. Nilai aset terpenting yang akan dimiliki acara Anda, dan buat rencana cadangan untuk masing-masing aset tersebut. Jika sejumlah masalah muncul di masa depan, buat urutannya dan putuskan apakah alternatif dapat ditemukan, atau apakah itu harus dipotong seluruhnya dari acara tersebut.

7. Lakukan Lari Melalui

Sekitar dua minggu sebelum acara, lakukan run through seluruh proses acara. Atur pertemuan dengan tim Anda dan telusuri semuanya secara mental, mulai dari pengaturan awal hingga proses tindak lanjut. Seringkali komplikasi disorot pada pertemuan ini, dan Anda akan punya waktu untuk memperbaikinya. Beberapa hari sebelum acara, adakan run through lagi di venue.

8. Foto Semuanya

Gambar melukiskan seribu kata, dan memposting foto positif secara online adalah cara terbaik untuk menunjukkan keberhasilan acara Anda. Jika Anda memiliki anggaran untuk menyewa seorang fotografer profesional, mereka akan lebih mengetahui jenis foto yang diperlukan dan akan mendekati Anda secara spesifik. Mintalah sejumlah foto untuk memastikan Anda mencakup semua hal seperti foto seluruh ruangan, foto branding acara, dan banyak foto peserta yang sedang bersenang-senang.

9. Dapatkan Online

Sebuah acara adalah cara sempurna untuk meningkatkan kehadiran media sosial Anda. Buat hashtag khusus untuk acara Anda di Twitter dan dorong pengikut Anda untuk men-tweet tentangnya. Demikian pula, buat acara di Facebook, dan dorong pengikut Anda untuk menandai acara tersebut di pos yang relevan. Unggah foto Anda setelah acara selesai dan dorong pengguna secara aktif untuk menandai diri mereka sendiri.

10. Segera Tindak lanjuti .

Setelah acara selesai, banyak penyelenggara jatuh ke dalam perangkap umum – istirahat. Meskipun logistik dapat dilakukan, penting untuk proaktif dalam menindaklanjuti peserta, baik melalui email atau media sosial, untuk menunjukkan keberhasilan acara.

Kursus Manajemen Acara CMI kami dirancang untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mendalam tentang Manajemen Acara bagi mereka yang bekerja di sektor perhotelan, hiburan dan rekreasi, atau mereka yang ingin menjadi ahli dalam aspek bisnis ini. Ini adalah kursus yang bagus untuk membantu Anda dalam menerapkan sepuluh tip teratas kami dan memastikan kesuksesan dalam karir Anda sebagai manajer acara.